Il Barometro Clienti sulle sfide 2023 della comunicazione degli eventi * realizzato a gennaio 2023 indica che il 52% dei professionisti intervistati prevede di realizzare la propria produzione di eventi in modalità ibrida. Tuttavia, molti eventi ibridi svoltisi nel 2021 e nel 2022 erano lontani dall'essere all'altezza delle aspettative.
L'evento ibrido è spesso considerato un compromesso in cui i partecipanti online vengono relegati a un ruolo secondario, invece di offrire loro un'esperienza a tutti gli effetti. Questa pratica porta spesso a una delusione per i partecipanti online, che non hanno vissuto la stessa esperienza di chi era presente fisicamente all'evento. L'esperienza ibrida si rivela spesso faticosa, perché non tiene conto del «tempo digitale», più rapido del «tempo fisico», e può anche risultare frustrante, perché è spesso unidirezionale.
Il digitale permette in realtà di ottenere un feedback del pubblico molto più ricco, preciso e dettagliato rispetto al fisico. Tuttavia, per sfruttare questi feedback qualificati e preziosi, è essenziale mettere in campo proposte digitali adeguate. Questo richiede la progettazione di formati di eventi specifici per beneficiare di questa ricchezza e valorizzare i partecipanti online.
Il formato ibrido sfalsato
La sfida
La preparazione di un evento fisico importante può comportare un eccesso di contenuti (relatori, messaggi, dibattiti) rispetto al tempo a disposizione, ed è impossibile aggiungere un giorno in più al programma. Gli organizzatori devono trovare soluzioni creative per gestire la quantità di contenuti mantenendo al contempo la qualità dell'evento.
LA SOLUZIONE
Proporre un prologo e/o un epilogo digitale prima e/o dopo l'evento per misurare le aspettative dei partecipanti, preparare gli animi fornendo spunti di riflessione pertinenti, raccogliere feedback e condividere i risultati. Questa configurazione ha il vantaggio di ottimizzare l'uso del tempo limitato dell'evento fisico, offrendo al contempo un'esperienza più ricca e più interattiva ai partecipanti.
Il set up
Presentare sessioni online una settimana o un mese prima/dopo il giorno dell'evento, integrate nel programma complessivo. Per garantire la partecipazione del pubblico, gli inviti devono offrire vantaggi esclusivi, come la possibilità di influenzare i contenuti dell'evento fisico durante il prologo e un accesso privilegiato ai contenuti successivi durante l'epilogo. Questo teasing permetterà di creare un'attesa positiva e di incoraggiare la partecipazione attiva degli ospiti.
Le chiavi del successo
Prevedere tempo sufficiente per preparare le sessioni a monte e a valle, oltre a integrare i feedback dei partecipanti. Questo permetterà di essere ancora più pertinenti durante l'evento fisico o per il successivo. L'anticipazione è quindi una chiave importante per garantire il successo di questo formato ibrido.
L'ispirazione
La partita di calcio della domenica sera, con un prologo e un epilogo per arricchire l'esperienza degli spettatori. PRIMA: un'analisi delle poste in gioco per dare agli spettatori le chiavi di lettura dell'incontro. DURANTE: gli spettatori seguono l'incontro in diretta. DOPO: una sessione di debrief permette di ripercorrere i momenti salienti dell'incontro e approfondire l'analisi.
Il formato ibrido multi-pubblico
La sfida
Riuscire a raggiungere diversi tipi di pubblico durante uno stesso evento, sapendo che alcuni non possono o non desiderano essere presenti sul posto.
LA SOLUZIONE
Proporre un evento fisico unico, accompagnato da sessioni digitali che beneficiano della presenza sul posto di relatori chiave, per raggiungere un pubblico specifico su un argomento preciso (per esempio, il lancio di un prodotto durante una fiera, un'offerta esclusiva o una conferenza tenuta da un relatore di fama)...
Il set up
Creare un sito web dell'evento che metta in evidenza le sessioni digitali proposte oltre all'evento fisico. Il sito dell'evento deve spiegare i vantaggi offerti ai partecipanti, anche se questi non possono partecipare di persona, e deve facilitare l'iscrizione alle sessioni digitali ritenute più interessanti.
Le chiavi del successo
Produrre sul posto le sessioni dedicate ai partecipanti a distanza, invece di limitarsi a filmare l'evento fisico. Questo permetterà di garantire un'animazione, un ritmo e un'interattività adatti a queste sessioni (quiz, sondaggi, nuvole di parole, ecc.). La produzione può essere leggera ed economica grazie alla breve durata delle sessioni (30-45 minuti).
L'ispirazione
Il salone del Bourget illustra come sia possibile essere al contempo un evento per il grande pubblico e un appuntamento professionale B2B con aspettative diametralmente opposte, pur restando sulla stessa verticale. Da un lato c'è l'importanza della riservatezza e degli scambi commerciali, dall'altro l'aspetto spettacolare e la scoperta.
