En 2020 más que nunca, el evento (ya sea presencial, virtual o híbrido) debe convertirse en una auténtica experiencia para tener pleno éxito. Y qué mejor experiencia que divertirse y pasar un buen rato en un evento. ¿Cómo conseguir que tus participantes o tus clientes se mantengan comprometidos durante tus eventos, sean presenciales u online?
La risa (y, en su defecto, la sonrisa) como experiencia
Existen muchas formas de sorprender a tu audiencia si el tono de tu evento lo permite, para hacerlo más divertido para todos. No hay nada mejor para una mejor asimilación de la información que vincular emocionalmente a tu audiencia con tu evento. Si tu evento es un evento interno, motiva a tus equipos a participar prometiendo un momento distendido e informal. Aquí tienes algunos ejemplos de iniciativas que hemos visto:
- A través de tus ponentes: pueden ser relevantes, pero ¿marcan todas las casillas? El humor de los ponentes te permite dinamizar tu evento y protegerte de las bajadas de atención. No dudes en recurrir a humoristas (date una vuelta por el Paname Comedy Club para ver el talento del momento en formato monólogo) para animar tus eventos. (Además, así te mantienes joven y al día de los nuevos talentos de la comedia).
- A través de juegos que añaden un plus de implicación a los eventos: por ejemplo, en el caso de una feria profesional, puedes organizar tus estands y talleres de forma que cada visita otorgue puntos a los visitantes. Al final del evento, los participantes pueden consultar su puntuación y, si quieren, canjear sus puntos por regalos. Todo el mundo sale ganando: tus visitantes han recorrido más estands de lo habitual, se van contentos con un regalo y una sensación positiva, con cierta nostalgia del ambiente de las verbenas populares.
- A través de la organización de un evento de disfraces (a ser posible con una temática concreta): el tono se vuelve desenfadado, la gente está encantada de participar en el juego de un día que se sale de lo habitual. De hecho, es mucho más fácil hablar de cosas serias cuando el ambiente es distendido. Del mismo modo, esto facilita enormemente el primer paso hacia nuevos encuentros (y, evidentemente, no hace falta disfrazarse por completo, un simple complemento puede bastar).
¿Se puede ser gracioso en videoconferencia?
La necesidad de convertir un evento en una experiencia se aplica al menos igual de bien a tus eventos virtuales e híbridos. Teniendo en cuenta la cantidad de eventos virtuales organizados desde marzo de 2020, necesitas trucos para mantener a tus participantes comprometidos. Como el cansancio y el aburrimiento son lógicamente más frecuentes detrás de una pantalla, se puede compensar la falta de interacción humana física con:
- Juegos de rol virtuales: la interacción virtual puede empezar, por ejemplo, con una ronda de presentaciones para relajar el ambiente y conocer mejor a los participantes, de modo que el evento se vuelva menos anónimo. Para ello, puedes usar cuestionarios en Kahoot, blind tests virtuales y otros juegos en grupo que animan y divierten a los compañeros, que a veces pueden sentir la soledad del aislamiento y el teletrabajo.
- Aperitivos virtuales al final de los eventos: en Digitevent, al terminar las reuniones por videoconferencia (cosas del confinamiento), nos gustaba pasar 10-15 minutos con una copa en la mano hablando de algo que no fuera el trabajo, para desconectar y ampliar la conversación a temas más personales.
- Retos: ¿has probado alguna vez un escape room virtual? No hay nada más divertido para reforzar la cohesión de tus equipos. Muchos juegos como "Keep talking and nobody explodes" permiten mejorar la comunicación mientras se plantea un reto a tus equipos (en este caso, un tiempo determinado para desactivar una bomba virtual).
- O, todavía más atrevido, invitando a un cómico a la videoconferencia. La idea es sencilla: ¿y si unos cómicos vinieran a hacer tus eventos más divertidos? Una startup neoyorquina lo ha hecho: se llama Laugh.Events. Muchos empleados encuentran aburridas sus reuniones de trabajo. Por eso la empresa ha querido crear un formato totalmente nuevo: lo llaman LaaS (Laugh as a Service), que parodia el acrónimo SaaS. Esta idea se puede aplicar a empresas de cualquier tamaño y a (casi) cualquier tipo de evento.
Reencantar el día a día y asociar el trabajo a emociones positivas
El primer semestre de 2020 debilitó el vínculo social en la mayoría de las empresas y afectó a la motivación de los equipos. Las plataformas de videoconferencia y las reuniones interminables minan la moral de los equipos.
La vocación del evento es precisamente combatir esta situación. Recursos Humanos tiene por tanto un nuevo reto: reencantar la experiencia en el trabajo y volver a tejer vínculos entre los compañeros a pesar del teletrabajo y el distanciamiento.
La importancia de mantener a tus participantes comprometidos ya no necesita demostrarse: el compromiso es un vector directo de asimilación de la información. Incluso a nivel interno, el compromiso de tus compañeros creará una memoria colectiva de tu evento y ayudará a consolidar tu cultura de empresa, incluso en formato virtual. Tus objetivos deben ser claros: sea cual sea tu audiencia (clientes, prospectos, equipos internos, etc.), debes ofrecer contenido de calidad, de forma amena y en un marco informal.
En Digitevent, nos encanta el mundo de los eventos porque creemos que las interacciones humanas son una fuente de plenitud y que el sector de los eventos es el terreno de juego ideal para innovar y proponer experiencias nuevas. Nuestra misión sigue siendo la misma pese al contexto: ayudarte a organizar experiencias de eventos memorables.
Envíanos tus iniciativas más atrevidas, estaremos encantados de compartirlas y darlas a conocer a la comunidad de organizadores de eventos. :-)
(Cuidado: si prevés demasiadas risas en la sala, ¡no olvides proporcionar mascarillas!)
Esto no tiene nada que ver (pero para que sigas contento después de este artículo), nos encanta este sketch:
