Crear un buen email no es una tarea fácil.

Para quienes no tienen especial talento para la redacción o el marketing, la situación puede convertirse rápidamente en un rompecabezas.

Pero no pierdas de vista el objetivo de tu email: que tus invitados declaren, como organizador, si estarán presentes o no (SÍ o NO). Ten siempre esta idea en mente mientras redactas tu email.

Para que tus invitados lean y respondan a tu email de invitación, es esencial trabajar a fondo las dos partes que componen un buen email:

1) La forma

La forma de un email es su aspecto visual. Es un elemento demasiadas veces descuidado en el emailing, pero fundamental: muchos organizadores de eventos cometen errores en la forma de sus comunicaciones más que en el fondo. Los invitados tienden más a hacer clic en emails con un diseño trabajado que en un cuerpo de texto sin ningún "alma".

Todo debe resultar agradable a la vista de tus participantes, para que ningún irritante (una pequeña molestia, algo desagradable) perturbe a la persona que lea tu email. La estructura de tu email debe ser coherente y dar ganas de leerlo por completo.

Con este objetivo en mente, puedes trabajar con tu propio editor HTML o recurrir al Drag & Drop: esto te permite personalizar cada detalle. También puedes usar un editor de drag & drop como el que ofrece Digitevent:

email malo vs email bueno

  • No dudes en insertar imágenes, banners de tu empresa, el logo o cualquier otro elemento gráfico de confianza. Recuerda también editar bien el nombre del remitente y poner ahí el nombre de tu empresa (esto también es posible con Digitevent).

  • El espaciado de tu email también es un detalle que no debes tomar a la ligera: evita el error de los emails "ladrillo" y su contrario, los emails demasiado espaciados con 2 saltos de línea después de cada frase. Evita también las listas interminables.

  • Si puedes, intenta empezar tu email con un toque de humor, una anécdota sobre la actualidad de tu empresa u otro hecho destacado del momento (incluso un GIF o emojis, todo es posible).

  • Además, resulta evidente que las faltas de ortografía pueden ser un enorme freno para la credibilidad de tu email (en un primer momento) pero también para todo tu evento (en un segundo momento). No olvides que tu email de inscripción suele ser el primer vínculo entre tu evento y tu público. No descuides, por tanto, la ortografía ni la gramática, que podrían empañar todo el trabajo que has realizado previamente. Te recomendamos redactar tu email primero en Google Doc o pasarlo por programas de detección de errores.

  • Por último, los botones de inscripción a tu evento (a menudo al final de los emails, también llamados Call To Action o Llamadas a la Acción) deben tener suficiente contraste para que se puedan leer fácilmente las opciones de respuesta (evita por tanto el texto azul sobre fondo rojo: esta herramienta permite definir contrastes agradables). Intenta aplicar un estilo coherente (que todos los botones tengan bordes cuadrados/redondeados; que todos usen la misma tipografía, etc.) para no perder a tu lector entre demasiados estilos gráficos diferentes. Digitevent ofrece en su editor de email una función de tema para generar de forma natural una identidad visual agradable.

  • Prueba y revisa tu email en todos los navegadores web, así como en móvil y tablet, para asegurarte de que su diseño sea responsive.

  • Valida con tu departamento de TI (en caso de evento interno) la entregabilidad de tu email y añade el dominio a la "whitelist" (esto es posible con Digitevent) para una excelente tasa de entregabilidad.

  • ¿Segmentas a los destinatarios a los que envías tus comunicaciones? Esto te permite dirigir mensajes personalizados a diferentes tipos de audiencia dentro de la misma base de contactos para optimizar tus tasas de clics.
  • ¡Ten cuidado de no enviar invitaciones a contactos que ya se han inscrito! Por eso hay que usar un software que pueda evitar errores y duplicados (en Digitevent, el software detecta automáticamente los emails duplicados y los evita).

2) El fondo

Tu email no debe ser solo bonito y agradable a la vista. En realidad, la parte 1 sobre la forma es hoy un requisito básico para obtener buenos resultados de emailing. La segunda parte, el fondo, debe personalizarse al máximo para que tus destinatarios saquen valor de tus emails. El contenido digital que incluyes en tus emails debe enseñar algo útil e interesante a tus participantes, y despertar su interés.

Tu estrategia de campañas de comunicación debe pasar necesariamente por un buen proveedor de envío de emails, para evitar altas tasas de rebote y una entregabilidad óptima.

Tu mensaje debe estar en línea con tus objetivos. En el sector de eventos, todo tiene un objetivo, incluso tus campañas de invitación por email. Y no pienses solo en el emailing: promociona tu evento a través de tu comunicación, las redes sociales y también las numerosas otras herramientas digitales de las que dispones.

La idea de tu email, en resumen, es generar ganas de hacer clic, mediante un cuerpo de texto impactante y lo más personalizado posible (para ello se usarán las variables de la base de contactos).

Así que lo que realmente marcará la diferencia en tus comunicaciones es el fondo:

  • ¿Tu email de evento tiene realmente un sentido?
  • ¿Explicas qué obtendrá el invitado de su participación, para que tu audiencia se sienta comprometida?
  • Haz que tus lectores quieran ir a los eventos: usa verbos de acción, escribe con un tono dinámico y transforma tus frases negativas como "No dudes en pasarte" en frases positivas como "Ven a saludarnos", por ejemplo.
  • ¿Explicas brevemente el programa?
  • ¿Tus fechas son claras y fáciles de entender en el cuerpo del texto y en tu landing page (página de destino hacia la inscripción al evento)?

Si es así, tu emailing y tu tasa de inscripción a tus eventos deberían ser muy (muy) buenos (una buena tasa de inscripción es del 50 %).

Conclusión:

Para que tu email sea eficaz, genera confianza en tus contactos gracias a tu identidad visual, procura que tus compañeros revisen tu email y asegúrate de explicar bien a tus contactos el interés de tu evento, así como el lugar y la fecha de este.

Un plus si se trata de un evento interno: ves a diario a tus compañeros y ellos están acostumbrados a abrir tus emails regularmente. Por tanto, no deberías temer una baja tasa de apertura.

¡Y ya está! Ahora estás listo para enviar un buen email de invitación para tu evento corporativo. No dudes en hacerlo con la herramienta de envío de email de Digitevent para aún más sencillez.