Il formato ibrido multisito
La sfida
L'obiettivo dell'evento è riunire un pubblico disperso su un'ampia area geografica, tuttavia, per ragioni ambientali ed economiche, non è né possibile né auspicabile radunare tutti i partecipanti in un unico luogo. Nonostante ciò, è fondamentale preservare l'atmosfera festosa e conviviale dell'evento.
LA SOLUZIONE
Organizzare eventi fisici simultanei nei diversi luoghi fisici. I partecipanti si riuniscono così nel luogo più vicino. Il digitale garantisce la coerenza dell'insieme grazie a diffusioni multisito della sessione plenaria (per esempio) e permette di mettere in comune le interazioni.
Il set up
La messa in opera richiede una logistica di gestione centralizzata e l'utilizzo di uno strumento digitale che permetta ai partecipanti di interagire tramite il proprio cellulare, mentre i contenuti in diretta possono essere trasmessi su schermi giganti nei diversi luoghi fisici dell'evento.
Le chiavi del successo
Per riuscire, è importante avere un organizzatore dedicato a ogni sede, in grado di animare sessioni locali, oltre a una solida gestione del progetto. In cambio, l'evento sarà vissuto come un momento festoso, condiviso e intenso, senza l'impatto finanziario e ambientale legato allo spostamento di tutti i partecipanti in un unico luogo.
L'ispirazione
Il multiplex della serata elettorale. Questo esempio di formato consiste nell'organizzare dirette in diverse sedi dei partiti politici, invece di riunirle in un unico luogo fisico.
Il formato ibrido a inserto
La sfida
Organizzare un evento fisico e renderlo accessibile a un pubblico più ampio, ma senza avere la possibilità di coinvolgere questo pubblico per un lungo periodo o di farlo venire sul posto.
LA SOLUZIONE
Offrire un'esperienza digitale sotto forma di una breve sessione integrata in un evento in presenza più lungo. Questo inserto, della durata di 30 minuti per esempio, è interamente dedicato ai partecipanti a distanza. Il pubblico in presenza può essere anche filmato e contribuisce così al carattere eccezionale di questa sequenza digitale. IL SETUP La parte digitale deve essere breve ma preparata con cura, con un conduttore esperto che coinvolga i partecipanti a distanza. Questi ultimi devono sentire che la sessione è pensata appositamente per loro e che la loro opinione viene presa in considerazione, magari tramite sondaggi i cui risultati vengono utilizzati per il proseguimento dell'evento.
Le chiavi del successo
I partecipanti devono sentirsi inclusi nonostante la loro assenza fisica. Dedicare loro un tempo breve ma prezioso, con un contenuto personalizzato e interattivo, permetterà loro di sentirsi coinvolti e di capire che le loro reazioni avranno un impatto sull'evento.
L'ispirazione
Lo spettacolo dell'artista Verino, che ha creato un concept innovativo su YouTube chiamato «Dis donc internet». Ogni settimana, durante il suo spettacolo, tratta in modo umoristico l'attualità recente in una serie video rivolta esclusivamente al suo pubblico online. Per 4-8 minuti, volta le spalle al pubblico per rivolgersi alla telecamera.
Il formato ibrido in ALTERNANZA
La sfida
Organizzare eventi ricorrenti come «Town Hall Meetings», «Product Increment», seminari per i venditori, ecc. i cui costi aumentano più rapidamente del budget disponibile.
LA SOLUZIONE
Realizzare alcune occorrenze degli eventi ricorrenti in modalità 100% digitale per limitare i costi, mantenendo al contempo la qualità percepita di ogni evento fisico che rimane.
Il set up
Mettere in piedi un mini-sito che centralizzi tutti gli eventi fisici e digitali programmati, per costruire un programma ibrido coerente per l'intero anno. Per farlo, si utilizzeranno gli stessi conduttori e le stesse sequenze per entrambi i formati, offrendo al contempo attività esclusive per ciascun formato. Per esempio, più interattività per gli eventi digitali e più networking per gli eventi fisici.
Le chiavi del successo
È importante che i partecipanti non restino all'oscuro del motivo economico che giustifica questo funzionamento alternato. Se noteranno che gli eventi digitali sono preparati con cura, permettono una migliore gestione del loro tempo e che gli eventi fisici restano ricchi di contenuti, si sentiranno vincenti in entrambi i formati.
L'ispirazione
Il telelavoro rappresenta un esempio di ibridazione dell'organizzazione del lavoro, in cui i dipendenti possono beneficiare dei vantaggi offerti da entrambe le modalità. La flessibilità e la libertà di scelta tra le due sono elementi cruciali.
