Traditionell (in alten Zeiten!?) verteilt das Empfangspersonal die vorgedruckten Badges direkt nach der Anmeldephase an die Teilnehmer. In diesem Artikel teile ich meine Erfahrung mit Ihnen und erkläre, warum mir diese Methode wenig effizient erscheint. Wichtig zu erwähnen: Digitevent ermöglicht es Ihnen, Badges sowohl im Voraus als auch vor Ort zu drucken; wir möchten hier lediglich bewährte Praktiken fördern und unseren Lesern Tipps geben, von denen ihre Veranstaltungen profitieren :).
Hier sind einige unerwünschte Effekte des Badge-Drucks vor der Veranstaltung, auf die wir hinweisen möchten. Sprechen Sie mir nach:
„Ich werde die Empfindlichkeiten meiner Gäste nicht verletzen“
Es kommt häufig vor, dass ein Teilnehmer eingeladen wird oder sich anmeldet, nachdem die Namensliste bereits an die Druckerei gesendet wurde. Ebenso können sich Tippfehler in diese Liste einschleichen. In beiden Fällen sind Sie gezwungen, am Veranstaltungstag ein Notfall-Badge auszuhändigen, das vermutlich handschriftlich beschriftet ist. Der Teilnehmer wird diese abweichende Behandlung, die ihn hervorhebt, bedauern, und andere Gäste könnten sie als „Amateurhaftigkeit“ wahrnehmen.
„Ich werde meine Teilnehmer nicht an der Tür der Veranstaltung warten lassen“
Nach der Anmeldung verzögert die Suche und Ausgabe des Badges zwangsläufig den Einlass der Teilnehmer. Die alphabetische Suche ist oft mühsam, besonders wenn viele Badge-Tabletts durchsucht werden müssen und die Teilnehmerzahl hoch ist. Diese Badge-Ablagen verstopfen nicht nur optisch die Empfangstheken, sie müssen auch vor der Veranstaltung sortiert werden. Jeder, der das schon einmal gemacht hat, weiß, wie zeitaufwendig das ist, selbst mit einem Praktikanten! Wenn die Wartezeit steigt, kommt es nicht selten vor, dass ungeduldige Teilnehmer die Organisation halblaut kritisieren oder sogar selbst in den Tabletts nach ihrem Badge suchen! Schließlich erfordert die Badge-Suche, die verschiedenen Empfangspunkte alphabetisch aufzuteilen: Wenn die Herren Bonnet und Bonnard erscheinen, werden sie von derselben Hostess betreut, während die für die Namen C bis F zuständige Hostess untätig bleibt! Ohne es zu wollen, haben Sie gerade den Empfang verlangsamt.
„Ich werde mein Budget nicht verschwenden“
Der Vorabdruck von Badges ist oft teurer, da er in der Regel kurz vor dem Veranstaltungstermin erfolgen muss, weil sich die Teilnehmerliste bis zuletzt ändert. Wenn Sie personalisierte und generische Badges frühzeitig drucken lassen, vermeiden Sie unvorhergesehene Situationen und profitieren von deutlich wettbewerbsfähigeren Preisen (die Druckereien produzieren dann im Ausland, allerdings mit etwas längeren Lieferzeiten). Zudem berechnen die meisten Druckereien einen Aufpreis für die namentliche Personalisierung der gedruckten Karten.
Wenn es Ihre Veranstaltung zulässt: Haben Sie schon einmal daran gedacht, Badges für die verschiedenen Veranstaltungen des Jahres wiederzuverwenden? Die Digitevent-Lösung besteht darin, in Echtzeit gedruckte Namensetiketten auf generischen Badges anzubringen. So kann das Etikett wieder entfernt werden, wodurch Badge und Halterung wiederverwendet werden können. Die dadurch eingesparten Hunderte Euro gleichen die etwas geringere Personalisierung der Veranstaltung aus! Außerdem erspart Ihnen der Druck vor Ort das Vorabdrucken von Badges für künftige Abwesende. Diese haben zwar immer Unrecht, verschwenden aber keine Badges mehr!
Ich hoffe wirklich, dass dieses Plädoyer für den Druck vor Ort Sie davon überzeugt hat, dass Badges nach und nach bei der Ankunft der Teilnehmer erstellt werden sollten. Bei Digitevent ermöglichen wir es Ihnen, die Anmeldung mit dem Badge-Druck zu koppeln, dank kleiner Drucker, die kabellos mit den Tablets verbunden sind. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie mehr über unsere Lösung erfahren oder eine Demo planen möchten.
Wir planen demnächst einen Artikel mit den schönsten Badge-Designs, um Sie für Ihre nächsten Veranstaltungen zu inspirieren. Und natürlich: Zögern Sie nicht, uns Ihre Meinung und persönlichen Erfahrungen mitzuteilen!
