La sicurezza di un evento non si risolve il giorno stesso. Si progetta con mesi di anticipo, sulla carta, nel rispetto di un quadro normativo che non lascia spazio all'improvvisazione.
Nel 2025 l'industria italiana dei congressi e degli eventi ha generato 13,2 miliardi di euro di valore economico diretto, con una crescita media annua composta del 6,4% dal 2022, secondo i dati dell'Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi (OICE). Dietro questi numeri, centinaia di migliaia di manifestazioni. E ognuna chiama in causa la responsabilità del suo organizzatore. Questa responsabilità ha un nome di riferimento: la Circolare Gabrielli.
Che Lei organizzi una convention aziendale, una fiera professionale o il lancio di un prodotto, la sicurezza degli eventi dipende da Lei. Classificare la manifestazione, redigere i piani giusti, controllare l'affluenza: ecco cosa ogni organizzatore che opera in Italia deve prevedere nel 2026, anche dopo la recentissima circolare 674.
Sicurezza degli eventi: il quadro della Circolare Gabrielli
Un testo del 2017 regola ancora oggi ogni manifestazione pubblica.
Il 3 giugno 2017, in Piazza San Carlo a Torino, un movimento di folla provoca 1.527 feriti durante la proiezione di una finale di Champions League, secondo il bilancio definitivo riportato dalla stampa italiana. Pochi giorni dopo, il capo della polizia Franco Gabrielli firma la circolare che oggi porta il suo nome.
Quel testo diventa la spina dorsale della sicurezza degli eventi in Italia. Il principio è semplice: nessuna manifestazione è uguale a un'altra, quindi nessuna misura può essere standardizzata.
La Circolare Gabrielli impone di classificare ogni evento secondo tre variabili.
La tipologia per prima: di che tipo di evento parliamo? Un congresso seduto in un centro conferenze non ha nulla a che vedere con un concerto in piedi all'aperto.
Il luogo poi: spazio aperto o chiuso, capienza, configurazione degli accessi, presenza di ostacoli. La sede detta gran parte dei vincoli.
L'affluenza di pubblico infine: quante persone si attendono, e con quale profilo? È spesso la variabile più sottovalutata.
Questi tre criteri si combinano per definire un livello di rischio. Più cumulano fattori sensibili, più le misure di safety e security salgono d'intensità.
Vale la pena sottolineare lo spirito del testo. I Vigili del Fuoco, nella loro circolare n. 11464 del 19 giugno 2017, ricordano che la valutazione dev'essere contestuale. Il solo numero di partecipanti non basta mai.
Prenda due esempi. Un seminario di 800 quadri, seduti in un auditorium con sedute fisse e uscite di sicurezza dimensionate, presenta un profilo di rischio moderato. Gli stessi 800 partecipanti, in piedi su una piazza aperta per un concerto gratuito, cambiano del tutto categoria.
In breve: due eventi che riuniscono 800 persone possono ricadere in due regimi completamente diversi. Tutto dipende dall'incrocio delle tre variabili. È qui che si gioca la conformità, ed è da qui che discendono due piani distinti.
Safety e security eventi: due piani, due responsabilità
Spesso si confondono. È un errore da principianti.
La grande chiarezza portata dalla dottrina Gabrielli è la separazione netta tra safety e security. Quando si parla di safety e security eventi, si parla di due nozioni, due logiche, due dispositivi. E in entrambi i casi, l'organizzatore è in prima linea.
La safety copre la sicurezza passiva e i soccorsi. In concreto comprende le vie di fuga, l'illuminazione di emergenza, il piano di emergenza ed evacuazione (PEE), i presidi antincendio e l'assistenza sanitaria dimensionata sull'affluenza attesa.
La security, invece, riguarda l'ordine pubblico. Qui parliamo di stewarding, di controllo accessi, di gestione dei varchi e, per i grandi raduni, di misure anti-intrusione e antiterrorismo.
Questi due piani non vivono in una bolla. Si intrecciano con procedure amministrative precise che ogni organizzatore italiano conosce.
La SCIA (Segnalazione Certificata Inizio Attività) regola buona parte delle manifestazioni temporanee. A seconda della natura e della capienza della sede, può essere richiesta una licenza ai sensi degli articoli 68 o 80 del TULPS.
Si aggiunge il passaggio in CCVLPS, la Commissione Comunale (o Provinciale) di Vigilanza sui Locali di Pubblico Spettacolo, che verifica l'agibilità dei luoghi destinati al pubblico. Una pratica incompleta, e il Suo evento non si tiene.
Pensi a una convention in una sede prestigiosa come un padiglione di Fiera Milano Rho o uno spazio storico in centro città. La sola prestigiosità della location non basta: contano le uscite, i percorsi di esodo, il numero di steward previsti in rapporto ai presenti. La sede più bella diventa un problema se la Sua documentazione di sicurezza non è coerente con l'uso reale che ne farà. È il motivo per cui safety e security vanno pensate insieme fin dal sopralluogo, non aggiunte all'ultimo momento.
Queste procedure si preparano a monte, a volte diverse settimane prima della data. Il calendario amministrativo è una trappola classica: molti organizzatori scoprono troppo tardi che una sede impone una pratica che non avevano previsto. Anticipare la classificazione significa anche proteggere il proprio retroplanning.
Un elemento accomuna tutti questi dispositivi. Safety, security, procedure: tutto si riconduce a una stessa domanda. Quante persone, in quale punto, in quale momento?
