Como a internet se tornou indispensável para os novos usos dos eventos corporativos, é responsabilidade sua, como organizador, garantir que a conexão utilizada seja adequada! Seja para a gestão dos participantes ou para oferecer mais interatividade aos seus convidados, o sucesso do seu evento vai depender em grande parte da qualidade da sua conexão. Para evitar a catástrofe, aqui estão 7 dicas práticas a seguir:
Avalie a velocidade necessária para o seu evento
Antes mesmo de escolher um local para o seu evento, é importante ter uma estimativa das suas necessidades. O número de pessoas esperadas, assim como o tipo de interação previsto durante o evento, vai permitir estimar o número de dispositivos conectados e a sua necessidade em Megabits por segundo (Mbps). Consulte a tabela indicativa no final do artigo para estimar suas necessidades.
Teste a conexão no local
Depois de estimar seu consumo, vá até o local para testar a velocidade efetiva da rede de internet. Basta se conectar e usar um dos vários serviços existentes (como o site speedtest.net). Essa ferramenta vai permitir avaliar rapidamente a velocidade disponível no local.
Faça as perguntas certas ao técnico
Aproveite estar no local para fazer algumas perguntas ao responsável pela instalação de internet. Ele poderá indicar a distribuição dos pontos de acesso (roteadores Wifi) na sala, assim como o número de conexões simultâneas suportadas por eles. Para evitar qualquer saturação, recomendamos não superar 75% da capacidade indicada (não se esqueça de que o técnico geralmente trabalha para o local!). Também é importante garantir que alguém da equipe técnica esteja presente e disponível no dia do evento. Faça amizade com o técnico: em caso de imprevisto, ele será seu melhor aliado, então não deixe de tratá-lo bem.
Reserve uma conexão dedicada para a sua equipe e os dispositivos importantes
Por segurança, peça uma rede separada para a sua equipe e os dispositivos essenciais. Pela mesma lógica, não divulgue os dados de acesso da sua rede wifi se isso não for necessário para o evento. Assim, você terá menos participantes distraídos e, principalmente, vai otimizar a estabilidade da rede dedicada à equipe e à gestão do seu evento.
Evite os portais de internet
Muitos hotéis e locais oferecem uma conexão que exige cadastro. Embora geralmente seja suficiente para que umas dez pessoas consultem seus e-mails no lobby, esses sistemas raramente são estáveis o bastante para garantir uma boa conexão a centenas de pessoas trabalhando em uma sala. Além disso, o portal costuma ser programado para cortar a conexão depois de um tempo determinado (1 hora, à meia-noite, etc.). Portanto, é um fator de risco a evitar sempre que possível!
Tenha uma solução alternativa em 3G/4G
Um roteador (modem) sem fio 3G/4G pode salvar o seu evento. Ligado e conectado em um instante, ele pode transmitir uma rede Wi-Fi para um pequeno número de dispositivos nas proximidades (principalmente para o credenciamento, que pode acontecer em uma área afastada dos roteadores wifi). Assim, se o local não tiver instalação de internet, ainda será possível garantir uma recepção de qualidade aos seus convidados. No entanto, lembre-se de verificar se a operadora escolhida tem sinal no local em questão.
O método mais robusto: implantar uma rede via satélite
Se o seu evento acontece em pleno campo ou se você precisa de uma conexão de altíssima velocidade, por que não implantar uma rede via satélite? Existem vários prestadores muito eficientes que podem ajudar (como o nosso parceiro Eric, da ParisWebCube).
A questão da conexão Wi-Fi precisa ser antecipada e não pode ser deixada para a última hora. Com uma boa rede, seus convidados vão naturalmente tender a tuitar ou compartilhar fotos em tempo real do seu evento. A imagem da sua marca está em jogo, e seus participantes não vão hesitar em fazer comentários se suas condições de trabalho forem prejudicadas!
