Nati nel 1986, gli Internazionali di Francia di Badminton sono una delle 12 tappe più importanti del circuito internazionale, ribattezzato nel 2018 HSBC BWF World Tour. Per la Federazione Francese di Badminton (FFB) è un evento di punta. Innanzitutto perché rappresenta l'eccellenza di questo sport in Francia, poi perché questo momento è atteso tutto l'anno dagli appassionati e dagli amanti della disciplina. In questa occasione, la FFB utilizza Digitevent per invitare i propri ospiti e partner all'evento.

Le sfide iniziali...

Per la FFB, l'obiettivo è far vivere ai propri partner e ai loro ospiti questo evento annuale unico sul suolo francese. Tuttavia, i posti sono preziosi e ogni giorno vanno rispettate quote di inviti per poter accogliere tutti gli ospiti. Ecco le problematiche iniziali:

  • Gestione degli inviti per conto della Federazione e dei partner,
  • Iscrizione degli ospiti alle diverse giornate del torneo tenendo conto delle quote,
  • Iscrizione degli accompagnatori per i partecipanti autorizzati a venire in più persone,
  • Invio dei badge di accesso in PDF e delle conferme di iscrizione,
  • Controllo degli accessi dei partecipanti a ogni giornata del torneo,
  • Limitazione dell'accesso alle aree vip e messaggi ai partner per avvisarli dell'arrivo di ospiti importanti,
  • Ringraziamenti e condivisione dei momenti salienti dell'evento.

Gestione degli inviti per conto della Federazione e dei partner

Prima dell'evento, la FFB raccoglie l'elenco degli ospiti di ciascun partner e stabilisce per ognuno i diritti di partecipazione. Alcuni sono autorizzati ad assistere solo alle fasi di qualificazione, altri possono invitare anche alle fasi finali. Alcuni hanno il diritto di venire più giorni, altri una sola volta. Infine, alcuni hanno il diritto di venire accompagnati, in particolare per le fasi di qualificazione infrasettimanali.

Iscrizione degli ospiti alle diverse giornate del torneo tenendo conto delle quote

Un save-the-date e una campagna di inviti vengono inviati ai diversi ospiti. Grazie alla personalizzazione delle campagne, ognuno riceve un'email di invito che riporta il nome e il logo dell'entità partner che lo invita, generalmente uno sponsor dell'evento.

Dopo aver aperto l'email di invito personalizzata, i futuri partecipanti accedono al sito web creato per l'occasione tramite Digitevent. Per questo grande evento, sono stati predisposti un dominio dedicato e un indirizzo email di invio personalizzato, per offrire un'esperienza in white label completa nei confronti della FFB e del torneo. All'ospite non resta che confermare la propria presenza e indicare i giorni di partecipazione. Sono previste delle quote per le diverse giornate autorizzate. In questo modo, non c'è alcun rischio di iscrivere più persone di quante se ne possano accogliere.

Iscrizione degli accompagnatori per i partecipanti autorizzati a venire in più persone

Una volta effettuata l'iscrizione, il partecipante può eventualmente aggiungere i propri accompagnatori. Il numero di accompagnatori (così come il diritto di venire accompagnati) dipende dalla tipologia del partecipante. In modo trasparente per l'ospite, la FFB ha così determinato il numero di accompagnatori autorizzati in base a ogni tipologia di partecipanti. Le tipologie sono definite dinamicamente creando dei segmenti tramite Digitevent: si tratta di filtrare i contatti che soddisfano determinate condizioni (ad esempio: tutti coloro che vengono giovedì e sono invitati da Yonex).

Invio dei badge di accesso in PDF e delle conferme di iscrizione

Dopo ogni iscrizione online, un badge di accesso in PDF viene inviato automaticamente al partecipante (per lui e per i suoi accompagnatori). Le informazioni, così come la mappa di accesso, sono riepilogate in questa email di conferma. Il badge riporta il nome della persona, il giorno di presenza al torneo e un QR Code sicuro per controllare l'accesso il giorno dell'arrivo.

Controllo degli accessi dei partecipanti a ogni giornata del torneo

Durante l'evento, la sicurezza è fondamentale ed è necessario assicurarsi che ogni presente sia effettivamente preiscritto. Per questo, hostess e steward muniti di tablet accolgono i partecipanti ai punti di controllo. Cercano ogni persona in arrivo per nome o tramite il QR Code del badge. In pochi istanti, verificano che il partecipante sia nella lista del giorno e ne registrano l'accredito. Gli arrivi vengono sincronizzati in tempo reale su tutti i dispositivi. Questa accoglienza digitale si ripete a ogni giornata del torneo. Statistiche dettagliate per giornata e orario di arrivo vengono generate nell'account Digitevent degli organizzatori.

Limitazione dell'accesso alle aree vip e messaggi ai partner per avvisarli dell'arrivo di ospiti importanti

Oltre ad assistere alle partite, alcuni ospiti hanno accesso ad aree vip. Queste zone sono ideali per confrontarsi con il partner che invita e avviare diverse collaborazioni. Per avvisare il partner dell'arrivo dei propri ospiti, è stato messo in atto un sistema di alert via SMS. Così, non appena viene effettuata la scansione all'ingresso dell'area vip, un SMS viene inviato automaticamente a chi ha invitato per avvisarlo dell'arrivo del proprio contatto.

Ringraziamenti e condivisione dei momenti salienti dell'evento

Dopo l'evento, gli organizzatori e la FFB hanno inviato campagne email di ringraziamento ai partecipanti. Grazie al controllo accessi digitale e alla segmentazione dei contatti, hanno inviato un messaggio specifico rivolto solo a chi era effettivamente presente. Questa campagna è stata l'occasione per inviare un riepilogo dei momenti salienti e alcune informazioni sulla pratica del badminton. Un album fotografico è stato inoltre aggiunto in pochi clic sul sito dedicato all'evento.