Com 98% dos participantes e expositores valorizando os encontros presenciais (dados da Unimev), o potencial é enorme… desde que sejam atendidas suas novas expectativas: experiências imersivas e envolventes, networking facilitado e práticas de responsabilidade socioambiental (RSE).

Este artigo, no formato de um guia, apresenta 9 etapas essenciais para transformar seu evento corporativo em um verdadeiro sucesso, seja essa sua primeira edição ou mais uma de uma trajetória consolidada. Vamos juntos?

Por que organizar um evento corporativo em 2025?

Em 2025, os eventos corporativos presenciais continuam sendo fortemente valorizados. Trata-se de uma verdadeira tendência no setor, já que as interações ao vivo ajudam expositores e participantes a desenvolver negócios e construir relações de confiança.

É um fato: os eventos que oferecem experiências imersivas e promovem conexões eficazes entre visitantes e expositores estão em alta.

E, para aumentar o engajamento do público, é essencial que os organizadores aproveitem o potencial das tecnologias digitais voltadas para eventos.

Essas soluções permitem criar experiências híbridas, combinando o presencial com o digital, e entregar jornadas marcantes e diferenciadas para os participantes. Além disso, são ideais para ampliar a divulgação de mensagens-chave de forma inteligente, indo além das limitações físicas e temporais do evento, por meio de ferramentas como streaming e comunicação digital pós-evento.

Mais do que isso, a realização presencial, com a criação de vínculos humanos, possibilita oferecer experiências imersivas sustentáveis e eventos eco-responsáveis. Uma excelente forma de demonstrar seu compromisso com a responsabilidade socioambiental (RSE).

9 etapas para organizar um evento corporativo de A a Z?

Seja este o seu primeiro evento corporativo ou mais uma edição da sua trajetória, siga estas nove etapas para não deixar nenhum detalhe de lado.

Defina o objetivo e o posicionamento do evento

O primeiro passo é estabelecer os objetivos do seu evento. Eles irão orientar todas as decisões organizacionais seguintes.

Você deseja:

  • Aumentar suas vendas?
  • Facilitar interações comerciais entre expositores e seus potenciais clientes?
  • Ampliar a visibilidade da sua marca?
  • Educar seu público sobre um tema específico?
  • Atrair novos talentos ou estudantes?

Em seguida, analise seu público para definir com clareza a audiência ideal. O objetivo é entender o que motiva seu público-alvo a participar de um evento corporativo conhecendo suas necessidades, preferências e expectativas.

Atenção: há diferenças importantes entre um evento B2B e um evento B2C!

  • Eventos B2B (business-to-business) são voltados para geração de leads e conexões profissionais. O foco é promover encontros qualificados e oportunidades comerciais.
  • Eventos B2C (business-to-consumer) têm foco na experiência do visitante e na venda de ingressos. O objetivo é atrair público e oferecer uma jornada envolvente.

Com base nessa análise, defina um posicionamento diferenciado para seu evento que destaque uma temática relevante e/ou inovadora.

Por exemplo, se seu público valoriza causas ambientais, realizar um evento eco-responsável pode ser um diferencial competitivo.

Outro exemplo se sua audiência busca soluções práticas, estruture o evento com demonstrações de produtos, inovações na prática e compartilhamento de cases reais (por meio de palestras e conferências).

Como tornar seu evento lucrativo com o modelo de negócios correto

A segunda etapa é escolher um modelo de negócios viável que lhe permita obter um retorno real do investimento em sua feira comercial.

Há várias opções disponíveis para você:

  • Para feiras B2B, a venda de ingressos geralmente é gratuita para os visitantes, com monetização por meio de vendas de estandes, patrocínio, digitalização de leads e workshops pagos.
  • Para as feiras comerciais B2C, a monetização pode ser obtida por meio de ingressos, estandes de expositores, merchandising e conferências pagas.
  • Para todos os tipos de feiras comerciais, é possível oferecer serviços como aluguel de equipamentos ou bufê.

