Le Assemblee Generali (AG) devono tenersi almeno una volta all'anno. Questo obbligo legale può a volte creare problemi, soprattutto in periodo di pandemia, quando eventi e assembramenti sono vietati (a causa del Covid, ovviamente).

Un evento importante come un'AG è difficile da rimandare e richiede talvolta il raggiungimento di un quorum (numero minimo di voti rappresentati perché l'assemblea possa tenersi).

Costrette a passare a una riunione virtuale o ibrida, alcune aziende si trovano spaesate quando si tratta di organizzare la propria AG.

Definire l'obiettivo dell'AG

Prima di lanciarti nel formato ideale (in presenza, virtuale, ibrido?) del tuo evento e nelle funzionalità che vuoi utilizzare, pensa al tuo obiettivo! La tua AG richiede un quorum? Coglierai l'occasione per farne un'opportunità di comunicazione verso i tuoi soci, aderenti o delegati? Chi sono i tuoi partecipanti? La definizione di questi obiettivi può richiedere diverse riunioni all'interno della tua azienda, ma sono domande importanti a cui rispondere prima di creare eventi online.

  • Se il tuo quorum è già raggiunto grazie al pre-voto o alle deleghe al presidente, la posta in gioco si sposta maggiormente sulla comunicazione. La tua AG ti permetterà di ristabilire il contatto con i tuoi membri e di comunicare sulle tue prospettive.

Dovrai quindi creare un sito per l'evento e diverse campagne di email di invito o di convocazione rivolte ai tuoi contatti per comunicare in modo efficace. Niente vieta di organizzare un'assemblea generale online. Per questo tipo di evento digitale, niente di meglio di una diretta video tramite uno studio di ripresa. Come sempre, servirà organizzazione, il più possibile in anticipo. Per i budget più contenuti, puoi optare per la tua webcam o la tua sala per videoconferenze. Inoltre, privilegia strumenti di condivisione dei contenuti per diffondere le delibere approvate e respinte.

  • Se la tua AG richiede il raggiungimento di un quorum, è quindi indispensabile pensare a un dispositivo che permetta di raggiungerlo!
    Questo passa attraverso una buona strategia di comunicazione digitale:

1 - La gestione dei tempi

Per massimizzare la partecipazione, e quindi assicurarti di raggiungere il quorum tra i tuoi partecipanti o i tuoi azionisti, dovrai inviare email d'impatto al momento giusto. Una piattaforma di gestione eventi potrà organizzare questi invii di email in modo automatico, così che la tua azienda si concentri sul contenuto piuttosto che sui vincoli tecnici.

Ecco un esempio di sequenza di email efficaci:

- Una convocazione a G-10, che indichi la data, l'orario, lo svolgimento e la durata dell'AG, oltre alla possibilità di effettuare il pre-voto (se il tuo regolamento lo consente)

- Un promemoria a G-1 con gli orari, il link di collegamento e il protocollo di accredito e voto.

- Un ultimo promemoria 15 minuti prima dell'inizio dell'accredito digitale, affinché gli invitati possano collegarsi al "live".

È molto importante verificare i tassi di clic e di apertura delle tue email, man mano che invii le campagne. Questo ti darà informazioni sull'esperienza complessiva che offri, oltre che sul coinvolgimento online del tuo pubblico.

Inoltre, raccogliere queste statistiche ti permetterà di anticipare il numero di collegamenti il giorno stesso e quindi le tue possibilità di raggiungere il quorum senza rischi. Puoi anche prevedere un pulsante "Partecipo all'AG" tramite un modulo integrato nella tua email di convocazione a G-10, per facilitare questo monitoraggio. Anche se è difficile attestare la presenza di un azionista in eventi a distanza, potrai avere una migliore visione del tasso di presenza.


2 - Il percorso utente

Chi deve partecipare alla tua Assemblea Generale? Hai uditori, persone del tuo team o altri invitati senza diritto di voto? Se la risposta è sì, è indispensabile prevedere percorsi utente diversi per queste categorie di invitati.

Infatti, questi ultimi probabilmente non hanno bisogno di effettuare un accredito con firma e non devono avere accesso allo strumento di voto sulle delibere.

Non dimenticare di comunicare il tuo regolamento al fornitore selezionato, affinché possa assicurarsi che la soluzione di voto risponda alle tue esigenze specifiche (nozioni di collegi elettorali o GAEC, deleghe, pre-voti, elezioni, ecc.).

3 - La struttura del sito "live"

Un evento virtuale è per definizione seguito da una moltitudine di invitati, ognuno con operatori internet, smartphone e computer diversi.

La tua soluzione deve essere responsive e compatibile con la maggior parte dei dispositivi. Inoltre, privilegia un'interfaccia semplice ed essenziale per non perdere gli utenti meno esperti di tecnologia.

L'ideale è avere un'immagine di sfondo, una fascia che ricordi il nome e la data dell'AG, un video della diretta e uno strumento di voto sulle delibere, il tutto su un'unica pagina.

Consiglio da professionista: se vuoi diffondere contenuti ai tuoi membri, privilegia gli invii dopo l'AG, in modo che restino concentrati sul voto e sul video durante il live.

4 - L'accompagnamento dei tuoi invitati

Partecipare a un'AG a distanza non è semplice per tutti i tuoi membri. È opportuno accompagnarli in anticipo con una comunicazione efficace e chiara.

Prevedi anche un'assistenza tecnica il giorno stesso, per non lasciarli in difficoltà in caso di domande sul collegamento. Non è sempre necessario rivolgersi a un'agenzia eventi: alcune piattaforme (come Digitevent) offrono anche questo servizio.

Infine, una chat privata con i partecipanti sul sito della tua Assemblea Generale è l'ideale per gestire le richieste e far richiamare gli invitati che hanno un problema, soprattutto quando prevedi più di 100 persone il giorno stesso!

Conclusione

Definisci bene l'obiettivo dell'AG: si tratta semplicemente di comunicare sul voto e sui suoi risultati o di costituire un quorum di votanti? Adatta la tua strategia di conseguenza.

Utilizza una soluzione per eventi online come Digitevent per garantirti la protezione dei dati e la fluidità durante tutta la riunione.

Non dimenticare che avrai bisogno di un fornitore tecnico e di un accompagnamento lungo tutto il processo.