Tout commence par une idée : “Et si on organisait un séminaire cette année ?” Quelques mots qui ouvrent la porte à mille possibilités… et autant de questions.
L’organisation d’un séminaire d’entreprise est une aventure à part entière, qui demande méthode, créativité et une bonne dose d’anticipation.
Ce guide complet vous accompagne dans chaque étape, avec des conseils concrets et des astuces inspirantes.
Objectif : vous permettre de construire un événement inoubliable, à la hauteur de vos ambitions.
Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Pour commencer, plongeons dans les bases : la définition de cet événement d’entreprise clé, et les différents types de séminaires à votre disposition.
La définition d’un séminaire professionnel
Un séminaire professionnel est un événement organisé par une entreprise pour réunir tout ou partie de ses collaborateurs en dehors du cadre habituel de travail. Il peut durer d’une demi-journée à plusieurs jours.
C’est à la fois un temps de travail collectif et un moment de rencontre et d’échange, souvent dans un cadre convivial et stimulant.
Les différents types de séminaires
Il existe différents types de séminaires, remplissant des objectifs événementiels différents.
- Les séminaires de motivation, ou team building, permettent de créer une dynamique collective. Ils sont idéaux pour des équipes projets, des services entiers ou des collaborateurs issus de différents pôles.
- Les séminaires de célébration sont conçus pour faire le bilan d’une période, remercier les équipes, ou encore célébrer les réussites. Ils sont adaptés à toutes les équipes.
- Les séminaires de formation font monter les collaborateurs en compétences sur une thématique précise (management, technique, soft skills…). Ils sont parfaits pour les nouvelles recrues, les managers ou les équipes techniques.
- Les séminaires commerciaux permettent de motiver les forces de vente, lancer un nouveau produit, faire le bilan ou encore préparer une nouvelle campagne. Ils peuvent être organisés pour les équipes commerciales, marketing, et relation client.
- Les séminaires de travail rassemblent les collaborateurs et les font émuler de nouvelles idées et de bonnes pratiques sur un sujet dédié.
- Les séminaires de management permettent de regrouper les managers, leur faire partager leurs expériences, et les mettre à jour sur leurs compétences managériales.
- Les séminaires d’intégration, ou séminaires d’onboarding, ont pour but d’accueillir les nouveaux arrivants et de leur faire découvrir l’entreprise. Ils peuvent être organisés une fois par trimestre pour accueillir les nouvelles recrues.
- Les séminaires de direction créent un temps de recul entre dirigeants (membres du COMEX ou CODIR), pour les aider à prendre des décisions clés, planifier, arbitrer.
Pourquoi organiser un séminaire professionnel ?
Début 2024, le nombre de participants aux séminaires d’entreprises avait augmenté de plus de 10 % par rapport à l’année précédente (Les Echos).
Et pour cause ! Malgré une période de crise économique et de budgets d’entreprise tendus, les organisations continuent à miser sur le format séminaire pour atteindre leurs objectifs RH et business.
En organisant votre séminaire d’entreprise, vous pouvez espérer :
- Renforcer l’esprit d’équipe. Un séminaire professionnel crée du lien entre les collaborateurs, brise les silos, et donc, améliore la collaboration et l’ambiance de travail au quotidien.
- Partager une vision commune. Ce type d’événement est idéal pour aligner les équipes autour de valeurs, d’une stratégie ou d’objectifs communs.
- Valoriser et motiver les collaborateurs. Envie de remercier vos employés pour les bons résultats générés, ou de les engager à s’améliorer ? Un séminaire est idéal.
- Développer les compétences. À l’échelle d’une équipe ou d’une entreprise toute entière, un séminaire de formation peut vous aider à faire monter vos collaborateurs en compétences.
- Stimuler la créativité et l’innovation. En sortant les collaborateurs de leur cadre de travail habituel, vous créez une émulation entre différentes équipes et favoriser l’émergence d’idées nouvelles grâce au brainstorming.
- Créer un temps fort dans l’année. Le séminaire d’entreprise est typiquement utilisé pour marquer un jalon, faire le bilan d’une période, lancer un projet, ou encore célébrer un succès collectivement.
- Créer du lien entre des équipes distantes. Le format séminaire est idéal pour les entreprises multi-sites ou qui proposent du télétravail.
