Hemos preparado una lista de 10 aspectos clave que debes tener en cuenta para sacar el máximo partido a tu próxima plataforma de inscripción.

1. Identifica tus necesidades

La elección de tu plataforma de inscripción debe estar motivada por una comprensión y anticipación perfectas de tus necesidades.

Esto te permitirá comparar funcionalidades y tarifas de forma objetiva.

Aquí tienes algunos ejes que pueden influir considerablemente en tu elección:

  • ¿La inscripción a mi evento es gratuita o de pago (venta de entradas)?
  • ¿La plataforma debe ser capaz de gestionar inscripciones de grupos?
  • ¿Voy a necesitar funcionalidades complementarias a la inscripción: check-in, networking, reuniones entre participantes...?

2. ¡No subestimes la confidencialidad y la seguridad!

Una ventaja de usar una plataforma es no tener que compartir tus listados por email y limitar el número de personas que tienen acceso a ellos. Pero para eso, la plataforma elegida debe ser segura. Para asegurarte:

  • Lee su política de privacidad a grandes rasgos
  • Asegúrate de que la plataforma tiene un tamaño y una trayectoria creíbles
  • Pregunta si se han realizado auditorías de seguridad
  • Solicita detalles sobre el cumplimiento del RGPD
  • Verifica que los datos se almacenan en la UE. Una empresa francesa (p. ej.: Digitevent, Weezevent) tendrá más probabilidades de operar en un marco regulatorio similar al tuyo.

3. ¡Compara!

Una promesa y la presentación de un comercial no lo son todo. Solicita una demostración del producto y/o una cuenta de prueba. Esta prueba te permitirá formarte una opinión sobre la experiencia de usuario, tanto para tus futuros participantes como para el equipo organizador. Compara también las valoraciones en Google. «La plataforma elegida debe ser ergonómica, rápida y transmitir confianza», explica Lucien Derhy, cofundador de Digitevent. «¡Tienes que disfrutar trabajando con ella!» Detrás de la palabra «plataforma de inscripción» pueden esconderse realidades muy distintas que distan mucho de ser equivalentes...

4. No te precipites en la configuración de la plataforma

La plataforma es un medio para materializar técnicamente tu plan de evento. Pero para ello, tu estrategia debe estar claramente definida con antelación. Antes de empezar la configuración, necesitas saber quiénes serán tus partes interesadas y cuáles son sus motivaciones para participar en el evento. Pregúntate siempre por qué y qué hará venir a tus participantes. En función de ello, podrás establecer un plan de comunicación óptimo y transmitir el mensaje adecuado, tanto en las campañas como en el sitio web de inscripción.

Define objetivos claros, en particular en cuanto a la progresión de las inscripciones. Al fijar un objetivo de número de asistentes y suponiendo una tasa de conversión, sabrás cuántos contactos invitar y, si es necesario, si hay que intensificar el esfuerzo de marketing.

5. Importa tu identidad de marca y aplícala de forma rigurosa

Sé fiel a tu imagen de marca, tanto en el sitio web como en tus campañas de marketing.

  • Importa un logo en png actualizado y bien recortado
  • Identifica los 4-5 colores oficiales de la paleta de la marca. Usa solo esos y no improvises ninguna variación...
  • Identifica la fuente utilizada por la marca (a veces diferente para textos y títulos)
  • Identifica el nivel de redondeo, especialmente para los botones. Por ejemplo, la marca Orange es «cuadrada» mientras que Natixis es mucho más «redondeada».
  • ¡Usa únicamente los elementos visuales de la marca!

Una buena plataforma debe permitirte crear sitios web atractivos, acordes a la imagen de marca, sin requerir esfuerzos de diseño por tu parte. Por ejemplo, en una plataforma como Digitevent, tu identidad gráfica está centralizada para garantizar la coherencia de los estilos.

6. Asegúrate de que tu sitio web de evento sea atractivo y completo

Los organizadores pueden tender a no ponerse en el lugar del invitado cuando diseñan el sitio del evento. Para ellos, que están en el secreto de la organización, ciertos detalles se han vuelto evidentes. Antes de lanzarte, tómate el tiempo de consultar a distintos interlocutores y hazles preguntas como:

  • «¿Qué argumentos te harían inscribirte en el evento?»
  • «Si tuvieras que inscribirte, ¿qué información necesitarías?»

Aquí tienes algunos ejemplos de elementos a los que tu sitio debe dar respuesta:

  • Interés de participar en el evento
  • Dirección y acceso (aparcamiento, carpooling, lanzaderas...)
  • Precio y condiciones de cancelación
  • Posibilidad de venir acompañado o de transferir la invitación a un compañero
  • ¿Cómo modificar la inscripción?

Prevé una FAQ y un medio para que los participantes puedan contactarte desde el sitio de inscripción.

7. Crea un formulario de inscripción conciso y claro

El formulario de inscripción debe ser sencillo y claro. Cuantas menos preguntas hagas, mayor será la tasa de conversión. Puedes considerar dos trucos:

  • Segmenta tus formularios para que cada invitado solo vea las preguntas relevantes para él (por ejemplo, pregunta por las restricciones alimentarias solo a quienes hayan indicado que participarán en el «almuerzo del evento»)
  • Envía un cuestionario complementario tras la inscripción para solicitar otras informaciones menos esenciales.

8. Define la estrategia de invitación y recordatorio

Diseña tus mensajes de invitación con cuidado. Elige una plataforma que te permita segmentar tus campañas para enviar secuencias de invitación distintas según el tipo de invitado. Debes poder enviar recordatorios solo a quienes no se hayan inscrito. Planifica con precisión el número de recordatorios y sus fechas. Envía cada uno a horas y días distintos para maximizar las posibilidades de llegar a tu público objetivo, y utiliza argumentos variados para asegurarte de dar en el blanco.

9. ¡Prueba, prueba y ejecuta!

Sé perfeccionista y toma distancia. Prueba el proceso de inscripción en su totalidad. Un buen método para encontrar errores es hacer una demostración completa del proceso a algunos compañeros. Cada vez, cubre un caso distinto (p. ej.: recorrido en móvil, recorrido de un participante VIP, etc.).

10. Elabora un informe de rendimiento e itera

Durante y después del evento, esfuérzate por redactar un informe escrito de tu experiencia con la plataforma. Identifica lo que fue un éxito y lo que te faltó (o lo que te hizo perder tiempo). Comparte ese informe con tu equipo y con tu interlocutor en la plataforma para extraer lecciones y mejorar la gestión de los próximos eventos.