Configurando seu sistema de venda de ingressos:

Se você quiser que os participantes paguem para participar da feira, precisará pensar em como cobrará pelo acesso ao seu evento.

Você vai estabelecer uma taxa padrão para todos? Ou você oferecerá acesso VIP, com acesso exclusivo a determinadas conferências ou redes privadas? Mais uma vez, tudo depende do seu público, das expectativas dele e do orçamento que ele pode gastar para participar de um evento desse tipo.

Digitevent te ajuda: Precisa criar um serviço de venda de ingressos on-line de forma simples e segura? Com a Digitevent e seu serviço profissional de venda de ingressos, você pode criar uma plataforma de registro on-line com facilidades de pagamento intuitivas e acompanhar suas vendas em tempo real. Em breve, esse serviço estará disponível no Brasil!

Encontre seus patrocinadores e desenvolva suas parcerias:

O patrocínio da sua feira comercial não só permite que você monetize a feira, mas também que aumente o escopo de sua promoção.

Portanto, pense em desenvolver suas parcerias:

  • Patrocínio de estandes de exposição, workshops, conferências, eventos VIP, etc.
  • Patrocínio digital, por meio de publicidade em seu aplicativo, e-mails ou site, por exemplo.

Pense cuidadosamente no preço que você propõe para cada uma dessas ofertas de parceria e patrocínio. Para fazer isso, inspire-se em feiras comerciais que tenham grupos-alvo semelhantes aos seus. O benchmarking permite que você proponha ofertas atraentes para seus grupos-alvo - ou como lançar uma feira comercial lucrativa!

Maximizar as oportunidades de networking para os participantes:

Para organizar uma feira comercial B2B com sucesso, é preciso pensar em como demonstrar aos expositores e participantes que você permitirá que eles desenvolvam suas redes e/ou oportunidades de negócios.

Em particular, pense em desenvolver:

  • Um serviço de coletor de leads para seus expositores
  • Uma agenda de reuniões qualificadas para seus expositores

A Digitevent pode ajudar: E se você disponibilizasse o aplicativo de coleta da Digitevent para seus expositores B2B? Nele, eles têm um espaço dedicado onde podem atualizar seu perfil público, registrar sua equipe, baixar crachás de equipe e coletar leads coletados na feira. Para os participantes, ofereça-lhes nosso aplicativo de matchmaking, que eles podem usar durante a feira para encontrar oportunidades de networking.

Monetize seu conteúdo e seus espaços:

Outra maneira de tornar seu evento lucrativo é desenvolver seu modelo de negócios em torno da monetização do conteúdo de sua feira comercial ou de seus espaços.

Pense especialmente em oferecer: 

  • Conferências pagas para os participantes, como workshops com especialistas e influenciadores do setor ou palestras inspiradoras.
  • Áreas privadas para reuniões e demonstrações de produtos permitindo que os expositores promovam a imagem de suas marcas..

Seleção do local para seu evento

A próxima etapa é escolher o local do evento. O local deve ser prático e permitir que você crie uma experiência diferenciada para os participantes.

Aqui estão alguns critérios que devem ser levados em conta ao organizar sua feira comercial: 

  • A acessibilidade do local
  • Seu tamanho em relação ao número estimado de participantes
  • A modularidade do espaço - especialmente em relação ao número de estandes que você deseja oferecer e às diferentes áreas que deseja projetar no local
  • Serviços integrados: iluminação, sinalização, prestadores de serviços incluídos ou não, etc.

Por exemplo, você pode optar por realizar seu evento corporativo em:

  • Um centro de conferências, para uma feira comercial com um grande número de participantes esperados
  • Um hotel, para acomodar os participantes durante vários dias
  • Um local incomum (casa na cidade, loft, vila, mansão, castelo etc.) para causar uma impressão duradoura

Escolha de seus principais fornecedores

Nesta etapa, você precisa selecionar prestadores de serviços que estejam alinhados com a visão da sua feira comercial.

