Internet è ormai indispensabile per i nuovi usi degli eventi professionali, quindi è tua responsabilità come organizzatore assicurarti che la connessione utilizzata sia adeguata! Che si tratti della gestione dei partecipanti o di offrire più interattività ai tuoi ospiti, il successo del tuo evento dipenderà in gran parte dalla qualità della tua connessione. Per evitare la catastrofe, ecco 7 consigli pratici da seguire:
Valuta la velocità di connessione necessaria per il tuo evento
Ancora prima di scegliere una location per il tuo evento, è importante avere una stima approssimativa delle tue esigenze. Il numero di persone attese e il tipo di interazione previsto durante l'evento permetteranno di stimare il numero di dispositivi connessi e il tuo fabbisogno in Megabit al secondo (Mbps). Fai riferimento alla tabella indicativa alla fine dell'articolo per stimare le tue esigenze.
Testa la connessione sul posto
Una volta stimato il tuo consumo, recati sul posto per testare la velocità effettiva della rete Internet. Basta collegarsi e utilizzare uno dei numerosi servizi esistenti (come il sito speedtest.net). Questo strumento ti permetterà di valutare rapidamente la velocità disponibile in loco.
Fai le domande giuste al tecnico
Approfitta della tua presenza sul posto per fare qualche domanda al responsabile dell'installazione Internet. Potrà indicarti la distribuzione dei punti di accesso (access point Wifi) nella sala e il numero di connessioni simultanee supportate da questi ultimi. Per evitare qualsiasi saturazione, ti consigliamo di non superare il 75% delle capacità indicate (non dimenticare che il tecnico lavora spesso per la location!). È importante anche assicurarsi che qualcuno del team tecnico sia presente e disponibile il giorno dell'evento. Fai amicizia con il tecnico: in caso di problemi, sarà il tuo migliore alleato, quindi coccolalo un po'.
Prevedi una connessione dedicata per il tuo staff e i dispositivi importanti
Per sicurezza, richiedi una rete separata per il tuo team e i tuoi dispositivi chiave. Allo stesso modo, non condividere le credenziali della tua rete wifi se non è necessario per l'evento. Avrai così meno partecipanti distratti e soprattutto ottimizzerai la stabilità della rete dedicata allo staff e alla gestione del tuo evento.
Evita i portali internet
Molti hotel e location propongono una connessione soggetta a registrazione. Se generalmente è sufficiente perché una decina di persone possano consultare le proprie email nella hall, questi sistemi sono raramente stabili per garantire una buona connessione a centinaia di persone che lavorano in una sala. Inoltre, il portale è spesso programmato per interrompere la connessione dopo un certo periodo (1 ora, a mezzanotte, ecc.). È quindi un fattore di rischio da evitare, se possibile!
Prevedi una soluzione di riserva in 3G/4G
Un router (dongle) wireless 3G/4G può salvarti la situazione. Acceso e connesso in un istante, potrà trasmettere una rete Wi-Fi a un piccolo numero di dispositivi nelle vicinanze (in particolare per l'accredito, che può svolgersi in una zona lontana dagli access point wifi). In questo modo, se la location non dispone di un'installazione Internet, sarà comunque possibile garantire un'accoglienza di qualità ai tuoi ospiti. Ricorda comunque di verificare che l'operatore scelto abbia copertura nel luogo in questione.
Il metodo più deciso: installare una rete satellitare
Se il tuo evento si svolge in piena campagna o se hai bisogno di una connessione ad altissima velocità, perché non installare una rete satellitare? Esistono diversi fornitori molto efficienti che potranno aiutarti (come il nostro partner Eric di ParisWebCube).
La questione della connessione Wi-Fi va anticipata e non può essere lasciata all'ultimo minuto. Con una buona rete, i tuoi ospiti tenderanno naturalmente a twittare o condividere foto in diretta dal tuo evento. La tua immagine di marca è in gioco e i tuoi partecipanti non esiteranno a farti notare se le loro condizioni di lavoro sono compromesse!
