Di fronte a un'accelerazione degli eventi digitali causata dalla pandemia, emergono nuove soluzioni di interazione digitale. Ma concentrandosi così tanto sulla riuscita degli eventi digitali, l'aspetto umano e relazionale dell'evento rischia di essere trascurato. Eppure è essenziale, ancora di più in questa situazione difficile, rimettere il partecipante al centro dell'evento, qualunque sia il tipo di evento.
L'importanza di umanizzare gli eventi digitali
Mantenere il legame con i propri partner, clienti e collaboratori è più che mai indispensabile. Infatti, essendo fisicamente lontani gli uni dagli altri, possiamo tendere a sentirci più soli, meno coinvolti, meno valorizzati, meno produttivi. E quando le aziende organizzano eventi digitali, spesso si limitano a una semplice riunione in videoconferenza, senza alcuna magia.
Ecco perché è molto importante proporre soluzioni creative, personalizzate, conviviali, dinamiche, persino divertenti!
Riportare l'umano negli eventi digitali si traduce principalmente nel concetto di coinvolgimento. E questo deve ritrovarsi ovunque.
L'invitato al centro dell'evento digitale
Una volta padroneggiata l'organizzazione tecnica (qui ti spieghiamo tutte le buone pratiche per organizzare un buon evento virtuale), accompagnare il partecipante nell'esperienza dell'evento è fondamentale.
Per questo motivo, diverse soluzioni permettono di mantenere l'invitato coinvolto, intrattenuto e interessato per tutta la durata di un evento digitale:
1. Curare ogni fase del percorso dell'utente
2. Creare piccole attenzioni che faranno la differenza per il tuo evento
3. Personalizza ogni aspetto del tuo evento per un'esperienza ottimale
Curare ogni fase del percorso dell'utente
Ti consigliamo di verificare che l'intero processo di iscrizione sia fluido, user friendly, che l'orario dell'evento sia adeguato, che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni e che il processo di iscrizione non presenti alcun difetto.
Ricorda di testare bene la tua piattaforma con più browser e almeno una volta da mobile il sito dell'evento e l'email di invito, per assicurarti che tutto corrisponda alle tue aspettative.
Un altro punto importante: verifica che le webcam siano di buona qualità e che le connessioni internet siano veloci: in questo modo, i partecipanti e gli speaker trasmettono in HD e l'esperienza è sempre più piacevole.
Non esitare a fare un debrief o a concludere l'evento tutti insieme, con un caffè in mano, in modo un po' meno formale, per finire con un tocco di leggerezza.
Creare piccole attenzioni che faranno la differenza per il tuo evento
Bisogna soprattutto essere premurosi, mettersi nei panni del partecipante per ogni fase dell'evento digitale.
Bisogna accompagnarli e curare in particolare l'esperienza di un evento virtuale.
In quest'ottica, è importante prendersi cura al massimo dei tuoi invitati, senza trascurare il piacere che trarranno dall'esperienza! Assicurati che passino un bel momento, di cui si ricorderanno e che darà loro voglia di partecipare ai tuoi futuri eventi.
Se l'evento lo consente, puoi aggiungere elementi tangibili, al di fuori del digitale. Le idee non mancano in questo campo:
· Scatole regalo da spedire;
· Pasti consegnati a domicilio;
· QR Code da scansionare per accedere ad altri contenuti;
· Messaggi personalizzati, ecc.
Più è concreto, sincero, autentico, più sei certo di dimostrare attenzione e di fare piacere! Per i tuoi team building e i tuoi seminari, ma anche per i tuoi eventi esterni, è sempre importante fare questo sforzo di autenticità.
Questa ricerca di autenticità deve essere presente anche nella tua presentazione: il virtuale permette di ridurre la distanza tra te e il tuo pubblico. In mille parole, come in un'immagine:
Personalizza ogni aspetto del tuo evento per un'esperienza ottimale
Ogni dettaglio del tuo evento digitale deve essere personalizzato! A cominciare dalla piattaforma utilizzata. Puoi chiedere al tuo esperto di eventi digitali di personalizzare l'aspetto, di integrare moduli di chat, sondaggi, documenti, quiz e persino i replay dell'evento in base all'interesse specifico dell'invitato.
Per andare oltre, dovresti anche suddividere il tuo evento in mini-workshop dedicati a determinati sotto-temi, in modo che le persone entrino direttamente nelle sale virtuali che le interessano davvero. Completa questa idea con la creazione di appuntamenti 1 to 1 per permettere ai tuoi partecipanti di fare networking e creare legami umani.
I tuoi partecipanti devono passare meno tempo a ricevere informazioni dall'alto e più tempo in azione, un po' come nel social network Clubhouse. L'organizzazione del tuo evento e le attività proposte devono essere pensate il più possibile in questo senso, soprattutto online.
Un altro modo di personalizzare l'esperienza è non dimenticare di utilizzare i tag variabili nelle tue email di invito. Questo permette di personalizzarle in base alle informazioni dei tuoi partecipanti (esempio: Ciao {prénom}, ti invitiamo a {event} il {date}).
Gli strumenti digitali contribuiscono molto a rimettere l'invitato al centro dell'evento, quando si sa sfruttare correttamente questi canali di comunicazione. Questo serve a rendere le comunicazioni digitali più umane e a rendere l'esperienza complessiva più piacevole.
Conclusione
Riportare l'umano negli eventi digitali non è così semplice.
Richiede chiaramente una competenza completa nell'organizzazione di eventi e una buona conoscenza del proprio pubblico.
Speriamo anche che questo articolo ti aiuti a umanizzare ulteriormente i tuoi eventi digitali.
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