Il Forum regionale di Enedis Nord-Pas-de-Calais riunisce 1.300 partecipanti in una giornata, all'insegna della prevenzione e della sicurezza. Tutte le professioni del distributore di elettricità sono coinvolte. Con così tante persone, l'accoglienza dei partecipanti condiziona tutto il resto della giornata. Una fila all'ingresso basta a far partire la mattinata in ritardo. Il team vuole far entrare tutti senza attese, consegnare un badge nominativo all'arrivo e sapere in ogni momento quante persone sono presenti.
Digitevent gestisce l'accoglienza del forum, dall'invio degli accessi al conteggio dei presenti. In anticipo, ogni partecipante riceve via email un QR code unico. All'ingresso, il team di accoglienza scansiona questo codice con l'applicazione di check-in. Nessuna lista cartacea, nessun nome da cercare o da digitare. Il partecipante viene registrato non appena viene effettuata la scansione. Il badge nominativo esce subito dopo, stampato sul posto con il nome della persona e le informazioni del forum. Questo badge aiuta ciascuno ad avviare la conversazione. Sul fronte organizzativo, la dashboard mostra in tempo reale il numero di persone presenti. Gli organizzatori vedono crescere l'affluenza e rafforzano l'accoglienza quando gli arrivi si concentrano.
I 1.300 partecipanti superano l'accoglienza senza alcuna digitazione manuale. La scansione del QR code e la stampa del badge si susseguono alla stessa postazione, e l'ingresso avviene senza fila d'attesa. Ogni persona riceve un badge con il proprio nome fin dall'arrivo. Per il team Enedis, è un'accoglienza personalizzata e un riferimento pratico per avviare gli scambi. Il monitoraggio in diretta cambia la gestione della giornata. Il team sa quante persone sono presenti e distribuisce le proprie squadre in base all'affluenza reale invece che a occhio. In Enedis, il riscontro si riassume in una frase: i visitatori «entrano rapidamente», e l'accoglienza contribuisce «in larga misura al successo» del forum.
La soluzione di accoglienza dei partecipanti proposta da Digitevent trasforma la nostra gestione dell'evento. I visitatori entrano rapidamente, ognuno riceve un'accoglienza personalizzata, il che contribuisce in larga misura al successo del nostro forum.
