Crear un buen email no es una tarea sencilla.

Para quienes no tienen especial afinidad con la redacción o el marketing, la situación puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.

Pero no pierdas de vista el objetivo de tu email: como organizador, necesitas que tus invitados declaren si SÍ o NO van a estar presentes. Ten siempre esa idea en mente al redactar tu correo.

Para que tus invitados lean y respondan a tu email de invitación, es fundamental trabajar en profundidad las dos partes que forman un buen email:

1) La forma

La forma de un email es su aspecto visual. Es un elemento demasiado a menudo descuidado en el emailing, pero primordial: muchos organizadores de eventos cometen errores en la forma de sus comunicaciones más que en el fondo. Los invitados son más propensos a hacer clic en correos con un diseño cuidado que en un bloque de texto sin ningún «alma».

Todo debe ser agradable a la vista para tus participantes, para que ningún elemento irritante (un pequeño contratiempo, algo desagradable) perturbe a quien lea tu email. La organización de la estructura de tu email debe ser coherente y dar ganas de leerlo íntegramente.

Con ese objetivo en mente, puedes trabajar con tu propio editor HTML o usar un sistema de Drag & Drop: esto te permite personalizar cada detalle. También puedes usar un editor drag & drop como el que ofrece Digitevent:

bad email vs good email

  • No dudes en insertar imágenes, banners de tu empresa, el logo u otros elementos gráficos que transmitan confianza. Recuerda también editar correctamente el nombre del remitente e incluir el nombre de tu empresa (esta es también una funcionalidad disponible en Digitevent).
  • El espaciado de tu email es también un detalle que no conviene tomar a la ligera: evita el error de los emails en «bloque de texto» y su contrario, los correos demasiado aireados con 2 saltos de línea después de cada frase. Evita también las listas interminables.
  • Si puedes, intenta empezar tu email con un toque de humor, una anécdota sobre la actualidad de tu empresa u otro hecho relevante del momento (incluso un GIF o emojis, todo es posible).
  • Además, resulta evidente que las faltas de ortografía pueden ser un obstáculo enorme para la credibilidad de tu email (en primer lugar) y para tu evento en su conjunto (en segundo lugar). No olvides que tu email de inscripción es a menudo el primer contacto entre tu evento y tu público. No descuides la ortografía ni la gramática, que podrían arruinar todo el trabajo previo realizado. Te recomendamos redactar tu email primero en Google Doc o pasarlo por programas de corrección ortográfica.
  • Por último, los botones de inscripción (habitualmente al final de los emails, también llamados Call To Action o Llamadas a la Acción) de tu evento deben tener suficiente contraste para que las opciones de respuesta sean fácilmente legibles (evita, por ejemplo, el texto azul sobre fondo rojo: esta herramienta permite definir contrastes agradables). Intenta aplicar un estilo coherente (todos los botones con bordes cuadrados o redondeados; todos con la misma fuente...) para no perder a tu lector con demasiados estilos gráficos distintos. Digitevent ofrece en su editor de email una función de tema para generar de forma natural una identidad gráfica agradable.
  • Prueba y revisa tu email en todos los navegadores web, así como en móvil y tablet, para asegurarte de que el diseño es responsive.
  • Valida con tu departamento informático (en caso de evento interno) la entregabilidad de tu correo, y añade el dominio a la «whitelist» (esto es posible en Digitevent) para asegurar una tasa de entregabilidad excelente.
  • ¿Segmentas los destinatarios a quienes envías tus comunicaciones? Esto te permite dirigir mensajes personalizados a distintos tipos de audiencia contenidos en la misma base de contactos, para optimizar tus tasas de clic.
  • Ten cuidado de no enviar invitaciones a contactos ya inscritos. Para ello conviene usar un software que evite los errores y los duplicados (en Digitevent, el sistema detecta automáticamente los emails duplicados y los evita).

2) El fondo

Tu email no debe ser simplemente bonito y agradable a la vista. En realidad, la parte 1 sobre la forma es hoy un requisito previo elemental para obtener buenos resultados en emailing. La segunda parte, el fondo, debe estar personalizada al máximo para que tus destinatarios extraigan valor de tus correos. El contenido digital que integras en tus emails debe enseñar algo útil e interesante a tus participantes y despertar su interés.

Tu estrategia de campañas de comunicación debe pasar necesariamente por un buen sistema de envío de emails, para evitar altas tasas de rebote y asegurar una entregabilidad óptima.

Tu mensaje debe estar en consonancia con tus objetivos. En los eventos, todo tiene un objetivo, ¡incluso tus campañas de invitación por email! Y no te limites al emailing: promociona tu evento a través de tu comunicación, las redes sociales y las numerosas otras herramientas digitales de las que dispones.

La idea de tu email, en resumen, es dar ganas de hacer clic, a través de un cuerpo de texto impactante y lo más personalizado posible (para ello usarás las variables de la base de contactos).

Lo que marcará realmente la diferencia en tus comunicaciones es el fondo:

  • ¿Tu email de evento tiene realmente sentido y contenido relevante?
  • ¿Explicas lo que el invitado va a obtener con su participación, para que tu audiencia se sienta comprometida?
  • Da ganas a tus lectores de asistir a los eventos: usa verbos de acción, escribe con un tono dinámico y transforma tus frases negativas «No dudes en pasarte» en frases positivas «Ven a saludarnos», por ejemplo.
  • ¿Explicas brevemente el programa?
  • ¿Son tus fechas claras y fácilmente comprensibles en el cuerpo del texto y en tu landing page (página de inscripción al evento)?

Si es así, tu emailing y tu tasa de inscripción a tus eventos deberían ser muy (muy) buenos (una buena tasa de inscripción es del 50 %).

Conclusión:

Para que tu email sea eficaz, tranquiliza a tus contactos con tu identidad visual, pide a tus colegas que lo revisen y asegúrate de explicar claramente el interés de tu evento para los contactos, así como su lugar y fecha.

Un plus si es un evento interno: ves a tus colaboradores todos los días y están acostumbrados a abrir tus emails con regularidad. No deberías temer una tasa de apertura baja.

¡Ya estás listo para enviar un bonito email de invitación a un evento corporativo! No dudes en hacerlo con la herramienta de envío de email de Digitevent para mayor comodidad.