Preparamos uma lista com 10 aspectos cruciais a considerar para maximizar o uso da sua próxima plataforma de inscrição.

1. Identifique suas necessidades

A escolha da sua plataforma de inscrição deve ser motivada por uma compreensão clara e uma boa antecipação das suas necessidades.

Isso permitirá uma comparação objetiva das funcionalidades e dos preços.

Aqui estão alguns pontos que podem influenciar bastante sua escolha:

  • A inscrição no meu evento é gratuita ou paga (venda de ingressos)?
  • A plataforma precisa conseguir gerenciar inscrições em grupo?
  • Vou precisar de funcionalidades complementares à inscrição: check-in, networking, reuniões entre participantes, etc.

2. Não subestime a privacidade e a segurança!

Uma das vantagens de usar uma plataforma é não precisar mais compartilhar suas listas por email e limitar quem tem acesso a elas. Mas, para isso, a plataforma escolhida precisa ser segura. Para garantir isso:

  • Leia, ao menos por alto, a política de privacidade
  • Verifique se a plataforma tem um porte e um tempo de mercado confiáveis
  • Pergunte se auditorias de segurança já foram realizadas
  • Pergunte sobre a conformidade com a LGPD
  • Verifique se os dados são armazenados na UE. Uma empresa francesa (ex: Digitevent, Weezevent) terá mais chances de operar dentro de um arcabouço regulatório semelhante ao seu.

3. Compare!

Uma promessa e uma boa apresentação de um vendedor não bastam. Peça uma demonstração do produto e/ou uma conta de teste. Esse teste vai te ajudar a formar uma opinião sobre a experiência do usuário, tanto para os futuros participantes quanto para a equipe organizadora. Compare também as avaliações no Google. “A plataforma escolhida precisa ser fácil de usar, rápida e confiável”, explica Lucien Derhy, cofundador da Digitevent. “Você precisa gostar de trabalhar com ela!” Atrás da expressão “plataforma de inscrição” podem se esconder realidades bem diferentes entre si.

4. Não se precipite na configuração da plataforma

A plataforma é uma forma de concretizar tecnicamente o seu plano de evento. Mas, para isso, sua estratégia precisa estar claramente definida antes. Antes de começar a configuração, você precisa saber quem serão as partes interessadas e quais são suas motivações para participar do evento. Pergunte-se sempre por que e o que vai fazer seus participantes comparecerem. Com base nisso, você conseguirá montar um plano de comunicação ideal e transmitir a mensagem certa, tanto nas campanhas quanto no site de inscrição.

Defina objetivos claros, principalmente em relação ao andamento das inscrições. Ao definir uma meta de número de presentes e supor uma taxa de conversão, você saberá quantos possíveis participantes convidar e, se necessário, se é preciso reforçar o esforço de marketing.

5. Importe seu manual de marca e siga-o rigorosamente!

Mantenha-se fiel à sua identidade de marca, tanto no site quanto nas campanhas de marketing.

  • Importe um logo em PNG atualizado e bem recortado
  • Identifique as 4 ou 5 cores oficiais da paleta da marca. Use apenas essas cores e não improvise variações.
  • Identifique a fonte usada pela marca (às vezes diferente para textos e títulos)
  • identifique o nível de arredondamento, principalmente nos botões. Por exemplo, a marca Orange é mais “quadrada”, enquanto a Natixis é bem mais “arredondada”.
  • Use apenas materiais visuais da marca!

Uma boa plataforma deve permitir que você crie sites bonitos, alinhados à identidade da marca, sem exigir esforço de design da sua parte. Por exemplo, em uma plataforma como a Digitevent, seu manual de marca fica centralizado para garantir a consistência do estilo.

6. Garanta que o site do seu evento seja atrativo e completo

Os organizadores tendem a não se colocar no lugar do convidado ao criar o site do evento. Para quem está por dentro de todos os detalhes da organização, certas informações parecem óbvias. Antes de começar, reserve um tempo para conversar com diferentes pessoas e fazer perguntas como:

  • “Quais argumentos te fariam se inscrever no evento?
  • “Se você tivesse que se inscrever, de quais informações precisaria?”

Aqui estão exemplos de pontos que seu site deve responder:

  • Motivo para participar do evento
  • Endereço e como chegar (estacionamento, caronas, transporte, etc.)
  • Preço e condições de cancelamento
  • Possibilidade de ir acompanhado ou de transferir o convite para um colega
  • Como alterar a inscrição?

Inclua uma FAQ e uma forma de os participantes entrarem em contato com você pelo site de inscrição.

7. Crie um formulário de inscrição conciso e claro

O formulário de inscrição deve ser simples e claro. Quanto menos perguntas você fizer, maior será a taxa de conversão. Duas dicas podem ajudar:

  • Segmente seus formulários para que cada convidado veja apenas as perguntas relevantes para ele (por exemplo, pergunte sobre restrições alimentares apenas para quem indicou que vai participar do “almoço do evento”)
  • Envie um questionário complementar após a inscrição para pedir outras informações menos essenciais.

8. Defina a estratégia de convite e de lembrete

Elabore suas mensagens de convite com cuidado. Escolha uma plataforma que permita segmentar suas campanhas para enviar sequências de convite diferentes de acordo com o tipo de convidado. Você precisa conseguir enviar lembretes apenas para quem ainda não se inscreveu. Planeje com precisão o número de lembretes e as datas de cada um. Envie cada lembrete em horários e dias diferentes para maximizar as chances de alcançar seu público, e use argumentos variados para garantir que a mensagem funcione!

9. Teste, teste e execute!

Seja perfeccionista e tenha uma visão de conjunto. Teste toda a jornada de inscrição, do início ao fim. Uma boa forma de encontrar erros é fazer uma demonstração completa do processo para alguns colegas. Em cada teste, cubra um caso diferente (ex: jornada no celular, jornada de um participante VIP, etc.).

10. Faça um relatório de desempenho e itere!

Durante e depois do evento, procure fazer um relatório por escrito da sua experiência com a plataforma. Identifique o que funcionou bem e o que faltou (ou o que fez você perder tempo). Compartilhe esse relatório com sua equipe e com seu contato na plataforma para tirar lições e melhorar a gestão dos próximos eventos.