Traditionell (in alten Zeiten!?) verteilt das Empfangspersonal die vorgedruckten Badges an die Teilnehmer, direkt nach dem Check-in. In diesem Artikel teile ich Ihnen meine Erfahrung mit und erkläre, warum mir diese Methode wenig effizient erscheint. Wichtig zu erwähnen: Digitevent ermöglicht es Ihnen, die Badges sowohl im Voraus als auch vor Ort zu drucken. Wir möchten hier einfach gute Praktiken fördern und unseren Lesern Tipps geben, von denen ihre Veranstaltungen profitieren :).
Hier sind einige unerwünschte Effekte des Druckens von Badges vor der Veranstaltung, auf die wir aufmerksam machen möchten. Wiederholen Sie nach mir:
„Ich werde die Empfindlichkeit meiner Gäste nicht verletzen"
Es kommt häufig vor, dass ein Teilnehmer eingeladen wird oder sich anmeldet, nachdem die Namensliste bereits an die Druckerei geschickt wurde. Es kann auch passieren, dass sich Rechtschreibfehler in diese Liste einschleichen. In beiden Fällen sind Sie gezwungen, am Tag der Veranstaltung ein Ersatzbadge zu verteilen, wahrscheinlich handgeschrieben. Der Teilnehmer wird diese abweichende Behandlung bedauern, die ihn von anderen unterscheidet und von anderen Gästen als „Amateurhaftigkeit" wahrgenommen werden könnte.
„Ich werde meine Teilnehmer nicht am Eingang der Veranstaltung warten lassen"
Nach dem Check-in verzögert die Suche und Ausgabe des Badges zwangsläufig den Einlass des Teilnehmers. Die alphabetische Suche ist oft mühsam, besonders wenn Badge-Tabletts durchsucht werden müssen und viele Teilnehmer da sind. Diese Badgeständer verstellen nicht nur optisch die Empfangstheken, sie müssen auch vor der Veranstaltung sortiert werden: Jeder, der das schon einmal gemacht hat, weiß, wie zeitaufwendig das ist, selbst mit einem Praktikanten! Wenn die Wartezeit steigt, ist es nicht selten, dass ungeduldige Teilnehmer die Organisation halblaut kritisieren oder sogar selbst in den Tabletts nach ihrem Badge suchen! Schließlich erfordert die Badgesuche, die verschiedenen Empfangspunkte alphabetisch aufzuteilen: Wenn die Herren Bonnet und Bonnard erscheinen, werden sie von derselben Hostess betreut, während die Hostess, die für die Namen C bis F zuständig ist, untätig bleibt! Sie haben, ohne es zu wollen, den Empfang verlangsamt.
„Ich werde mein Budget nicht verschwenden"
Das Drucken der Badges im Voraus ist oft teurer, da es in der Regel bedeutet, kurz vor dem Veranstaltungstermin zu drucken, weil sich die Teilnehmerliste bis zum letzten Moment ändert. Wenn Sie personalisierte und generische Badges weit im Voraus drucken, vermeiden Sie Überraschungen und profitieren von deutlich wettbewerbsfähigeren Preisen (die Druckereien produzieren dann im Ausland, allerdings verlängern sich die Lieferzeiten etwas). Außerdem ist zu beachten, dass die meisten Druckereien einen Aufpreis für die namentliche Personalisierung der gedruckten Karten berechnen.
Wenn es Ihre Veranstaltung zulässt, haben Sie schon einmal daran gedacht, Badges für Ihre verschiedenen Veranstaltungen im Jahresverlauf wiederzuverwenden? Die Lösung von Digitevent besteht darin, namentliche Etiketten, die in Echtzeit gedruckt werden, auf generische Badges zu kleben. So kann das Etikett wieder entfernt werden, wodurch Badge und Halterung wiederverwendet werden können. Die eingesparten Hunderte von Euro bei den Badges können dann die etwas geringere Personalisierung der Veranstaltung ausgleichen! Außerdem erspart Ihnen der Druck vor Ort, Badges für künftige Abwesende vorzudrucken: Diese werden zwar immer im Unrecht sein, aber sie verschwenden keine Badges mehr!
Ich hoffe wirklich, dass dieses Plädoyer für den Druck vor Ort Sie davon überzeugt hat, dass Badges nach und nach bei der Ankunft der Teilnehmer erstellt werden sollten. Bei Digitevent ermöglichen wir Ihnen, den Check-in mit dem Badge-Druck zu kombinieren, dank kleiner Drucker, die kabellos mit den Tablets verbunden sind. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie mehr über unsere Lösung erfahren oder eine Demo planen möchten.
Demnächst planen wir einen Artikel mit den schönsten Badge-Designs, um Sie für Ihre nächsten Veranstaltungen zu inspirieren. Zögern Sie natürlich nicht, uns Ihre Meinungen und persönlichen Erfahrungsberichte mitzuteilen!