Em primeiro lugar, pergunte a si mesmo se você precisa de uma agência de eventos ou se pode organizar e gerenciar seu evento internamente de A a Z. Recorra a uma agência se você não tiver todas as habilidades necessárias (logística, comunicação etc.) ou se não tiver recursos internos.

Em seguida, considere estes diferentes tipos de prestadores de serviços essenciais:

  • Um provedor de serviços audiovisuais e de cenografia, para criar um cenário impactante
  • Um provedor de serviços de catering, que pode oferecer opções modernas, como praças de alimentação ou fornecedores ecologicamente responsáveis
  • Um provedor de logística e transporte, para gerenciar as instalações e os visitantes do show

Compartilhe o briefing do seu evento com os possíveis prestadores de serviços e selecione-os com seus objetivos em mente. Lembre-se de que o objetivo da terceirização dessas tarefas é ganhar em eficiência!

Gerenciando a logística de seu evento

Chegou a hora de analisar a logística do seu evento.

Em primeiro lugar, elabore um programa detalhado para seu evento. Escolha a duração da exposição e indique os horários de cada atividade (conferência, workshop, palestras, apresentações etc.) que você planeja organizar.

Em seguida, monte uma equipe de funcionários dedicada a gerenciar a exposição e sua segurança. Em especial, pense em nomear pessoas para dar as boas-vindas aos participantes, outras para coordenar os estandes e equipes de segurança.

Por fim, não se esqueça de planejar as medidas de segurança adequadas. Em particular, pense em como gerenciar o controle de acesso e a evacuação em caso de emergência.


A Digitevent te ajuda: nossa plataforma de gerenciamento de eventos facilita o gerenciamento de seus crachás. Nosso aplicativo de login permite que você imprima crachás personalizados para seus participantes no local e simplifique o check-in de seus convidados. Você também pode aproveitar nosso serviço de aluguel de equipamentos (impressoras, etiquetas e colares....).

Planejamento do itinerário de seus visitantes e expositores

Para otimizar a experiência de seus visitantes e expositores, você precisa projetar a rota que eles seguirão em sua feira comercial.

Primeiro, projete o itinerário de seus visitantes. Pense no conteúdo que estará disponível para eles durante a feira: um mapa do local, um aplicativo de evento, um tour imersivo, áreas de networking etc.

Em seguida, ajuste a experiência do expositor. Como eles podem capturar leads? Quais são as alavancas disponíveis para aumentar sua visibilidade? Que ROI eles podem esperar de seu evento?

Para isso, defina as diferentes ofertas para os expositores. Reserve um tempo para determinar:

  • O número e o tamanho dos campos
  • As instalações técnicas disponíveis
  • Os serviços disponíveis para eles
  • Os serviços e as ferramentas de comunicação que você pode oferecer a eles...

Depois, modele o layout do evento. Isso pode ser feito em papel ou usando ferramentas digitais (como o Autocad).

Por fim, pense em selecionar todas as ferramentas digitais que lhe permitirão melhorar a experiência e o envolvimento dos participantes em sua exposição. Defina o conteúdo que será disponibilizado no seu site ou nos aplicativos do evento ou do expositor.

A Digitevent te ajuda: Para garantir uma participação ideal na feira, a Digitevent o ajudará a criar seu aplicativo à imagem do seu evento. Exiba o programa de seus diversos eventos, bem como uma agenda pessoal que eles poderão personalizar. Isso favorecerá sua participação e seu networking nas feiras B2B.

Preparação do plano de comunicação para seu evento corporativo

Agora é a hora de colocar em prática o seu plano de marketing e comunicação 360°, ou seja, planejar o lançamento de campanhas em todos os canais onde o seu público-alvo obtém informações.