- Renforcer la culture d’entreprise. Cet événement d’entreprise permet de transmettre vos valeurs et de donner du sens aux missions quotidiennes de vos collaborateurs.
- Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants, dans le cadre d’un séminaire d’onboarding.
Quelles étapes pour une organisation de séminaire d’entreprise sans accroc ?
Organiser un séminaire d’entreprise original et marquant demande une grande attention aux détails. Utilisez les étapes suivantes comme une checklist pour ne rien laisser au hasard.
Fixer les objectifs de votre séminaire
Première étape préliminaire à toutes les autres : savoir pourquoi vous voulez organiser votre événement d’entreprise interne. Le bon objectif est celui qui aligne les attentes de l’entreprise, les besoins des participants et le contexte du moment.
Pour sélectionner votre objectif, vous pouvez vous référer à la partie précédente de cet article, qui les liste avec précision.
Pour bien fixer vos objectifs, vous devez :
- Comprendre les enjeux stratégiques derrière votre événement. Qu’est-ce que vous voulez que les participants retiennent ou ressentent ? Quel changement attendez-vous après l’événement ?
- Penser aux attentes des participants. Qu’ont-ils besoin de mieux comprendre ? Quelles frustrations ou attentes pourraient être adressées ? Ont-ils besoin de reconnaissance, d’écoute, de lien, d’inspiration ?
Attention à vous fixer un nombre limité d’objectifs. Il est recommandé de sélectionner un à trois objectifs maximum - et ceux-ci doivent être clairs, réalistes et idéalement mesurables.
Trouver un thème accrocheur
Le thème est le fil conducteur qui donne du sens, du ton et de la cohérence à tout le séminaire.
La clé du succès pour trouver un bon thème : tenir compte du contexte de l’entreprise, et adapter la thématique à la réalité du moment que vit votre organisation. Vous avez besoin de remobiliser vos équipes ? Axez votre événement sur la cohésion. Vous devez déployer une nouvelle stratégie ? Misez sur la thématique de l’alignement. Des conflits ou tensions perturbent votre entreprise ? Axez votre thème sur la communication.
Veillez également à choisir un thème qui peut se décliner visuellement et éditorialement. L’idée est de trouver un thème qu’il est possible d’incarner dans le nom de votre événement, mais aussi dans les visuels qui y sont associés (le logo, les supports de communication, les goodies…), les activités, les prises de parole…
Par exemple, si vous choisissez comme thème “Vers l’infini et au-delà” pour un séminaire d’innovation, cette thématique peut se décliner avec un livret de bord d’astronaute pour chaque participant, des visuels de fusée, et une animation “Objectif : Lune”.
Soyez créatif et cohérent - vos participants vous le rendront en engagement !
Sélectionner la date de l’événement
La troisième étape consiste à choisir avec minutie la date de votre séminaire. Anticipez au maximum cette date. Il est recommandé de préparer quatre à six mois à l’avance votre événement, pour pouvoir réserver les meilleurs lieux et minimiser le taux de no-show.
Quelques conseils en plus pour vous aider :
- Évitez les périodes à risque, comme les vacances scolaires, les ponts, les jours fériés, ou les périodes de pic d’activité (périodes de clôture comptable, peak season…).
- Choisissez un jour de la semaine propice aux objectifs que vous vous êtes fixés. Pour un séminaire de travail, privilégiez un mardi ou un jeudi. A contrario, pour un séminaire plus festif, un vendredi (qui déborde sur le week-end) peut être intéressant.
- Croisez les agendas des personnes-clés comme la direction générale et les intervenants, pour vous assurer qu’elles pourront être présentes.
N’hésitez pas à lancer un sondage pour déterminer les dates les plus appropriées pour l’intégralité de vos participants.
Choisir le lieu pour votre séminaire d’entreprise
Le lieu de votre séminaire n’est pas un simple décor : c’est un vecteur d’expérience participant. C’est pourquoi vous devez adapter le lieu de votre séminaire à ses objectifs et à son format.
Par exemple :
- Pour un séminaire stratégique, choisissez un lieu propice à la concentration, comme un hôtel à la campagne.
