Aujourd’hui, 73 % des Français trouvent la situation environnementale préoccupante. Et ils sont 87 Le monde de l’événementiel évolue, et organiser un salon professionnel en 2025 demande une approche plus stratégique que jamais.
Avec 98 % des participants et exposants qui plébiscitent les rencontres en face-à-face (Unimev), le potentiel est énorme… à condition de répondre à leurs nouvelles attentes : expérience immersive et engageante, networking facilité, RSE.
Cet article, à la manière d’un guide, vous dévoile 9 étapes indispensables pour transformer votre salon professionnel en succès, que ce soit votre première édition ou la prochaine d’une longue série. Suivez le guide !
Pourquoi organiser un salon en 2025 ?
En 2025, les événements professionnels en présentiel continuent à être plébiscités. Une vraie tendance événementielle, tant les échanges en direct aident les exposants et les participants à développer leur business et à instaurer des relations de confiance.
C’est un fait : les salons professionnels qui développent des expériences immersives et optimisent les rencontres entre participants et visiteurs sont en vogue.
Et, pour booster l’engagement participant, tout organisateur se doit de surfer sur la vague des technologies digitales événementielles.
Celles-ci permettent de créer des expériences hybrides, mêlant présentiel et digital, et de développer une expérience participant marquante et différenciante. Elles sont aussi utilisées pour diffuser de manière intelligente (et au-delà des limites physiques et temporelles du salon) des messages-clés - notamment le cas grâce au streaming et à la communication digitale post-événement.
Qui plus est, le présentiel et la création de lien physique vous permet de proposer aux participants des événements éco-responsables, avec des expériences immersives durables. Idéal pour prouver votre engagement RSE !
9 étapes pour organiser un salon professionnel de A à Z
Que vous organisiez votre premier salon professionnel, ou bien que vous prépariez la prochaine édition, parcourez les neuf étapes suivantes pour ne rien laisser au hasard.
Définir l’objectif et le positionnement du salon
Tout d’abord, posez vos objectifs événementiels. Ceux-ci vont donner le ton à toutes vos autres décisions organisationnelles.
Souhaitez-vous :
- Augmenter vos ventes ?
- Faciliter les interactions commerciales entre vos exposants et leurs prospects ?
- Augmenter la visibilité de votre marque ?
- Éduquer votre public sur une thématique en particulier ?
- Recruter de nouveaux talents ou de nouveaux étudiants ?
Puis analysez votre audience pour cibler le bon public. L’objectif : comprendre ce qui motive votre public cible à participer à un salon pro, en comprenant ses besoins, ses préférences, ses attentes.
Ici, attention : il existe des différences majeures entre un salon B2B et un salon B2C !
- Les salons B2B sont construits sur un modèle basé sur la génération de leads et la mise en relation professionnelle. Leur objectif est donc de maximiser les rencontres qualifiées et les opportunités commerciales.
- Les salons B2C s’organisent sur un modèle basé sur l’expérience visiteur et la billetterie. Leur but est donc d’attirer du public et de lui offrir un parcours engageant.
Puis, grâce à cette analyse de votre public-cible, trouvez un angle différenciant pour vous démarquer des autres salons, avec une thématique tendance et/ou innovante.
Par exemple, si votre public cible est particulièrement sensible aux thématiques RSE et écologiques, organiser un salon professionnel éco-responsable peut être une bonne idée.
Autre exemple : si vos cibles recherchent des solutions pratiques à leurs problématiques, axez votre salon sur les démonstrations de solutions innovantes et le partage de retours d’expérience (via des conférences).
Rentabiliser votre événement avec le bon modèle économique
Dans un deuxième temps, il s’agit de choisir un modèle économique viable, qui vous permette de tirer un retour sur investissement réel de votre salon professionnel.
Plusieurs options sont à votre disposition :
- Pour les salons B2B, la billetterie est souvent gratuite pour les visiteurs, la monétisation se faisant par la vente de stands, le sponsoring, le lead scanning, et les ateliers payants.
