Quale evento è più importante del Festival di Cannes per un gruppo cinematografico francese iconico come UGC? Ogni anno si tratta di incontrare le persone che contano nel settore. Per farlo, UGC accoglie ogni sera del festival i suoi ospiti di rilievo nella celebre Villa UGC. Vediamo come utilizzano Digitevent per gestire questo mondo così esclusivo.

Le sfide iniziali

Da anni, la Villa UGC è un punto di riferimento a Cannes per le personalità influenti del mondo del cinema. Con questo successo, sono emerse sfide strategiche e organizzative:

  • Permettere a ogni membro del team organizzativo di gestire i propri invitati in qualsiasi momento, evitando i duplicati e rispettando le regole di invito.
  • Gestire diversi livelli di permessi (dall'invitato per una serata specifica al super-VIP)
  • Massimizzare la partecipazione all'evento
  • Controllare gli accessi e rendere più fluida l'accoglienza
  • Essere avvisati dell'arrivo di alcuni VIP
  • Sfruttare i dati

Gestione del database degli invitati da parte del team organizzativo

Prima del festival, un membro del team organizzativo ha potuto aggiungere in Digitevent un database iniziale di potenziali partecipanti tramite l'importazione di un file Excel.

Vengono creati diversi campi personalizzati da utilizzare durante il festival: tipologia (vip, super-vip, in blacklist, ecc.), nome della persona che ha invitato, commento, numero di cellulare, ecc.

Durante il festival, il project manager di UGC ha condiviso i diritti di accesso con i membri del suo team per gestire l'evento su Digitevent. Sono incaricati di distribuire e gestire gli inviti in tempo reale durante il festival. Possono aggiungere o modificare un partecipante, limitare l'invito solo a determinate serate, autorizzare un accompagnatore, ecc. Ogni aggiornamento richiede pochi secondi e può essere effettuato da qualsiasi dispositivo, computer o smartphone.

Massimizzare la partecipazione all'evento

Prima del festival, un membro del team organizzativo ha potuto aggiungere in Digitevent un database iniziale di potenziali partecipanti tramite l'importazione di un file Excel.

Prima di ogni serata, viene inviato un sms e un'email di promemoria (con dress code, mappa di accesso, ecc.). I destinatari vengono filtrati tramite Digitevent per raggiungere gli invitati privilegiati. Inoltre, vengono create varianti dei messaggi per personalizzare la comunicazione con ogni invitato. Così, gli anglofoni ricevono un messaggio in inglese, e contenuti specifici vengono inviati agli attori e ai giornalisti!

Controllare gli accessi e rendere più fluida l'accoglienza

Un RSVP ("Répondez S'il Vous Plait") elettronico personalizzato viene inviato prima del Festival per affinare la lista di chi prevede di partecipare. Questo permette ai team operativi di avere visibilità sugli incontri che li attendono. Inoltre, consente di escludere gli assenti dalle successive campagne informative via email (informazioni sulle serate).

Quando un VIP arriva accompagnato, l'addetto all'accoglienza può verificare facilmente che l'invitato abbia il diritto di venire con un accompagnatore. In tal caso, quest'ultimo viene registrato come presente e i suoi dati vengono salvati per gli eventi successivi.

I tablet si sincronizzano automaticamente. Se la connessione dovesse interrompersi, l'accredito non ne sarebbe influenzato e i dati si ri-sincronizzerebbero non appena la connessione viene ripristinata.

Essere avvisati dell'arrivo di alcuni VIP

Gli organizzatori vengono avvisati via SMS in tempo reale quando alcuni dei loro invitati vengono accreditati all'ingresso dell'evento. Possono così accoglierli di persona e non perdere il loro arrivo. Alcuni invitati ricevono inoltre automaticamente un SMS di benvenuto.

Inoltre, ogni organizzatore può consultare lo stato di arrivo di qualsiasi invitato, in qualsiasi momento. Possono anche avere una visualizzazione in base a criteri specifici, per rispondere a domande come: "Chi sono i giornalisti attualmente presenti?"

Sfruttare i dati

Nel settore degli eventi, come in ogni professione, le pratiche devono migliorare nel tempo. In Digitevent, siamo convinti dell'importanza dei dati per prendere le decisioni giuste.

Oltre al risparmio di tempo organizzativo, ecco alcuni insegnamenti che UGC ha potuto trarre dalle ultime edizioni del Festival. Innanzitutto, hanno potuto analizzare l'affluenza alle serate in base ai giorni e alle tipologie di invitati. Questo ha permesso di prevedere meglio i flussi e di gestire l'affluenza. Le statistiche di arrivo sono state inoltre messe in relazione con i dati provenienti dai catering e da altri fornitori.

Infine, i dati hanno permesso di valutare qualitativamente l'affluenza e di fornire dettagli al personale operativo a contatto con gli invitati durante tutto l'anno. È stato utile sapere chi è venuto, con quale frequenza, con quante persone, chi non ha risposto all'invito, ecc.