As luzes se apagam, os participantes já foram embora e os estandes estão sendo desmontados. Você finalmente pode respirar aliviado. Mas seu trabalho como organizador está longe de terminar! É nas horas e dias seguintes ao evento que grande parte do sucesso do seu projeto é definida.

A fase pós-evento, muitas vezes relegada ao fim da lista de tarefas, é crucial: é nela que você amplia a experiência, mensura os resultados e estabelece as bases para futuros sucessos.

Essa fase de análise, comunicação e fidelização de clientes é uma mina de ouro que muitas vezes é subestimada.

Neste artigo, descubra como transformar esse "depois" em uma verdadeira alavanca estratégica para maximizar o engajamento dos participantes, o ROI dos seus eventos e o impacto das suas edições futuras.

Por que é importante gerenciar cuidadosamente a fase pós-evento?

Frequentemente negligenciada, a fase pós-evento é, no entanto, parte integrante de qualquer estratégia de eventos. Ela permite transformar um evento único em uma alavanca duradoura que atenda aos seus objetivos.

A fase pós-evento deve, portanto, ser parte integrante da sua gestão de eventos, pois é crucial para:

  • Construir lealdade e cultivar o relacionamento com os participantes. A jornada deles com a sua organização não termina com o evento. Isso é especialmente verdadeiro para os seus leads, com quem você precisa fortalecer seus potenciais relacionamentos comerciais.
  • Destacar a experiência oferecida e o trabalho realizado. A comunicação pós-evento permite que você transforme o seu evento em recursos e dados valiosos para a sua organização.
  • Mensurar o desempenho para maximizar o seu retorno sobre o investimento.
  • Iniciar um processo de melhoria contínua da sua estratégia de eventos para aprimorar os eventos futuros.

Todos esses são motivos convincentes para planejar como você pode estender o impacto positivo do seu evento nos participantes e na sua empresa.

“Para os participantes, as 48 horas seguintes ao evento são cruciais: é quando as emoções ainda estão à flor da pele. Uma comunicação rápida, personalizada e bem direcionada pode transformar um participante satisfeito em um verdadeiro embaixador da marca. Para você, um evento de sucesso não é apenas aquele que transcorre sem problemas, mas sim aquele do qual se aprendem lições para que você possa fazer ainda melhor na próxima vez. A fase pós-evento é o ponto de partida para o seu próximo sucesso. É aqui que uma plataforma de gestão de eventos faz toda a diferença: ela permite que você mantenha o controle sobre a experiência pós-evento, ao mesmo tempo que fornece informações valiosas para as suas futuras edições.” – Clara Weber, Gerente de Contas da Digitevent.

Como gerenciar a logística pós-evento de forma eficaz?

Uma boa gestão pós-evento exige, antes de tudo, atenção cuidadosa à logística. Aqui estão os principais elementos a serem considerados nesse sentido.

Assegure-se de que a desmontagem e a limpeza do local sejam feitas corretamente.

Primeiramente, você deve garantir que planeje a desmontagem do seu evento desde o início do processo de planejamento. Para isso, crie um cronograma detalhado que leve em consideração as limitações do local. Não se esqueça de verificar os equipamentos. Faça um inventário dos equipamentos alugados e inspecione visualmente os componentes técnicos. Em seguida, guarde os equipamentos internos para reutilização posterior.

Gerencie as entregas e o descarte de resíduos.

Certifique-se de recolher os itens não utilizados (como brindes promocionais ou excesso de materiais impressos) para armazenamento ou redistribuição.

Além disso, um evento de sucesso hoje em dia não pode prescindir de uma organização ecologicamente responsável.

Após o evento, considere o seguinte:

  • Organize a separação de resíduos (papel, plástico, equipamentos técnicos, alimentos, etc.) de acordo com as normas locais.
  • Considere o design ecológico. Ao criar o briefing do seu evento, priorize materiais reutilizáveis, considere alugar em vez de comprar e minimize a impressão.
  • Realize uma avaliação ambiental simplificada, se possível, incluindo a quantidade de resíduos e as emissões estimadas de CO2, para incorporar uma abordagem de responsabilidade social corporativa (RSC) em suas comunicações.

Para ir além, descubra nossas ações concretas para implementar em um evento ecologicamente responsável.

Acerte as contas com seus fornecedores e finalize seu orçamento e detalhes administrativos.

O encerramento de um evento também é uma oportunidade para manter um bom relacionamento com seus fornecedores, especialmente os locais ou recorrentes. Para isso, certifique-se de respeitar os prazos de pagamento.

Além disso, concentre-se em finalizar o orçamento do seu evento:

  • Finalize o orçamento real do seu evento comparando as despesas incorridas com as projeções iniciais.
  • Realize uma análise de variação: você gastou mais do que o previsto ou, ao contrário, economizou dinheiro? Quais itens foram subutilizados ou tiveram tamanho insuficiente?
  • Atualize seus painéis de controle para aprender lições para seus projetos futuros.

