Be Live Concept, eine französische Eventagentur, begleitet El Palacio de Hierro, einen großen mexikanischen Luxuskonzern, bei der Organisation eines exklusiven Networking-Abends in der Cité de l'architecture et du patrimoine in Paris. Bei rund hundert Teilnehmern an drei Abenden erfordert die Veranstaltung eine reibungslose Verwaltung der Anmeldungen, die Möglichkeit, pro Gast eine Begleitperson hinzuzufügen, sowie eine strenge Zutrittskontrolle an jedem Abend. Die Herausforderung: die gesamte Organisation in einem einzigen Tool zu zentralisieren, ohne die Arbeit der Teams zu verkomplizieren.
Digitevent wird als zentrale Plattform der Veranstaltung eingesetzt. Eine eigene Website mit personalisierter Domain und E-Mail-Adresse zentralisiert die Anmeldungen, mit einem Formular, das das Hinzufügen einer Begleitperson ermöglicht. Einladungskampagnen per E-Mail werden direkt über die Plattform versendet. Jeder Teilnehmer erhält einen Zugangspass mit QR-Code, der vor Ort mit der Check-in-App gescannt wird. Be Live Concept nutzt außerdem die Miete von Digitevent-Tablets, um die drei Kontrollpunkte auszustatten (einen pro Abend).
An drei Abenden werden rund hundert Gäste reibungslos empfangen, von der Anmeldung bis zum Check-in. Die drei Kontrollpunkte funktionieren dank einer einfachen und eigenständigen Organisation problemlos. Be Live Concept steuert die gesamte Empfangslogistik über Digitevent und bietet seinem Kunden El Palacio de Hierro damit ein durchdachtes Erlebnis, das seinem Premium-Anspruch gerecht wird.
Bei einem so renommierten Kunden wie El Palacio de Hierro zählt jedes Detail. Mit Digitevent konnten wir die gesamte Verwaltung der Anmeldungen und Zugänge an einem Ort zentralisieren, mit echter Einfachheit für unsere Teams. An drei Abenden verlief der Empfang reibungslos und stressfrei, genau das, was wir erwartet hatten.