- Pour les salons B2C, la monétisation peut passer par la billetterie, les stands d’exposants, le merchandising, et les conférences payantes.
- Pour tout type de salons commerciaux, il est possible de proposer des services, comme par exemple la location de matériel ou la mise à disposition d’un traiteur.
Mettre en place votre système de billetterie :
Si vous souhaitez que vos participants payent pour participer au salon, vous devez réfléchir à la manière dont vous allez tarifer l’accès à votre événement.
Allez-vous mettre en place une tarification classique pour tous ? Ou bien proposer des accès VIP, avec un accès exclusif à certaines conférences ou à du networking privé ? Là encore, tout dépend de votre public, de ses attentes, et du budget qu’elle peut déployer dans la participation à un tel salon.
Digitevent vous accompagne : Besoin de mettre en place une billetterie en ligne de manière simple et sécurisée ? Avec Digitevent et sa billetterie professionnelle, créez une plateforme d’inscription en ligne permettant un paiement intuitif, et suivez vos ventes en temps réel.
Trouver vos sponsors et développer vos partenariats :
Le sponsoring de votre salon professionnel vous permet à la fois de monétiser votre salon, mais aussi d’augmenter la portée de sa promotion.
Alors pensez notamment à développer votre stratégie de :
- Sponsoring de stand d’exposition, d’ateliers, de conférences, d’événements VIP…
- Sponsoring digital, via de la publicité sur votre application, des emails, ou bien sur votre site web, par exemple
Réfléchissez bien à la tarification que vous proposerez pour chacune de ces offres de partenariat et de sponsoring. Pour ce faire, inspirez-vous de salons professionnels qui s’adressent à des cibles similaires aux vôtres. Benchmarker vous permet de proposer des offres attractives pour vos cibles - ou comment lancer un salon professionnel rentable !
Maximiser la mise en relation des participants :
Pour bien organiser un salon professionnel B2B, vous devez réfléchir à la manière de prouver à vos exposants et participants que vous allez leur permettre de développer leur réseau et/ou leurs opportunités commerciales.
Pensez notamment à développer :
- Une offre de scan de leads pour vos exposants
- La mise en place d’un agenda de rendez-vous qualifiés pour vos exposants
Digitevent vous accompagne : Et si vous mettiez à disposition de vos exposants B2B l’application de collecte Digitevent ? Dessus, ils disposent d’un espace dédié leur permettant de mettre à jour leur fiche publique, d’inscrire leurs collaborateurs, de télécharger les badges de l’équipe, ou encore de récupérer les leads collectés sur le salon. Côté participants, proposez-leur notre application de matchmaking, qu'ils peuvent utiliser pendant le salon pour trouver des opportunités de networking.
Monétiser votre contenu et vos espaces :
Autre possibilité pour rentabiliser votre événement : développer votre modèle économique autour de la monétisation du contenu de votre salon professionnel ou de ses espaces.
Pensez notamment à proposer :
- Des conférences payantes pour les participants, comme des workshops avec des experts et influenceurs du secteur, ou bien des keynotes inspirantes.
- Des espaces privatifs pour l’organisation de meetings et de démonstrations produits, permettant aux exposants de faire rayonner leur image de marque.
Sélectionner le lieu de votre salon
Prochaine étape : le choix de votre lieu événementiel. Ce lieu doit être à la fois pratique, et vous permettre de créer une expérience participant différenciante.
Voici quelques critères à prendre en compte quand vous organisez votre salon professionnel :
- L’accessibilité du lieu
- Sa superficie par rapport au nombre de participants estimé
- La modularité des espaces - par rapport notamment au nombre de stands que vous souhaitez proposer et aux différents espaces que vous souhaitez concevoir sur place
- Les services intégrés : éclairage, affichage, prestataires inclus ou non…
Par exemple, vous pouvez choisir d’organiser votre salon professionnel dans :
- Un centre de congrès, pour un salon avec de nombreux participants prévus
- Un hôtel, pour pouvoir accueillir les participants sur plusieurs jours
- Un espace atypique (hôtel particulier, loft, villa, maison de maître, château…) pour marquer les esprits durablement
Choisir vos prestataires clés
À cette étape, vous devez sélectionner des prestataires alignés avec la vision de votre salon professionnel.