Faça um balanço com suas equipes

Um evento bem-sucedido também é aquele em que seus funcionários e fornecedores externos coordenaram-se bem, sem atritos. Daí a importância de organizar uma reunião logística de encerramento com as equipes para fazer um balanço imediato e coletar o feedback em um relatório.

Quais são algumas das melhores práticas para a comunicação pós-evento?

Maximize o ROI do seu evento criando conteúdo de alto valor. Para isso, segmente seu plano de comunicação pós-evento em várias fases: imediata e, em seguida, posterior.

Compartilhe conteúdo imediato

Para maximizar o impacto do seu evento, é essencial comunicar-se rapidamente depois.

Para isso, considere usar:

  • E-mails de agradecimento personalizados. Eles podem conter um resumo do evento, um link para reprises ou para seus materiais de apresentação. Este e-mail permite que você agradeça ao seu público e mantenha contato com ele rapidamente após o evento.
  • Uma compilação de vídeos, compartilhada nas redes sociais e por e-mail.
  • Vídeos de depoimentos, filmados durante o evento, destacando as experiências dos seus convidados.
  • Postagens em redes sociais destacando momentos-chave, citações memoráveis ​​ou fotos de bastidores do dia.
  • Um anúncio dos resultados de um concurso realizado durante o evento, para manter o entusiasmo.

Lembre-se também de atualizar seu site com uma página pós-evento que apresente seu vídeo de recapitulação, fotos do evento e os melhores momentos do dia.

Crie conteúdo complementar

Após um evento recente, não deixe seu público esquecer: compartilhe conteúdo complementar que amplie ainda mais a experiência.

Para isso, você pode criar:

  • Artigos de blog, apresentando, por exemplo, os principais pontos do seu evento ou resumindo uma palestra particularmente interessante.
  • Entrevistas pós-evento com seus palestrantes ou participantes.
  • Um podcast com entrevistas com seus palestrantes ou alguns de seus convidados.
  • Infográficos ou visualizações de dados com os principais indicadores do seu evento.
  • Um white paper contendo todos os insights compartilhados pelos seus palestrantes no dia do evento.
  • Um comunicado de imprensa resumindo o evento, apresentando números-chave, anúncios, depoimentos e a data do próximo grande evento.

Certifique-se de adaptar os formatos do seu conteúdo aos canais utilizados (e-mail, redes sociais, site, imprensa etc.). Seu objetivo: maximizar a visibilidade junto ao seu público e gerar engajamento pós-evento.

Quais estratégias você pode usar para manter o engajamento após um evento?

A ideia aqui é fortalecer os relacionamentos construídos com os participantes durante o evento, ampliando a experiência deles com a sua organização. Aqui estão algumas estratégias-chave para impulsionar o engajamento e a fidelização.

Lance uma estratégia de conteúdo gerado pelo usuário (CGU)

Antes e durante o evento, incentive os participantes a compartilhar fotos e vídeos nas redes sociais, marcando sua organização, a conta do evento ou a hashtag do evento.

E por que não lançar também um concurso de feedback ou de histórias? Por exemplo, incentive os participantes a compartilhar seu momento favorito do evento nas redes sociais.

Você pode então pedir permissão para reutilizar as publicações no seu plano de comunicação.

Implemente uma jornada de relacionamento personalizada.

Se o seu evento gerou leads, agora você precisa fazer o acompanhamento.

Para isso, comece segmentando seus participantes, classificando-os como clientes, potenciais clientes (quentes ou frios) ou parceiros. Em seguida, envie e-mails com conteúdo que os incentive a continuar sua jornada com a sua marca.

Você pode preparar uma série de e-mails automatizados pós-evento com antecedência – por exemplo:

  • Um dia após o evento: envie seus agradecimentos e, se possível, compartilhe as gravações.
  • Cinco dias após o evento: destaque um conteúdo inspirador ou uma citação.
  • Dez dias após o evento: ofereça uma reunião ou uma oferta promocional de seus produtos ou serviços.

Boas notícias: em nossa plataforma de gestão de eventos Digitevent, é muito fácil! Nossa ferramenta de e-mail integrada permite que você envie e-mails pós-evento personalizados e acompanhe facilmente suas campanhas de nutrição de leads.

Incentive o engajamento da comunidade

Seus participantes geralmente vêm a eventos para se sentirem parte de uma comunidade real. Seu papel, como organizador, é fomentar esse senso de comunidade.