- Pour un séminaire de cohésion, sélectionnez un lieu au vert avec de grands espaces pour organiser les activités, comme un château ou un domaine. Ce type de lieu est de plus en plus plébiscité par les entreprises : 20 % des réservations de ces lieux sont des réservations BtoB (Naboo).
- Pour un séminaire créatif, choisissez un lieu atypique, comme un loft ou une friche industrielle réaménagée.
Pensez à bien évaluer la capacité d’accueil de votre lieu, en fonction de vos attentes. Avez-vous des besoins en hébergements ? En salles adaptées pour une grande plénière, ou pour des ateliers en sous-groupes ? En accessibilité pour les PMR ?
Enfin, choisissez si besoin un lieu avec des services, comme la restauration, le matériel technique, ou encore la coordination sur place…
Et bien entendu, prenez le temps de faire une visite du lieu pour vous projeter avant de signer !
Créer le programme de votre séminaire d’entreprise
Il est maintenant temps de déterminer la durée de votre séminaire, ainsi que les contraintes horaires : heures d’arrivée, heures de départ, transports, pauses repas…
Chaque séquence de votre programme doit avoir un lien avec les objectifs et le thème de l’événement. Demandez-vous à chaque instant de l’organisation de votre séminaire quelle valeur telle ou telle activité apporte aux participants.
Vous pouvez notamment imaginer intégrer à votre séminaire :
- Des plénières et discours
- Des ateliers en petits groupes
- Des activités ludiques ou des challenges collectifs
- Des team buildings ou des ice breakers
- Des temps informels : repas, pauses, soirée…
Quel que soit votre choix, alternez les formats pour maintenir l’attention des participants. Répartissez dans votre programme des temps d’activités, des temps de parole, et des moments de détente ou de pause. Changez de format toutes les 60 à 90 minutes pour créer l’engagement participant.
Et attention : prévoyez des horaires larges, pour éviter que votre programme tombe totalement à l’eau en cas de retard, ou que vos participants doivent courir d’une activité à l’autre !
Gérer les inscriptions à votre séminaire
L’ étape de gestion des inscriptions à votre événement est cruciale. Le but : mettre en place un système d’invitation à votre séminaire qui maximise la participation de vos invités.
Pour ce faire, envoyez vos invitations en ligne et prévoyez vos relances. Choisissez un outil qui envoie des emails de confirmation après l’inscription.
Le petit plus à ne pas manquer : pensez à la gestion des accompagnants, si votre format de séminaire s’y prête. Votre solution logicielle doit permettre d’automatiser l’inscription des +1 de vos participants.
Bonne nouvelle : c’est le cas sur la plateforme de gestion événementielle Digitevent, où vous créez de manière simple et personnalisée votre invitation en ligne, aux couleurs de votre marque.
Prévoir la logistique de votre événement
De l’accueil café au micro qui fonctionne en salle plénière, la logistique est la colonne vertébrale de votre événement.
Voici la majeure partie des points logistiques à anticiper dans l’organisation de votre séminaire :
- Les transports et les déplacements. Prévoyez les moyens d’accès au lieu (trains, avions, transports groupés…), ainsi que le stationnement sur place si besoin, en mettant en place des horaires réalistes par rapport aux heures prévues au programme.
- Les espaces et la signalétique. Définissez les différents espaces, selon les différentes activités prévues, et mettez en place un fléchage de ces espaces.
- Le matériel et les équipements. Faites la liste de tout ce dont vous avez besoin : équipement audiovisuel et sonorisation, connexion Wi-Fi, mobilier, fournitures pour les ateliers (type stylos, paperboards ou post-its)...
- La restauration. Choisissez un traiteur si le lieu que vous avez sélectionné ne propose pas de services de restauration. Prévoyez avec votre traiteur la nourriture pour les repas, mais aussi pour les pauses, en prenant en compte les régimes alimentaires spécifiques des participants.
- L’hébergement. Si vous souhaitez organiser un séminaire résidentiel, si possible, regroupez les participants par équipe ou par fonction. Envoyez bien en amont les informations pratiques : adresse, horaires, modalités de check-in et check-out…
- Le contrôle d’accès. Organisez l’émargement digital de vos invités avec des badges dotés de QR codes pour sécuriser les entrées, mais aussi simplifier l’accueil de votre séminaire.