Tout d’abord, demandez-vous si vous avez besoin d’une agence événementielle, ou si vous pouvez assurer l’organisation et la gestion de votre événement en interne de A à Z. Faites appel à une agence si vous ne disposez pas de toutes les compétences requises (logistique, communication…), ou bien si vous manquez de ressources internes.
Puis envisagez ces différents types de prestataires incontournables :
- Un prestataire pour l’audiovisuel et la scénographie, pour créer une mise en scène impactante
- Un prestataire de restauration et de catering, qui peut notamment vous proposer des options tendances comme les food courts, ou les traiteurs écoresponsables
- Un prestataire de logistique et de transport, pour gérer les aménagements du salon et les visiteurs
Partagez votre brief événementiel à vos prestataires potentiels, et sélectionnez-les en gardant en tête vos objectifs. Rappelez-vous que le but d’externaliser ces missions est de gagner en efficacité in fine !
Gérer votre logistique événementielle
Le moment est venu de vous pencher sur votre logistique événementielle.
Tout d’abord, mettez en place le programme détaillé de votre événement. Choisissez la durée du salon, et indiquez les horaires de chaque animation (conférence, atelier, keynotes, présentations…) que vous comptez déployer.
Puis mettez en place un personnel dédié à la gestion du salon et de sa sécurité. Pensez notamment à nommer des personnes pour l’accueil des participants, d’autres pour la coordination des stands, ou encore des équipes de sécurité.
Enfin, n’oubliez pas de prévoir les mesures de sécurité adaptées. Pensez notamment à comment vous allez gérer les contrôles d’accès et l’évacuation des lieux en cas d’urgence.
Digitevent vous accompagne : Grâce à notre plateforme de gestion événementielle, gérez vos badges en toute simplicité. Notre application d’émargement vous permet d’imprimer les badges personnalisés de vos participants sur place, et de fluidifier le check-in de vos invités. Si besoin, profitez également de notre offre de location de matériel (imprimantes, étiquettes et tours de cou….).
Construire votre parcours visiteurs et exposants
Pour optimiser l’expérience de vos visiteurs et de vos exposants, vous devez concevoir le parcours qu’ils vont faire au cours de votre salon professionnel.
Tout d’abord, concevez votre parcours visiteurs. Réfléchissez à quel contenu ils vont avoir à disposition au cours du salon : plan du lieu, application de l'événement, parcours immersif, espaces de networking… ?
Puis peaufinez votre expérience exposants. Comment pourront-ils capter leurs leads ? Quels leviers sont à leur disposition pour accroître leur visibilité ? Quel ROI peuvent-ils espérer de votre événement ?
Pour cela, définissez les différentes offres pour les exposants. Prenez le temps de déterminer :
- Le nombre et le métrage des emplacements
- Les prestations techniques à leur disposition
- Les prestations de services dont ils peuvent bénéficier
- Les prestations et outils de communication à leur proposer…
Puis modélisez le plan d’implantation du salon. Il est possible de le faire sur papier, ou bien via des outils digitaux (comme Autocad).
Enfin, pensez à sélectionner tous les outils digitaux qui vous permettront d’améliorer l’expérience et l’engagement participant lors de votre salon. Définissez le contenu qui sera mis à disposition sur votre site web, ou bien sur vos applications de l'événement ou exposants.
Digitevent vous accompagne : Pour assurer une participation au salon optimale, Digitevent vous aide à créer votre application à l’image de votre événement. Affichez-y le programme de vos différentes animations, ainsi qu’un planning personnel qu’ils peuvent personnaliser. De quoi favoriser leur engagement, et le networking dans les salons B2B.
Préparer le plan de communication de votre salon professionnel
C’est le moment de mettre en place votre plan marketing et communication 360 - soit de planifier le lancement de campagnes sur tous les canaux où votre public cible se renseigne.
