Da das Internet für die neuen Anforderungen professioneller Veranstaltungen unverzichtbar geworden ist, liegt es in Ihrer Verantwortung als Veranstalter, für eine geeignete Verbindung zu sorgen. Ob für die Teilnehmerverwaltung oder um Ihren Gästen mehr Interaktivität zu bieten: Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt maßgeblich von der Qualität Ihrer Verbindung ab. Um Probleme zu vermeiden, finden Sie hier 7 praktische Tipps:
Ermitteln Sie die für Ihre Veranstaltung benötigte Bandbreite
Schon bevor Sie einen Ort für Ihre Veranstaltung auswählen, sollten Sie Ihren Bedarf ungefähr einschätzen. Die Anzahl der erwarteten Teilnehmer sowie die Art der geplanten Interaktion während der Veranstaltung helfen dabei, die Zahl der verbundenen Geräte und Ihren Bedarf in Megabit pro Sekunde (Mbps) abzuschätzen. Nutzen Sie die Übersichtstabelle am Ende des Artikels, um Ihren Bedarf zu ermitteln.
Testen Sie die Verbindung vor Ort
Sobald Sie Ihren Bedarf abgeschätzt haben, gehen Sie vor Ort, um die tatsächliche Geschwindigkeit des Internetnetzwerks zu testen. Dazu genügt es, sich zu verbinden und einen der zahlreichen verfügbaren Dienste zu nutzen (etwa die Website speedtest.net). Mit diesem Tool können Sie die vor Ort verfügbare Bandbreite schnell einschätzen.
Stellen Sie dem Techniker die richtigen Fragen
Nutzen Sie die Gelegenheit vor Ort, um dem Verantwortlichen für die Internetinstallation ein paar Fragen zu stellen. Er kann Ihnen die Verteilung der Zugangspunkte (WLAN-Router) im Raum sowie die Anzahl der von diesen unterstützten gleichzeitigen Verbindungen mitteilen. Um eine Überlastung zu vermeiden, empfehlen wir, 75 % der angegebenen Kapazität nicht zu überschreiten (denken Sie daran, dass der Techniker oft für den Veranstaltungsort arbeitet). Wichtig ist auch, sicherzustellen, dass am Tag der Veranstaltung jemand vom technischen Team vor Ort und erreichbar ist. Freunden Sie sich mit dem Techniker an: Bei Problemen wird er Ihr wichtigster Verbündeter sein, also behandeln Sie ihn gut.
Planen Sie eine dedizierte Verbindung für Ihr Personal und wichtige Geräte ein
Fordern Sie sicherheitshalber ein separates Netzwerk für Ihr Team und Ihre wichtigsten Geräte an. Aus demselben Grund sollten Sie die Zugangsdaten Ihres WLAN-Netzwerks nicht weitergeben, wenn dies für die Veranstaltung nicht nötig ist. So haben Sie weniger abgelenkte Teilnehmer und verbessern vor allem die Stabilität des Netzwerks, das für Ihr Personal und die Steuerung Ihrer Veranstaltung reserviert ist.
Vermeiden Sie Internetportale
Viele Hotels und Veranstaltungsorte bieten eine Verbindung an, die eine vorherige Anmeldung erfordert. Diese reicht in der Regel aus, damit etwa zehn Personen im Lobbybereich ihre E-Mails abrufen können, doch solche Systeme sind selten stabil genug, um Hunderten Personen in einem Raum eine gute Verbindung zu bieten. Zudem ist das Portal oft so programmiert, dass die Verbindung nach einer bestimmten Zeit unterbrochen wird (nach 1 Stunde, um Mitternacht usw.). Das ist also ein Risikofaktor, den Sie wenn möglich vermeiden sollten.
Planen Sie eine Ausweichlösung über 3G/4G ein
Ein kabelloser 3G/4G-Router (Mobile-Hotspot) kann Sie retten. Er ist im Handumdrehen eingeschaltet und verbunden und kann ein WLAN-Netzwerk für eine kleine Anzahl von Geräten in der Nähe bereitstellen (etwa für die Akkreditierung, die in einem vom WLAN-Bereich entfernten Bereich stattfinden kann). So können Sie Ihren Gästen auch dann einen guten Empfang bieten, wenn der Veranstaltungsort keine Internetinstallation hat. Prüfen Sie jedoch vorab, ob der gewählte Anbieter am betreffenden Ort Empfang hat.
Die robuste Methode: ein Satellitennetzwerk einrichten
Wenn Ihre Veranstaltung mitten auf dem Land stattfindet oder Sie eine sehr schnelle Verbindung benötigen, warum nicht ein Satellitennetzwerk einrichten? Es gibt mehrere sehr zuverlässige Anbieter, die Ihnen dabei helfen können (etwa unser Partner Eric von ParisWebCube).
Die Frage der WLAN-Verbindung muss frühzeitig angegangen werden und darf nicht auf den letzten Moment verschoben werden. Mit einem guten Netzwerk werden Ihre Gäste ganz natürlich dazu tendieren, live von Ihrer Veranstaltung zu twittern oder Fotos zu teilen. Ihr Markenimage steht auf dem Spiel, und Ihre Teilnehmer werden es Ihnen nicht ersparen, sich zu beschweren, wenn ihre Arbeitsbedingungen beeinträchtigt sind.