Préparer votre plan de communication
Organiser un événement d’entreprise, c’est aussi penser à la manière dont vous allez communiquer dessus. De l’annonce du séminaire à la communication post-événement, chaque étape doit être pensée pour créer de l’engagement et maximiser l’impact.
Avant votre séminaire, utilisez les canaux adaptés à votre audience : emails, Intranet, newsletter, affichage dans les locaux… Présentez un teaser de l’événement, et multipliez les formats pour attirer l’attention et créer l’engagement.
Pendant l’événement, mettez en place un programme et un planning à distribuer au début de votre séminaire. Pour ce faire, vous pouvez créer une application participant, qui met en avant les intervenants et les partenaires, et permet à vos collaborateurs de s’inscrire aux activités de leur choix, et de communiquer entre eux.
En aval de l’événement, prévoyez des emails de remerciement. Préparez également un plan pour diffuser le contenu de votre événement (slides, vidéos, photos…), ou encore une vidéo récap’ qui feront vivre votre séminaire a posteriori. Pensez également à envoyer un questionnaire de satisfaction pour recueillir les insights et témoignages de vos participants.
Établir le budget de votre séminaire d’entreprise
Le budget de votre séminaire va dépendre de nombreux facteurs.
Pour vous en faire une idée, voici un benchmark issu d’une étude Naboo datant de 2024. Le coût de séminaire varie entre un coût standard (entre 251 et 350 € par personne et par nuit, qui représente 31 % des séminaires) et un coût “premium” (à plus de 451 €, représentant 28 % des séminaires).
Pour établir votre budget, veillez à estimer le nombre de participants, qui aura un impact direct sur vos coûts.
Puis définissez les différents postes de dépenses, en les classant selon qu’il s’agit de coûts fixes ou variables :
- Les coûts fixes comprennent la location de l’espace, du matériel, de l’hébergement, de la restauration, du transport…
- Les coûts variables incluent les cadeaux et goodies de votre séminaire, la communication, les prestataires externes, les activités annexes…
Prévoyez toujours une marge d’imprévu d’environ 10 à 15 % dans votre budget pour rester serein - car un événement ne se déroule jamais totalement comme on l’a prévu !
Mesurer le succès de votre séminaire d’entreprise
Dernière étape de l’organisation d’un séminaire d’entreprise : la mesure de sa performance.
D’un côté, suivez les KPI généraux de votre événement : taux de participation, engagement des participants sur les réseaux sociaux (likes, partages…), taux de satisfaction des participants.
Mais trackez également les métriques directement liées à vos objectifs - par exemple :
- Pour un séminaire de formation, la réussite aux évaluations de fin de parcours
- Pour un séminaire commercial, l’évolution du taux de conversion suite au séminaire
- Pour un séminaire d’intégration, le taux de fidélisation des collaborateurs trois mois après l’événement…
Comment animer un séminaire ?
Animer un séminaire, c’est tout un art !
Il est possible de nommer votre manager ou dirigeant comme animateur du séminaire, ou bien de faire appel à un animateur externe pour mener à bien les animations des participants.
Quel que soit votre choix, votre animateur doit se préparer à l’événement.
Il doit notamment :
- S’emparer du sujet de l’événement pour le maîtriser. Briefez-le bien sur les objectifs, les supports, les messages à passer ou encore le contenu du séminaire.
- Connaître le déroulement de l’événement sur le bout des doigts, pour s’assurer que le temps imparti à chaque activité est respecté.
- Préparer les réponses aux questions éventuelles des participants.
- Créer du lien avec les participants, en restant à l’écoute de leurs contributions aux débats et de leurs besoins.
💬 La citation de l’expert Digitevent :
“Quel que soit l’objectif de votre séminaire d’entreprise, ce qui marquera les esprits de vos participants, c’est avant tout l’expérience qu’ils en font. La cohérence de votre thème avec les enjeux qu’ils vivent au quotidien, la scénarisation de votre programme, l’adéquation du lieu avec vos objectifs, le lien fait avec vos valeurs d’entreprise : voilà ce que vos participants retiendront de votre événement. Alors, pour pouvoir vous focaliser sur la création d’un événement vraiment engageant, misez au maximum sur l’automatisation des tâches organisationnelles. Par exemple, l’envoi des invitations et des questionnaires de satisfaction ou la gestion du networking sont des tâches qui peuvent être automatisées par un logiciel de gestion de séminaire.”