Vous pouvez notamment songer à :
- Faire la promotion de votre salon sur les réseaux sociaux : Facebook, Instagram, X, et pourquoi pas LinkedIn s’il s’agit d’un salon professionnel B2B.
- Déployer des partenariats avec vos influenceurs. Distribuez un kit de promotion à vos intervenants, à vos partenaires et à vos sponsors - et pourquoi pas à des influenceurs de votre secteur d’activité.
- Lancer des campagnes d’emailing, notamment pour animer votre communauté avant l’événement, et inviter les participants à s’inscrire à des conférences ou ateliers spécifiques. Côté exposants, vos emails peuvent leur proposer des up-sells, comme des solutions de promotion supplémentaires de leur marque ou une aide à la conception de leurs stands.
- Mettre en place un site Internet événementiel dédié à votre salon professionnel : un essentiel pour le faire gagner en visibilité
Organisez votre plan de communication bien en amont de l’événement, en partageant des teasers et la programmation de l’événement.
Et parce que l’organisation d’un salon professionnel ne s’arrête pas à la fin de l’événement, prévoyez aussi en amont votre communication post-événement : vidéos récap’, replays de conférences, accès à des contenus supplémentaires inspirants…
Digitevent vous accompagne : Besoin de créer un site web pour votre salon pro ? Digitevent vous permet de créer votre site événementiel personnalisé, hébergé sur votre nom de domaine, sans compétences techniques nécessaires. Faites rayonner votre événement sur Internet comme il se doit !
Formaliser le budget de votre salon professionnel
Désormais, en récoltant toutes les données issues des étapes précédentes, vous pouvez formaliser votre budget événementiel.
Pour ce faire, pensez notamment aux différents postes de dépenses suivants :
- La location du lieu
- La communication et la promotion
- La logistique
- Les intervenants et prestataires mobilisés
- La restauration
- Les outils digitaux, comme votre billetterie en ligne, vos applications participants ou exposants, ou encore votre plateforme de gestion événementielle tout-en-un.
Attention : prévoyez bien une marge budgétaire pour les imprévus - car on sait bien qu’un événement se déroule rarement à 100 % comme il avait été prévu !
Préparer votre stratégie de mesure de la réussite de votre salon
Dernière étape : définir les bons KPI et la data à récolter pour mesurer le succès de votre salon professionnel, et optimiser vos futures éditions.
Parmi les KPI intéressants, selon vos objectifs, vous pourriez décider de mesurer :
- Le nombre de visiteurs
- Le taux de présence et le taux de no-show
- Les ventes réalisées pendant l’événement
- Le taux de conversion de leads en clients
- Le coût par lead
- Le nombre de connexions de networking réalisées entre participants ou entre exposants
- Le nombre de mentions de l’événement sur les réseaux sociaux
- Le nombre de retombées presse
- Le taux de satisfaction de vos participants et exposants
- Le ROI global de l’événement
Enfin, pensez également à analyser les verbatims issus de vos participants et exposants. Ils contiennent généralement des pistes d’amélioration précieuses pour votre future édition.
💬 La citation de l’expert Digitevent :
"Organiser un salon professionnel en 2025, ce n’est plus seulement remplir un hall d’exposants. C’est créer des connexions durables, prouver le retour sur investissement et offrir une expérience irréprochable aux visiteurs comme aux marques. Ceux qui réussiront seront ceux qui allieront stratégie, tech intelligente et vision RSE.."
— Léna Narcisse, Account Manager chez Digitevent
Bravo : grâce à ces étapes, vous êtes prêt à organiser un salon professionnel engageant, à votre image. De la définition de vos objectifs à la mesure de vos KPI, en passant par la monétisation, la logistique et la communication, impossible d’omettre les détails qui feront de votre événement un succès !
Envie de simplifier l’organisation de votre prochain salon ? Digitevent, le logiciel de gestion d’événements intuitif, vous accompagne à chaque étape. Profitez d’une plateforme tout-en-un, où vous trouverez tous les outils nécessaires pour organiser vos événements et favoriser l’engagement participant.