Você tem várias opções para isso:

  • Crie ou gerencie um grupo dedicado. Pode ser um grupo no LinkedIn, um servidor no Discord ou um canal no Slack, focado no tema do seu evento.
  • Incentive os participantes a compartilharem seu conteúdo com uma hashtag específica nas redes sociais — esse é o princípio do Conteúdo Gerado pelo Usuário (CGU), que você viu anteriormente, e aumenta o engajamento.
  • Mencione ou compartilhe as publicações dos participantes nas redes sociais para dar-lhes reconhecimento.
  • Ofereça um aplicativo de networking aos participantes durante o evento para que eles possam construir relacionamentos interpessoais. Isso criará um impulso duradouro após o evento.

Nesse último ponto, o Digitevent oferece suporte com seu recurso de Networking. A ideia? Você cria um aplicativo de networking onde os participantes podem visualizar um diretório de fotos interativo ou escanear seus códigos QR para obter as informações de contato uns dos outros.

Como avaliar o sucesso do seu evento?

A fase pós-evento também é o momento de medir o sucesso do seu evento e identificar quaisquer problemas que possam ser resolvidos em edições futuras.

Selecione os indicadores a serem monitorados

Medir o desempenho inevitavelmente significa usar KPIs.

Para determinar se você organizou um evento eficaz, monitore, em particular:

  • Seus dados de participação: taxa de comparecimento, ausências, tempo médio de conexão (se o seu evento foi digital).
  • KPIs relacionados ao engajamento dos participantes: interações, compartilhamentos (especialmente compartilhamentos com a hashtag do seu evento), reações, visitas ao seu site ou aplicativo do evento…
  • O desempenho do seu conteúdo pós-evento: visualizações, downloads, cliques…
  • Cobertura da imprensa e da mídia sobre o evento.
  • Medindo o ROI: custo por participante, taxa de conversão de leads gerados, receita gerada durante ou após o evento por meio de novos negócios…

Se ainda não o fez, analise também o feedback qualitativo fornecido pelos seus convidados. Monitore a satisfação dos participantes e analise os comentários textuais dos questionários.

Colete e utilize o feedback dos participantes

A coleta de feedback é um dos pilares da fase pós-evento. Ela permite não apenas medir o sucesso do seu evento, mas também continuar engajando os participantes em sua experiência.

Primeiramente, certifique-se de escolher o momento perfeito para enviar sua pesquisa de satisfação pós-evento. O ideal é enviá-la entre 12 e 72 horas após o evento, quando a experiência ainda está fresca na memória dos participantes. Considere enviá-la por e-mail personalizado e entrar em contato com aqueles que não responderam alguns dias depois.

Lembre-se de que o tempo dos seus convidados é valioso. Um bom formulário pós-evento deve, portanto, ser curto (no máximo de cinco a dez perguntas), bem estruturado e fácil de preencher em dispositivos móveis.

Você pode incluir perguntas sobre:

  • A qualidade geral da experiência
  • A relevância do conteúdo e das apresentações
  • A organização e a logística
  • Sugestões dos participantes para o próximo evento

Ofereça uma pequena recompensa (como um sorteio, um desconto ou conteúdo exclusivo) para incentivar a participação na sua pesquisa de satisfação.

E, claro, depois, aproveite o feedback da sua pesquisa. Transforme esse feedback em ações concretas, anotando melhorias a serem feitas no seu próximo evento. Por exemplo, se um tema atraiu mais atenção do que outros, você pode usá-lo em um evento ou conteúdo futuro.

Aproveite os depoimentos dos seus participantes, transformando feedbacks positivos em citações para integrar à sua estratégia de marketing — sempre garantindo que você obtenha permissão para publicá-las sem anonimizá-las.

Por fim, não hesite em segmentar suas respostas para analisá-las de acordo com os tipos de participantes. Isso pode orientar seu conteúdo ou estratégia de segmentação para eventos futuros.

Precisa de um software para coletar feedback dos seus participantes? A Digitevent oferece uma ferramenta de pesquisa de satisfação simples e eficaz para todos os seus eventos!

Crie relatórios claros e acionáveis

Usando os dados coletados, realize uma análise precisa e estruture um relatório conciso para compartilhar com todas as partes interessadas. Nesta seção, inclua indicadores-chave, feedback dos participantes, áreas para melhoria e oportunidades identificadas para edições futuras.

Não hesite em usar esses dados para apoiar suas previsões orçamentárias e estratégias para eventos futuros.

Para te ajudar, a Digitevent oferece recursos avançados de análise que permitem mensurar o impacto do seu evento. Taxas de comparecimento e ausência, engajamento em seus aplicativos e site, rastreamento de geração de leads… Nada escapa à nossa atenção nesta plataforma!

Pronto para finalizar a fase pós-evento? Agora é hora de capitalizar os pontos fortes e trabalhar nas áreas de melhoria para seus próximos eventos. Atualize suas listas de verificação organizacionais e considere reutilizar seu conteúdo em uma estratégia de comunicação de médio prazo — por exemplo, em seus boletins informativos ou artigos.

Parabéns: você ampliou a experiência dos participantes e maximizou o ROI do seu evento!