Has diseñado una bonita invitación para tu evento, has pulido el asunto, has segmentado tu base de contactos y has hecho clic en "enviar". ¿Misión cumplida? No del todo.
Según un estudio realizado en 2022 por Campaign Monitor, la tasa media de apertura se sitúa en torno al 21,5 %. Sin embargo, entre el envío y la recepción real de un email se esconde un factor a menudo desconocido: la entregabilidad.
Es una de las palancas más potentes y subestimadas del rendimiento de marketing.
En este artículo te explicamos qué es la entregabilidad, qué factores la influyen y, sobre todo, cómo mejorarla de forma concreta.
Definición de la entregabilidad de los emails
La entregabilidad es la capacidad de tu email para llegar a la bandeja de entrada de su destinatario sin ser bloqueado por los filtros antispam ni rechazado por los servidores.
A diferencia de lo que se suele pensar, hacer clic en "enviar" no significa que el email haya sido recibido.
¿Cómo se calcula?
Puedes medir la entregabilidad con un indicador sencillo: la tasa de entregabilidad. Esta se calcula así:
Tasa de entregabilidad = (Número de emails entregados / Número de emails enviados) x 100
Por ejemplo, si envías 300 invitaciones y 288 llegan a su destino, tu tasa de entregabilidad es del 96 %. Se considera que una buena tasa se sitúa por encima del 95 %.
Diferencia con la tasa de apertura
Debes distinguir bien entre la tasa de entregabilidad y la tasa de apertura.
La tasa de entregabilidad indica si el email ha llegado a la bandeja de entrada, mientras que la tasa de apertura indica si el destinatario ha abierto el email.
Recuerda que no se puede tener una buena tasa de apertura sin antes contar con una buena entregabilidad: es la primera condición para que un email sea eficaz.
Los estados de envío que debes conocer
Una plataforma de envío de invitaciones como Digitevent ofrece estados de envío detallados que permiten entender qué ocurre después de hacer clic en "Enviar":
- Envío en curso: el mensaje está en camino. Ha salido de la plataforma, pero todavía no ha sido aceptado por el servidor del destinatario.
- Expedido: el email ha sido aceptado por el servidor de recepción. Ahora puede aparecer en la bandeja de entrada o en el correo no deseado.
- Envío diferido: el servidor del destinatario está temporalmente no disponible. El envío se reintentará durante 72 horas.
- Abierto / Clicado: el email ha sido consultado o se ha hecho clic en un enlace. Son señales de interacción que confirman que el mensaje se ha entregado correctamente.
- Abandonado: el email no se ha enviado porque la dirección es conocida por ser inválida.
- Rebote definitivo: el email ha sido rechazado porque la dirección del destinatario es errónea o ya no existe.
Una alta proporción de rebotes o abandonos puede, por ejemplo, explicar una caída de tu tasa de entregabilidad.
Ten en cuenta que analizar los estados de envío de tus invitaciones es esencial para evaluar la calidad de tu base de contactos.
💬 La cita del experto de Digitevent:
"La entregabilidad es el pasaporte de tus emails: sin los sellos técnicos adecuados y una reputación sólida, tus mensajes nunca entrarán en la bandeja de entrada." - Damien Remise, Account Manager en Digitevent
¿Qué factores influyen en la entregabilidad de los emails?
La entregabilidad no depende de un solo parámetro, sino de un conjunto de factores técnicos, de comportamiento y contextuales. Estos son los 4 principales:
La reputación del remitente: tu reputación está directamente influenciada por tus prácticas de envío. Cada vez que envías un email, los servidores de correo evalúan tu comportamiento mediante varios criterios:
- La tasa de quejas: ¿cuántos destinatarios marcan tus emails como no deseados?
- La tasa de rebote: ¿cuántos emails se devuelven por dirección inválida?
- La tasa de interacción: ¿tus emails se abren, se clican o se eliminan sin leer?
El contenido del mensaje: el tono, las palabras clave y el formato pueden activar los filtros antispam.
La configuración técnica: para ser identificado correctamente como remitente de confianza, tu departamento de TI debe configurar tres protocolos clave que actúan como el documento de identidad digital de tus emails y desempeñan un papel central en su credibilidad:
- SPF (Sender Policy Framework), que verifica que el email se ha enviado realmente desde un servidor autorizado por tu dominio.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail), que añade una firma digital que garantiza que el mensaje no ha sido modificado.
- DMARC, que coordina estos dos protocolos e indica a los servidores de recepción qué hacer si la autenticación falla (dejar pasar, poner en cuarentena o rechazar).
El volumen y la frecuencia de envío: los picos repentinos o un ritmo excesivo pueden percibirse como sospechosos.
Muchos factores influyen en la capacidad de tus invitaciones para llegar a su destino. Por suerte, algunas reglas simples y concretas pueden ayudarte a mejorar considerablemente tu tasa de entregabilidad.
Estos son, por ejemplo, cinco síntomas que permiten diagnosticar el estado de salud de tu base de contactos y actuar en consecuencia:
- Tasa de rebote elevada: indica una base envejecida o mal cualificada → limpia tu base o revisa la segmentación
- Caída brusca de la tasa de apertura: revela un probable problema de entregabilidad → analiza los contenidos y comprueba los protocolos SPF/DKIM, con la ayuda de un experto técnico si es necesario
- Aumento de las bajas: refleja un mensaje inadecuado o una frecuencia de envío demasiado alta → revisa la estrategia editorial
- Ninguna interacción desde hace 6 meses: indica contactos inactivos, con riesgo de desconexión definitiva → lanza una campaña de reactivación específica
- Ausencia de contenido de alto valor añadido: acompaña la campaña de reactivación para captar de nuevo la atención
8 buenas prácticas para mejorar la entregabilidad de tus invitaciones
Entender los factores de la entregabilidad de los emails está bien. Ponerlos en práctica es mejor. Te proponemos acciones simples y eficaces para impulsar el rendimiento de tus campañas.