  • Promova sua feira nas redes sociais: Facebook, Instagram, X e, por que não, LinkedIn, se for uma feira comercial B2B.
  • Desenvolva parcerias com seus influenciadores. Distribua um kit promocional para seus palestrantes, parceiros e patrocinadores - e por que não para os influenciadores do seu setor?
  • Lance campanhas de e-mail, especialmente para estimular sua comunidade antes do evento, e convide os participantes a se inscreverem em conferências ou workshops específicos. Para os expositores, seus e-mails podem oferecer up-sells, como soluções adicionais para a promoção da marca ou ajuda com o design do estande.
  • Criação de um site de eventos dedicado: dedicado à sua feira comercial: uma maneira essencial de aumentar o perfil dela

Organize seu plano de comunicação bem antes do evento, compartilhando teasers e o programa do evento.

E como a organização de uma feira de negócios não termina no final do evento, você também precisa planejar com antecedência suas comunicações pós-evento: vídeos de resumo, replays de conferências, acesso a conteúdo inspirador adicional etc.


A Digitevent te ajuda: Crie seu próprio site de evento personalizado, hospedado em seu próprio nome de domínio, sem necessidade de conhecimentos técnicos. Deixe seu evento brilhar na Internet como deve ser!

Elaboração de um orçamento para sua feira de negócios

Agora que você coletou todos os dados das etapas anteriores, pode formalizar o orçamento do evento..

Para fazer isso, pense especialmente nos seguintes itens de despesa:

  • Aluguel do local
  • A comunicação e promoção
  • A logística
  • Contribuintes e prestadores de serviços
  • Serviço de bufê
  • Ferramentas digitais, como seu serviço de emissão de ingressos on-line, seus aplicativos para participantes ou expositores ou sua plataforma completa de gerenciamento de eventos.

Tenha cuidado: certifique-se de deixar espaço suficiente em seu orçamento para circunstâncias imprevistas - como todos sabemos, um evento raramente sai 100% de acordo com o planejado!

Prepare sua estratégia para medir o sucesso de seu evento

A etapa final é definir os KPIs corretos e os dados que você precisa coletar para medir o sucesso da sua feira comercial e otimizar as edições futuras.

Dependendo dos seus objetivos, você pode decidir medir os seguintes KPIs:

  • Número de visitantes
  • Taxas de comparecimento e de não comparecimento
  • Vendas realizadas durante o evento
  • A taxa de conversão de leads em clientes
  • Custo por lead
  • O número de conexões feitas entre participantes ou expositores
  • Número de menções ao evento nas redes sociais
  • Número de cobertura da imprensa
  • O índice de satisfação de seus participantes e expositores
  • O ROI global do evento

Por fim, não se esqueça de analisar o feedback de seus participantes e expositores. Geralmente, eles contêm sugestões valiosas de melhorias para seu próximo evento.

💬 Citação de nossa especialista da Digitevent:

"Organizar uma feira comercial em 2025 não é mais apenas encher um salão com expositores. Trata-se de criar conexões duradouras, comprovar o retorno sobre o investimento e proporcionar uma experiência impecável tanto para os visitantes quanto para as marcas. Os bem-sucedidos serão aqueles que combinarem estratégia, tecnologia inteligente e visão de RSC..."

— Léna Narcisse, Gerente de contas na Digitevent

Muito bem: graças a essas etapas, você está pronto para organizar uma feira comercial envolvente que reflita a sua imagem. Desde a definição de seus objetivos até a medição de seus KPIs, sem esquecer a monetização, a logística e a comunicação, é impossível ignorar os detalhes que farão de seu evento um sucesso!

Deseja simplificar a organização de sua próxima feira? Digitevent, o software intuitivo de gerenciamento de eventos, está com você em todas as etapas do processo. Aproveite as vantagens de uma plataforma completa, onde você encontrará todas as ferramentas necessárias para organizar seus eventos e incentivar o envolvimento dos participantes.