— Clément Gonet, Account Manager chez Digitevent
5 conseils en plus pour réussir votre séminaire
Vous prendrez bien quelques clés de succès supplémentaires, pour vous assurer une organisation de séminaire d’entreprise en toute sérénité ?
Créer une équipe dédiée
Organiser un séminaire d’entreprise seul est mission impossible. Vous pouvez bien entendu faire appel à une agence événementielle pour vous aider.
Mais, même si vous souhaitez vous en charger en interne, veillez à déléguer les responsabilités. Nommez un membre dédié à la logistique, un autre pour la communication, un pour l’accueil des participants… Et assurez-vous que chacun connaît son rôle et son plan d’action.
Prévoir des solutions de secours
Que faites-vous si un élément ne se déroule pas tout à fait comme vous l’avez prévu ? Pas de souci : sortez votre botte secrète - vos solutions de secours.
En cas de problèmes techniques, ayez un plan B pour la technologie - par exemple, en cas de panne de projecteur, ou de connexion Wi-Fi instable…
En cas de retards ou d’annulations d’intervenants, prévoyez des intervenants ou des animateurs de secours, ou un plan de remplacement pour les sessions qui risquent d’être impactées.
Penser éco-responsabilité
De plus en plus de participants sont soucieux de l’impact environnemental de leurs pratiques - et ce, même lors de leur participation à des événements professionnels. Et le fait d’organiser un séminaire éco-responsable participe à la stratégie RSE de votre entreprise, et à son image de marque employeur.
Prenez donc le temps de chercher des solutions événementielles éco-responsables pour votre séminaire.
Cela peut notamment inclure :
- Le fait d’organiser votre événement à moins d’une heure des bureaux de l’entreprise - comme c’était le cas pour un séminaire sur deux en 2024 (Naboo).
- Le choix d’un lieu éco-responsable, doté d’une certification officielle comme un Ecolabel ou le label HQE.
- La mise en place d’une offre de restauration durable, avec un menu végétarien, à base de produits locaux, et un système de consigne.
- La limitation de l’utilisation des énergies, en prévoyant d’utiliser au maximum la lumière du jour, par exemple.
- La sélection de matériaux durables pour vos décors, votre signalétique ou vos goodies…
Pour aller plus loin, découvrez nos 12 actions concrètes pour organiser un événement éco-responsable.
Travailler la scénarisation du programme
Pour marquer durablement les esprits, le programme de votre séminaire doit être orchestré de manière savante.
Veillez à le scénariser en prévoyant :
- Un début fort. Commencez par briser la glace avec une présentation et/ou une collation. Puis faites introduire le séminaire par votre manager ou dirigeant, pour partager les objectifs du séminaire et créer l’engagement de tous. Vous pouvez à cette occasion faire une revue des réussites sur la période ou des challenges à relever à l’avenir.
- Un milieu engageant, comprenant par exemple des réunions de travail, des moments de réflexion ou de collaboration.
- Une fin marquante, avec pourquoi pas une restitution, une annonce en grande pompe, ou encore la distribution d’un cadeau de départ.
Mettre en place une application participant engageante
Pour favoriser l’engagement de vos participants tout au long de vos séminaires d’entreprise, rien de tel qu’une application dédiée !
L’idée : déployer une application participant qui leur permette de personnaliser en amont leur agenda, et de le suivre tout au long de l’événement. Dessus, ils peuvent s’inscrire aux ateliers et animations qui leur donnent le plus envie, et créer leur planning personnel en quelques clics seulement. Malin !
Vous voilà paré à organiser votre prochain séminaire, et fédérer vos collaborateurs autour d’un moment fort et plein d’incentive ! Envie de vous simplifier la tâche ? Digitevent, la plateforme de gestion d’événements intuitive et puissante, vous accompagne de bout en bout dans l’organisation de vos séminaires professionnels - depuis l’envoi de vos invitations jusqu’au networking entre participants.
Et si on menait vos séminaires plus loin ensemble ?