1. Limpia regularmente tu base de contactos
No olvides que una base limpia es indispensable para mantener una buena reputación de remitente. Las direcciones inactivas, erróneas u obsoletas provocan errores de envío o abandonos automáticos.
Para mantener una base de contactos eficaz:
- Comprueba o elimina los contactos inactivos desde hace más de 6 meses.
- Evita las bases de datos compradas o dirígete a proveedores de confianza.
- Utiliza herramientas de validación de direcciones de email.
Una tasa alta de rebotes suele ser señal de una base de contactos no cualificada. A la larga, esto puede perjudicar seriamente tu reputación de remitente e incluso hacer que tu dominio se clasifique de forma sistemática como correo no deseado.
No dudes en utilizar herramientas en línea como Kickbox para probar la calidad de tu base de datos.
2. Identifica correctamente tu dominio
Los proveedores de correo como Gmail u Outlook comprueban si tus invitaciones las envías realmente tú. Ponte en contacto con tu departamento de informática para asegurarte de que tu nombre de dominio está bien autenticado y de que los protocolos SPF, DKIM y DMARC están correctamente configurados.
Si la mayoría de los destinatarios pertenecen a una misma organización, implica al departamento de TI de esa organización para que reconozca una dirección IP específica: esto es el whitelisting. Esta práctica consiste en añadir un remitente o una IP a una lista de confianza, para evitar que los emails sean bloqueados.
Por último, asegúrate de que tu dirección de envío sea coherente y profesional.
3. Cuida el contenido de tus invitaciones
El tono, el estilo y la estructura de tu email influyen directamente en su clasificación en la bandeja de entrada o en el correo no deseado.
Los filtros antispam analizan el fondo y la forma de tus emails:
- Evita las formulaciones demasiado comerciales, las famosas "spam words": "¡Gratis!!!", Reembolsado, Regalo, 100 % gratis, Sin gastos, ¡Has ganado!, etc.
- Limita las mayúsculas y los signos de exclamación.
- Vigila el equilibrio entre las imágenes y los textos de tus invitaciones.
- Redacta un contenido legible incluso sin imágenes.
- Añade elementos de personalización (nombre, empresa, etc.).
4. Respeta un buen ritmo de envío
Si envías demasiados emails de golpe o con demasiada frecuencia, puedes activar alertas en los proveedores de correo. Por eso debes:
- Fraccionar tus envíos para evitar picos de tráfico.
- Adoptar una frecuencia coherente y adaptada a tu audiencia.
- Evitar los envíos masivos a miles de destinatarios de una sola vez.
Algunos servidores retrasan o rechazan los envíos considerados "repentinos" o demasiado masivos. Ten en cuenta que una buena plataforma de envío de emails incluye estas prácticas de forma predeterminada en sus funcionalidades.
5. Ofrece siempre una baja sencilla
De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es obligatorio incluir un enlace de baja.
No olvides colocar un enlace visible en el pie de página y no compliques el proceso (sin múltiples clics ni justificantes solicitados).
Un usuario que no puede darse de baja fácilmente es más propenso a marcar tu email como no deseado.
Garantizar la facilidad para darse de baja es una muestra de confianza y, por tanto, beneficioso para tu reputación.
6. Prueba tus emails
Un email bien redactado puede terminar igualmente en el correo no deseado si no se prueba correctamente.
Cada servicio de correo puede interpretar tu email de forma diferente.
- Envía una prueba de entregabilidad de email a varios proveedores (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.).
- Analiza el diseño, la legibilidad y la ubicación en la bandeja de entrada, ya sea en ordenador o en móvil, para garantizar una experiencia óptima sea cual sea el dispositivo.
No te preocupes: existen herramientas como Mail-tester para probar la entregabilidad de tus emails.
7. Analiza los resultados y ajusta
Las estadísticas son tus mejores aliadas para entender y corregir lo que no funciona. Presta atención a estos indicadores:
- Los estados de envío (expedido, en curso, diferido, etc.).
- La tasa de entregabilidad (Número de emails entregados / Número de emails enviados) x 100
- La tasa de rebotes (Número de emails no entregados / Número de emails enviados) × 100.
- La tasa de apertura (Número de emails abiertos / Número de emails entregados) × 100.
- La tasa de clics (Número de clics en un enlace / Número de emails entregados) × 100.
- Las bajas y las quejas de spam.
Identificar rápidamente las anomalías te permite reaccionar antes de que afecten a tus próximas campañas.
8. Utiliza una plataforma de envío fiable
La solución que utilizas para enviar tus invitaciones desempeña un papel esencial en su entregabilidad. No todas las plataformas son iguales: algunas aplican reglas estrictas para evitar bloqueos, otras no.
Apuesta por una plataforma de envío de invitaciones fiable como Digitevent, que integra por defecto las buenas prácticas técnicas y te permite analizar con claridad las estadísticas de tus campañas.
Como habrás comprendido, la entregabilidad no es un simple asunto técnico: es una auténtica palanca de rendimiento para tus eventos. Una invitación no entregada es un mensaje que nunca se leerá, un participante menos y una oportunidad perdida.
No dejes que tus invitaciones caigan en el olvido. Prueba ya Digitevent para garantizar que tus emails lleguen a su destino, sin esfuerzo.
