Wenn Sie professioneller Veranstalter sind, wissen Sie, dass Sie schon beim Empfang beurteilt werden und dass Ihre Gäste ein gewisses Maß an Aufmerksamkeit erwarten. Nichts ist unangenehmer, als für ein Detail kritisiert zu werden, nachdem man hart dafür gearbeitet hat, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird.
Es ist daher unerlässlich, den Empfang der Teilnehmer erfolgreich zu gestalten und schon bei den ersten Schritten das Eis zu brechen. Eine unserer Funktionen erfüllt dieses Ziel besonders gut. Sie heißt „intelligente Nachricht" und ermöglicht es, zu wichtigen Momenten der Veranstaltung eine SMS oder E-Mail zu versenden (Anmeldebestätigung, Ankunft des Gastes oder auch eine gewisse Zeit nach der Ankunft des Gastes).
Vor einigen Wochen hat Google uns für die Akkreditierung einer Schulung mit rund hundert Personen angefragt. Sie mussten den Teilnehmern unter anderem das WLAN vor Ort mitteilen. Statt Hinweisschilder im Raum aufzustellen, haben wir vorgeschlagen, folgende SMS zu versenden:
„Willkommen **Vorname**, nutzen Sie gerne unser kostenloses WLAN. Netzwerk: XXX, Passwort: YYY."
Stellen Sie sich vor: Bei der Ankunft am Veranstaltungsort registriert eine Hostess den Teilnehmer blitzschnell auf dem iPad, dann ertönt ein SMS-Signal (nur wenige lesen ihre SMS nicht sofort). Die erste Reaktion ist Erstaunen. Tatsächlich rechnet der Teilnehmer wahrscheinlich nicht damit, so kurz nach seiner Ankunft eine Willkommensnachricht mit einer passenden Information zu erhalten. Außerdem ist das oft ein hervorragendes Mittel, um den Kontakt zum Veranstalter oder zur Person in unmittelbarer Nähe herzustellen und so selbst Teil des Events zu werden.
Jedes Mal, wenn diese Funktion genutzt wird, bekommt der Veranstalter Kommentare wie: „Ihre SMS sind wirklich gut, die Veranstaltungen werden dieses Jahr richtig modern!" Sie haben gerade die Neugier geweckt und eine Verbindung zu Ihren Teilnehmern geschaffen. Bravo, das war ein Punktgewinn!
In der Praxis wird diese Funktion für 99 € + 10 Cent/SMS angeboten. Sie können den Namen des Absenders und den Inhalt der Nachricht anpassen und gästespezifische Informationen einfügen (aus Ihrer ursprünglichen Excel-Datei, zum Beispiel den Namen des Tisches).
Die Stärken:
- Über 80 % der SMS werden innerhalb von 10 Sekunden gelesen
- Die 160 Zeichen einer SMS zwingen zu einer einfachen und aussagekräftigen Nachricht
- 60 % der Mobiltelefone sind Smartphones, wodurch Sie einen Hyperlink in die SMS einfügen können
- Kompatibel mit internationalen Nummern ohne Mehrkosten
Betriebliche Einschränkungen:
- Die Telefonnummer des Teilnehmers wird benötigt (Sie können sie direkt am Eingang über das iPad erfassen).
- Mobilfunknetz am Veranstaltungsort verfügbar.
