Como a internet se tornou indispensável para os novos usos dos eventos corporativos, é responsabilidade do organizador garantir que a conexão utilizada seja adequada! Seja para a gestão dos participantes ou para oferecer mais interatividade aos seus convidados, o sucesso do seu evento vai depender, em grande parte, da qualidade da sua conexão. Para evitar a catástrofe, aqui estão 7 dicas práticas a seguir:

Avalie a velocidade necessária para o seu evento

Antes mesmo de escolher um local para o seu evento, é importante ter uma estimativa das suas necessidades. O número de pessoas esperadas, assim como o tipo de interação previsto durante o evento, vai ajudar a estimar o número de dispositivos conectados e a sua necessidade em megabits por segundo (Mbps). Consulte a tabela indicativa no final do artigo para estimar suas necessidades.

Teste a conexão no local

Depois de estimar o seu consumo, vá até o local para testar a velocidade real da rede de internet. Basta se conectar e usar um dos diversos serviços existentes (como o site speedtest.net). Essa ferramenta vai permitir avaliar rapidamente a velocidade disponível no local.

Faça as perguntas certas ao técnico

Aproveite estar no local para fazer algumas perguntas ao responsável pela instalação de internet. Ele poderá indicar a distribuição dos pontos de acesso (roteadores Wi-Fi) na sala, além do número de conexões simultâneas suportadas por eles. Para evitar qualquer saturação, recomendamos não ultrapassar 75% da capacidade indicada (lembre-se de que o técnico costuma trabalhar para o local, não para você). É importante também garantir que alguém da equipe técnica esteja presente e disponível no dia do evento. Faça amizade com o técnico: em caso de imprevisto, ele será seu melhor aliado, então vale a pena tratá-lo bem.

Preveja uma conexão dedicada para a sua equipe e os dispositivos importantes

Por segurança, peça uma rede separada para a sua equipe e os dispositivos essenciais. Na mesma lógica, não divulgue os dados de acesso da sua rede Wi-Fi se isso não for necessário para o evento. Assim, você terá menos participantes distraídos e, principalmente, vai otimizar a estabilidade da rede dedicada à equipe e à condução do seu evento.

Evite os portais de internet

Muitos hotéis e locais oferecem uma conexão que exige cadastro. Embora geralmente seja suficiente para que umas dez pessoas consultem seus e-mails no lobby, esses sistemas raramente são estáveis o bastante para garantir uma boa conexão a centenas de pessoas trabalhando em uma sala. Além disso, o portal costuma ser programado para cortar a conexão depois de um determinado tempo (1 hora, à meia-noite, etc.). É, portanto, um fator de risco a evitar sempre que possível.

Preveja uma solução alternativa em 3G/4G

Um roteador móvel (modem) sem fio 3G/4G pode salvar o seu evento. Ligado e conectado em um instante, ele consegue emitir uma rede Wi-Fi para um pequeno número de dispositivos próximos (principalmente para o credenciamento, que pode acontecer em uma área distante dos pontos de acesso Wi-Fi). Dessa forma, caso o local não tenha instalação de internet, ainda será possível garantir uma recepção de qualidade aos seus convidados. Lembre-se, porém, de verificar se a operadora escolhida tem sinal no local em questão.

O método mais robusto: implantar uma rede via satélite

Se o seu evento acontece em uma área rural ou se você precisa de uma conexão de altíssima velocidade, por que não implantar uma rede via satélite? Existem vários prestadores muito eficientes que podem ajudar (como o nosso parceiro Eric, da ParisWebCube).

A questão da conexão Wi-Fi precisa ser antecipada e não pode ficar para a última hora. Com uma boa rede, os seus convidados vão naturalmente tender a postar no Twitter ou compartilhar fotos ao vivo do seu evento. A imagem da sua marca está em jogo, e os participantes não vão hesitar em reclamar se as condições de trabalho estiverem prejudicadas.