Da das Internet für die neuen Anwendungen bei Business-Veranstaltungen unverzichtbar geworden ist, liegt es in Ihrer Verantwortung als Veranstalter, für eine geeignete Verbindung zu sorgen! Ob für die Verwaltung der Teilnehmer oder um Ihren Gästen mehr Interaktion zu bieten: Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt zu einem großen Teil von der Qualität Ihrer Verbindung ab. Um eine Katastrophe zu vermeiden, hier 7 praktische Tipps:

Schätzen Sie die für Ihre Veranstaltung nötige Bandbreite ab

Schon bevor Sie einen Veranstaltungsort auswählen, sollten Sie sich einen groben Überblick über Ihren Bedarf verschaffen. Anhand der erwarteten Teilnehmerzahl und der Art der geplanten Interaktionen können Sie die Anzahl der verbundenen Geräte und Ihren Bedarf in Megabit pro Sekunde (Mbit/s) abschätzen. Nutzen Sie die Übersichtstabelle am Ende des Artikels, um Ihren Bedarf zu ermitteln.

Testen Sie die Verbindung vor Ort

Sobald Sie Ihren Bedarf geschätzt haben, gehen Sie vor Ort, um die tatsächliche Geschwindigkeit der Internetverbindung zu testen. Dafür reicht es, sich zu verbinden und einen der zahlreichen verfügbaren Dienste zu nutzen (etwa die Website speedtest.net). Mit diesem Tool können Sie die vor Ort verfügbare Bandbreite schnell einschätzen.

Stellen Sie dem Techniker die richtigen Fragen

Nutzen Sie die Gelegenheit vor Ort, um dem Verantwortlichen für die Internetinstallation ein paar Fragen zu stellen. Er kann Ihnen die Verteilung der Zugangspunkte (WLAN-Router) im Saal sowie die Anzahl der von ihnen unterstützten gleichzeitigen Verbindungen nennen. Um eine Überlastung zu vermeiden, empfehlen wir, 75 % der angegebenen Kapazitäten nicht zu überschreiten (denken Sie daran, dass der Techniker oft für den Veranstaltungsort arbeitet!). Wichtig ist auch, dass am Tag selbst jemand von der Technik vor Ort und erreichbar ist. Freunden Sie sich mit dem Techniker an: Bei einem Problem wird er Ihr wichtigster Verbündeter sein, also behandeln Sie ihn gut.

Planen Sie eine eigene Verbindung für Ihr Team und Ihre wichtigen Geräte ein

Fordern Sie sicherheitshalber ein separates Netzwerk für Ihr Team und Ihre wichtigsten Geräte an. Aus demselben Grund sollten Sie die Zugangsdaten Ihres WLAN-Netzwerks nicht verbreiten, wenn dies für die Veranstaltung nicht notwendig ist. So haben Sie weniger abgelenkte Teilnehmer und verbessern vor allem die Stabilität des Netzwerks, das für Ihr Team und die Steuerung Ihrer Veranstaltung reserviert ist.

Vermeiden Sie Internet-Portale

Viele Hotels und Veranstaltungsorte bieten eine Verbindung an, für die man sich anmelden muss. Das reicht meist aus, damit rund zehn Personen in der Lobby ihre E-Mails abrufen können, aber solche Systeme sind selten stabil genug, um Hunderten Personen in einem Saal eine gute Verbindung zu garantieren. Außerdem ist das Portal oft so programmiert, dass die Verbindung nach einer bestimmten Zeit unterbrochen wird (nach 1 Stunde, um Mitternacht). Das ist also ein Risikofaktor, den Sie nach Möglichkeit vermeiden sollten!

Planen Sie eine Rückfalllösung über 3G/4G ein

Ein mobiler 3G/4G-Router kann Sie retten. Er ist im Handumdrehen eingeschaltet und verbunden und kann in der Nähe ein WLAN-Netzwerk für eine kleine Anzahl von Geräten bereitstellen (insbesondere für die Akkreditierung, die in einem Bereich abseits der WLAN-Router stattfinden kann). So können Sie Ihren Gästen auch dann einen guten Empfang bieten, wenn der Veranstaltungsort über keine Internetinstallation verfügt. Prüfen Sie aber vorher, ob der gewählte Anbieter am betreffenden Ort Empfang hat.

Die Brachialmethode: ein Satellitennetzwerk einrichten

Wenn Ihre Veranstaltung mitten auf dem Land stattfindet oder Sie eine Verbindung mit sehr hoher Bandbreite benötigen: Warum nicht ein Satellitennetzwerk einrichten? Es gibt mehrere sehr leistungsfähige Anbieter, die Ihnen dabei helfen können (wie unser Partner Eric von ParisWebCube).

Das Thema WLAN-Verbindung muss vorausschauend geplant werden und darf nicht auf den letzten Moment verschoben werden. Mit einem guten Netzwerk werden Ihre Gäste ganz natürlich dazu neigen, live von Ihrer Veranstaltung zu twittern oder Fotos zu teilen. Ihr Markenimage steht auf dem Spiel, und Ihre Teilnehmer werden nicht zögern, sich zu beschweren, wenn ihre Arbeitsbedingungen beeinträchtigt sind!