SFR Business è la divisione dell'operatore SFR dedicata ai clienti professionali. Questo mercato B2B si basa in parte su una forza vendita specializzata che deve essere costantemente aggiornata sulle novità del gruppo, sulle offerte e sui prodotti per rispondere alle richieste, qualunque sia il settore di attività delle aziende. L'organizzazione del kick-off di inizio anno, che si è tenuto a Disneyland Paris, doveva essere impeccabile, perché dà l'impulso e stabilisce la strategia e gli obiettivi di un gruppo in evoluzione.

Le sfide iniziali...

Per gli organizzatori, l'obiettivo è riunire tutti i collaboratori nello stesso luogo per 2 giorni, il che richiede di gestire diversi aspetti organizzativi:

  • Invitare i collaboratori assicurandosi che tutti ricevano l'invito,
  • Gestire la condivisione e l'assegnazione delle camere tra i partecipanti,
  • Gestire i mezzi di trasporto e le navette per raggiungere l'evento,
  • Distribuire senza perdere tempo un badge a ogni collaboratore,
  • Condividere i momenti salienti dell'evento e raccogliere feedback per le edizioni successive.

Invitare i collaboratori assicurandosi che tutti ricevano l'invito,

Il team organizzatore ha potuto creare in pochi clic un bel sito di iscrizione con i colori di SFR Business grazie allo strumento di progettazione online Digitevent. Per rispettare l'immagine del marchio ed essere completamente in white label rispetto a Digitevent, è stato attivato un dominio dedicato. Il dominio è servito anche come indirizzo email utilizzato per l'invio degli inviti tramite Digitevent. Poiché tutti i destinatari appartenevano alla stessa azienda, il reparto IT di SFR Business ha potuto "whitelistare" l'indirizzo IP di invio delle email Digitevent per assicurarsi che tutte raggiungessero i destinatari.

Gestire la condivisione e l'assegnazione delle camere tra i partecipanti

Per permettere ai team di incontrarsi e confrontarsi, alcuni commerciali hanno dovuto condividere la camera d'hotel. Sul sito di iscrizione è stato quindi predisposto un plug-in per la prenotazione delle camere. Ognuno poteva cercare in un elenco i commerciali ancora disponibili e inviare loro una richiesta di condivisione della camera. Alla selezione di un coinquilino, veniva inviata automaticamente un'email a entrambi per confermare la prenotazione della camera con i recapiti del coinquilino. Dal back office Digitevent, gli organizzatori potevano in qualsiasi momento consultare chi era ancora senza coinquilino, oltre alle scelte di condivisione dei commerciali già assegnati a una camera "twin".

Gestire i mezzi di trasporto e le navette per raggiungere l'evento

Nel modulo di iscrizione, i collaboratori invitati hanno dovuto indicare il proprio mezzo di trasporto per raggiungere l'evento, che si teneva a Disneyland Paris. In base alla scelta (treno, aereo, car pooling, etc.), venivano richiesti dei dettagli (numero del treno, del volo, etc.). Alcune informazioni sono state comunicate anche in modo condizionale per facilitare il processo di iscrizione. Ad esempio, i dettagli delle navette dall'aeroporto sono stati proposti solo ai commerciali in arrivo in aereo. Grazie ai campi con liste a posti limitati del modulo, è stato inoltre possibile tenere conto della capacità limitata delle navette (45 posti), ottimizzando gli spostamenti ed evitando l'overbooking.

Distribuire senza perdere tempo un badge a ogni collaboratore,

All'arrivo dei collaboratori, un badge viene stampato automaticamente grazie ai tablet di accredito collegati alle mini stampanti Bluetooth Digitevent. In pochi istanti, ognuno riceve un badge nominativo che indica la propria regione e la propria specialità, per facilitare gli scambi e gli incontri durante il seminario. Inoltre, questo check-in digitale permette agli organizzatori di seguire in tempo reale gli arrivi e di individuare chi risultava assente. All'arrivo del partecipante, viene inviata automaticamente un'email per comunicare la password wifi del luogo del seminario, ricordare il nome del coinquilino e i momenti chiave del programma in arrivo.

Condividere i momenti salienti dell'evento e raccogliere feedback per le edizioni successive

Dopo l'evento, gli organizzatori hanno voluto condividere i momenti più importanti e raccogliere il parere di ciascuno sui workshop e le sessioni plenarie seguiti. Era infatti fondamentale per SFR Business capire le percezioni sul campo (potenziale delle innovazioni presentate, qualità delle informazioni ricevute, domande, etc.). È stato quindi inviato un questionario di soddisfazione online. Per incentivare i partecipanti a rispondere, è stato aggiunto un album fotografico dell'evento. L'accesso all'album era possibile solo dopo aver risposto al questionario di valutazione del kick-off. Le risposte ai questionari potevano essere consultate dal back office Digitevent sotto forma di grafici dinamici, senza alcuna rielaborazione necessaria.