Die von Digitevent angebotene Lösung für den Teilnehmerempfang verändert unser Veranstaltungsmanagement. Die Besucher kommen schnell hinein, jeder profitiert von einem persönlichen Empfang, was wesentlich zum Erfolg unseres Forums beiträgt.
Enedis : Regionales Forum
Die Herausforderung
Das regionale Forum von Enedis Nord-Pas-de-Calais bringt an einem Tag 1.300 Teilnehmende rund um Prävention und Sicherheit zusammen. Alle Berufsgruppen des Stromverteilers sind betroffen. Bei so vielen Menschen entscheidet der Empfang der Teilnehmenden über den gesamten weiteren Tagesverlauf. Eine Schlange am Eingang reicht aus, um den Vormittag zu verzögern. Das Team möchte jeden ohne Wartezeit einlassen, bei der Ankunft ein personalisiertes Badge aushändigen und jederzeit wissen, wie viele Personen anwesend sind.
Umgesetzte Lösungen
Digitevent übernimmt den Empfang beim Forum, vom Versand der Zugänge bis zur Zählung der Anwesenden. Im Vorfeld erhält jeder Teilnehmende per E-Mail einen individuellen QR-Code. Am Eingang scannt das Empfangsteam diesen Code mit der Check-in-App. Keine Papierliste, kein Name zum Suchen oder Eintippen. Der Teilnehmende wird direkt beim Scan registriert. Das personalisierte Badge wird gleich danach vor Ort gedruckt, mit dem Namen der Person und den Informationen zum Forum. Dieses Badge erleichtert jedem den Gesprächseinstieg. Auf Organisationsseite zeigt das Dashboard in Echtzeit die Anzahl der anwesenden Personen an. Die Organisatoren sehen den Andrang steigen und verstärken den Empfang, wenn sich die Ankünfte häufen.
Erzielte Ergebnisse
Die 1.300 Teilnehmenden durchlaufen den Empfang ohne manuelle Eingabe. Das Scannen des QR-Codes und der Badge-Druck erfolgen an derselben Station, und der Einlass verläuft ohne Warteschlange. Jede Person erhält bei der Ankunft ein Badge mit ihrem Namen. Für das Enedis-Team bedeutet das einen persönlichen Empfang und einen praktischen Anhaltspunkt, um ins Gespräch zu kommen. Die Live-Verfolgung verändert die Organisation des Tages. Das Team weiß, wie viele Personen anwesend sind, und verteilt seine Mitarbeitenden je nach tatsächlichem Andrang statt nach Einschätzung. Bei Enedis lässt sich das Feedback in einem Satz zusammenfassen: Die Besucher „kommen schnell hinein", und der Empfang trägt „wesentlich zum Erfolg" des Forums bei.
Den Teilnehmerempfang bei einem Forum organisieren
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