Desde sua fundação, a Nobel Biocare desenvolve tecnologias e soluções na vanguarda da pesquisa em implantodontia. Cada inovação precisa então ser comunicada e explicada aos médicos especialistas. O desafio é, portanto, fundamental para o laboratório e para os pacientes. Para seus diversos simpósios na Europa, a Nobel Biocare confiou à Digitevent a gestão digital da recepção.

Os desafios iniciais...

  • Importação dos dados do CRM interno,
  • Check-in e impressão dos crachás na recepção dos médicos,
  • Controle de acesso às palestras e emissão de certificados de presença,
  • Rastreamento e coleta de assinaturas nas diferentes refeições organizadas,
  • Sincronização dos dados com o Salesforce após o evento.

Importação dos dados do CRM interno

A Nobel Biocare tem um CRM interno no qual são cadastrados os participantes do futuro evento. Isso porque a presença dos diferentes médicos resulta do trabalho dos representantes do laboratório, que estão diariamente em contato com os profissionais. Com um clique, uma exportação do CRM permite obter a lista em Excel dos esperados no evento. Em seguida, a equipe de eventos da Nobel Biocare pôde importar o arquivo na plataforma Digitevent.

Check-in e impressão dos crachás na recepção dos médicos

No dia do evento, 2 miniimpressoras e 4 tablets são instalados na recepção do renomado hotel de Bruxelas onde acontece o evento. Na chegada de cada participante, um crachá é impresso instantaneamente. Ele traz o nome, o sobrenome, a especialidade e um QR Code nominal. Também é pedido aos médicos que assinem no tablet para registrar sua assinatura para fins regulatórios. Em tempo real, a equipe organizadora e a agência de eventos da Nobel Biocare acompanham pelos smartphones o número de chegadas ao evento. A partir do 200º presente, as portas da primeira palestra são abertas.

Controle de acesso às palestras e emissão de certificados de presença

Os médicos presentes precisam de uma declaração de participação para cada uma das palestras e workshops de capacitação que frequentam. Isso lhes permite validar créditos de formação continuada. Para isso, na entrada de cada palestra, recepcionistas escaneiam (com nossos leitores 2D a laser ultrarrápidos) os crachás. Automaticamente, um certificado de presença em PDF é enviado a cada médico, com a data, o horário e o nome da formação frequentada.

Rastreamento e coleta de assinaturas nas diferentes refeições organizadas

Por razões éticas e regulatórias, a Nobel Biocare precisa manter uma prova dos benefícios concedidos aos profissionais presentes no evento. É assim que o mesmo mecanismo de escaneamento usado na entrada das palestras é utilizado na entrada dos almoços e do jantar. Graças aos crachás escaneados, a Nobel Biocare obtém um arquivo PDF de resumo dos presentes nas refeições. Esse arquivo se apresenta como uma lista de presença com as assinaturas manuscritas registradas pelos tablets na recepção do evento. O horário de escaneamento também consta nessas listas digitalizadas.

Sincronização dos dados com o Salesforce após o evento

O evento terminou e foi um sucesso! As equipes da Nobel Biocare usam o botão "SINCRONIZAÇÃO DIGITEVENT" configurado em seu CRM Salesforce. Com um clique, todos os participantes presentes no evento são marcados como presentes na campanha Pardot do Salesforce. Essa automação foi implementada no início da parceria e permite que as diferentes ferramentas de trabalho se comuniquem entre si. Assim, a Nobel Biocare mantém os dados atualizados em seu CRM e consegue otimizar suas próximas ações de marketing.