Te hemos preparado una lista de 10 aspectos cruciales a tener en cuenta para maximizar el uso de tu próxima plataforma de inscripción.

1. Identifica tus necesidades

La elección de tu plataforma de inscripción debe basarse en una comprensión y anticipación perfectas de tus necesidades.

Esto te permitirá comparar de forma objetiva las funcionalidades y las tarifas.

Estos son algunos aspectos que pueden influir mucho en tu elección:

  • ¿La inscripción a mi evento es gratuita o de pago (venta de entradas)?
  • ¿Debe la plataforma poder gestionar las inscripciones de grupos?
  • ¿Voy a necesitar funcionalidades adicionales a la inscripción, como el check-in, el networking, las reuniones entre asistentes, etc.?

2. ¡No subestimes la confidencialidad y la seguridad!

Una de las ventajas de usar una plataforma es dejar de compartir tus listados por correo electrónico y limitar quién tiene acceso a ellos. Pero para eso, la plataforma elegida debe ser segura. Para asegurarte de ello:

  • Lee su política de privacidad, al menos de forma general
  • Asegúrate de que la plataforma tenga un tamaño y una antigüedad creíbles
  • Pregunta si se han realizado auditorías de seguridad
  • Pide detalles sobre el cumplimiento del RGPD
  • Comprueba que los datos se almacenan en la UE. Una empresa francesa (por ejemplo, Digitevent, Weezevent) tendrá más probabilidades de operar bajo un marco normativo similar al tuyo.

3. ¡Compara!

Una promesa y una presentación de un comercial no lo son todo. Pide una demostración del producto o una cuenta de prueba. Esta prueba te permitirá formarte una opinión sobre la experiencia de usuario, tanto para tus futuros asistentes como para el equipo organizador. Compara también las valoraciones en Google. "La plataforma elegida debe ser ergonómica, rápida y tranquilizadora", explica Lucien Derhy, cofundador de Digitevent. "Tiene que gustarte trabajar con ella". Detrás de la palabra "plataforma de inscripción" se pueden esconder realidades muy distintas entre sí.

4. No te precipites en la configuración de la plataforma

La plataforma es una forma de plasmar técnicamente tu plan de evento. Pero para ello, tu estrategia debe estar claramente definida de antemano. Antes de empezar la configuración, necesitas saber quiénes serán tus partes interesadas y cuáles son sus motivaciones para participar en el evento. Pregúntate siempre por qué y qué hará que tus asistentes acudan. En función de eso, podrás establecer un plan de comunicación óptimo y transmitir el mensaje adecuado, tanto en las campañas como en el sitio de inscripción.

Define objetivos claros, especialmente en relación con la evolución de las inscripciones. Al fijar un objetivo de número de asistentes y suponer una tasa de conversión, sabrás cuántos prospectos invitar y, en su caso, si es necesario reforzar el esfuerzo de marketing.

5. ¡Importa tu manual de marca y aplícalo escrupulosamente!

Mantente fiel a tu imagen de marca, tanto en el sitio web como en tus campañas de marketing.

  • Importa un logo en formato png actualizado y bien recortado
  • Identifica los 4-5 colores oficiales de la paleta de la marca. Usa solo esos y no improvises ninguna variante.
  • Identifica la tipografía utilizada por la marca (a veces distinta para los textos y los títulos)
  • identifica el nivel de redondeo, especialmente en los botones. Por ejemplo, la marca Orange es "cuadrada", mientras que Natixis es mucho más "redondeada".
  • ¡Usa únicamente elementos visuales de la marca!

Una buena plataforma debe permitirte crear sitios atractivos, fieles a la imagen de tu marca, sin que tengas que hacer esfuerzos de diseño. Por ejemplo, en una plataforma como Digitevent, tu manual de marca está centralizado para garantizar la coherencia de los estilos.

6. Asegúrate de que tu sitio del evento sea atractivo y completo

Los organizadores pueden tender a no ponerse en el lugar del invitado al diseñar el sitio del evento. Para quienes conocen los entresijos de la organización, ciertos detalles resultan obvios. Antes de empezar, tómate el tiempo de preguntar a distintas personas, planteándoles preguntas como:

  • "¿Qué argumentos te harían inscribirte al evento?
  • "Si tuvieras que inscribirte, qué información necesitarías" ?

Estos son algunos ejemplos de elementos a los que debe responder tu sitio:

  • El interés de participar en el evento
  • Dirección y cómo llegar (aparcamiento, coche compartido, transporte, etc.)
  • Precio y condiciones de cancelación
  • Posibilidad de venir acompañado o de transferir la invitación a un compañero
  • ¿Cómo modificar la inscripción?

Prevé una sección de preguntas frecuentes y una forma de que los asistentes puedan contactarte desde el sitio de inscripción.

7. Diseña un formulario de inscripción conciso y claro

El formulario de inscripción debe ser simple y claro. Cuantas menos preguntas hagas, mayor será la tasa de conversión. Se pueden considerar dos trucos:

  • Segmenta tus formularios para que cada invitado vea solo las preguntas relevantes para él (por ejemplo, pregunta por las restricciones alimentarias únicamente a quienes hayan indicado que asistirán al "almuerzo del evento")
  • Envía un cuestionario adicional después de la inscripción para pedir otra información menos esencial.

8. Define la estrategia de invitación y de recordatorio

Diseña tus mensajes de invitación con cuidado. Elige una plataforma que te permita segmentar tus campañas para enviar secuencias de invitación distintas según los tipos de invitado. Debes poder enviar recordatorios solo a quienes no se hayan inscrito. Planifica con precisión el número de recordatorios y sus fechas. Envía cada recordatorio en horas y días diferentes para maximizar las posibilidades de llegar a tu público, ¡y utiliza argumentos variados para asegurarte de dar en el clavo!

9. ¡Prueba, prueba y ejecuta!

Sé perfeccionista y toma distancia. Prueba el recorrido de inscripción de principio a fin. Una buena forma de detectar errores es hacer una demostración completa del proceso a algunos compañeros. Cada vez, cubre un caso distinto (por ejemplo, el recorrido en móvil, el de un asistente VIP, etc.).

10. ¡Haz un informe de rendimiento e itera!

Durante y después del evento, esfuérzate por elaborar un informe escrito de tu experiencia con la plataforma. Identifica lo que funcionó bien y lo que echaste en falta (o lo que te hizo perder tiempo). Comparte este informe con tu equipo y con tu contacto en la plataforma para sacar conclusiones y mejorar la gestión de los próximos eventos.