È la capienza, la capacità di accoglienza autorizzata, a fare da bussola. La sottostimi, ed espone i Suoi partecipanti. La superi il giorno stesso, e scivola nell'illegalità. Questo dato è il vero nervo della guerra. E l'attualità 2026 va proprio a stringere le esigenze intorno a esso.
La novità 2026: la circolare 674 e la soglia dell'affollamento
Una circolare di gennaio 2026 ridisegna le carte per molti locali.
Il 15 gennaio 2026 il Dipartimento dei Vigili del Fuoco pubblica la circolare n. 674. L'obiettivo: chiarire una zona grigia che intrappolava gli organizzatori da anni.
Qual è la domanda? Sapere quando un'attività di somministrazione di alimenti e bevande (un bar, un ristorante) passa nella categoria dei locali di pubblico spettacolo (LPS), ben più esigente.
La risposta sta in un concetto: la prevalenza. Finché la musica dal vivo o il karaoke restano accessori rispetto alla somministrazione, il locale conserva il suo regime di base.
Ma non appena l'intrattenimento diventa prevalente, o impone modifiche sostanziali (assetto, impianti, gestione dell'affollamento), il locale va riclassificato come locale di pubblico spettacolo. Ricade allora sotto le regole tecniche del DPR 151/2011 e del D.M. 19 agosto 1996.
Ed è qui che entra in gioco la soglia che ogni organizzatore deve tenere a mente.
Oltre le 50 persone presenti contemporaneamente scatta l'obbligo di un piano di emergenza ed evacuazione, ai sensi del D.M. 2 settembre 2021 e del D.Lgs. 81/2008. Cinquanta. Non mille.
Pensa che riguardi solo i bar? Si ricreda.
Gran parte degli eventi corporate si tiene oggi in sedi ibride. Un rooftop privatizzato, un ristorante riservato per una serata clienti, uno spazio polifunzionale trasformato in sala convegni al mattino e in area networking la sera.
In queste configurazioni, il confine tra somministrazione e pubblico spettacolo diventa poroso. Un cocktail con DJ e un piccolo palco può, a seconda della portata, far scivolare la Sua serata in un regime normativo più stringente.
La circolare 674 offre anche riferimenti sugli impianti. Un locale dotato di impianti di produzione di calore oltre i 116 kW di potenza termica, o collocato all'interno di una struttura già soggetta a regole specifiche come un centro commerciale, resta interessato dagli obblighi antincendio del DPR 151/2011. Il regime, quindi, non dipende solo dal pubblico: dipende anche da cosa contiene il luogo.
Serve una precisazione. Questi criteri sono tecnici, e la loro applicazione dipende da ogni situazione. Faccia sempre validare la Sua classificazione da un tecnico abilitato (ingegnere, architetto o geometra iscritto all'albo). Questo articolo illumina le poste in gioco, non sostituisce un'analisi professionale.
Resta il fatto che, qualunque sia la classificazione, un denominatore comune si impone: il controllo dell'affollamento eventi in tempo reale.
Controllare l'affollamento in tempo reale: dalla conformità alla prova
Classificare e pianificare va bene. Dimostrarlo il giorno stesso è meglio.
Lei ha classificato il Suo evento secondo la Circolare Gabrielli. Ha redatto il piano safety e il piano security. Ha presentato la Sua SCIA. Perfetto.
Ma il giorno dell'evento, sa con precisione quante persone si trovano in sala alle 19:40? Se la risposta è vaga, tutto il lavoro normativo a monte perde valore.
È qui che un sistema di check-in digitalizzato fa la differenza. Una scansione del QR code all'ingresso, e ottiene in ogni istante il conteggio presenze in tempo reale: il numero esatto di persone presenti.
Questo dato serve due volte. Ed è questo doppio uso a fare della gestione dell'affollamento eventi uno strumento di conformità, non solo un comfort logistico.
Prima cosa, il pilotaggio live. Confrontando di continuo il numero di presenti con la capienza autorizzata, sa quando rallentare gli ingressi, aprire un secondo punto di accoglienza o chiudere temporaneamente i varchi. Agisce prima di superare la soglia, non dopo.
Seconda cosa, la tracciabilità a posteriori. Un registro con orari di ingresso e uscita costituisce una prova concreta, sia in caso di controllo delle autorità sia in caso di incidente. Dimostra che la capienza è stata rispettata, minuto per minuto.
Questa seconda funzione è spesso la grande dimenticata. Finché tutto fila senza intoppi, nessuno chiede conto dei numeri. Ma il giorno in cui un'autorità di controllo si presenta, o accade un imprevisto, la differenza tra un conteggio manuale su un foglio e un registro digitale orario è enorme. Nel primo caso Lei racconta, nel secondo Lei prova. E in materia di sicurezza, provare vale molto più che rassicurare.
«Sul campo, la questione non è più sapere se un evento rispetta la capienza sulla carta, ma dimostrarlo in diretta. I nostri clienti che digitalizzano il check-in trasformano un vincolo normativo in un dato pilotabile, e questo cambia tutto il giorno dell'evento», spiega Rémi Fontaine, Head of Customer Success di Digitevent.
Noi di Digitevent accompagniamo oltre 3.000 organizzatori, e questa esigenza di controllo dell'affluenza torna in quasi ogni progetto. La nostra applicazione di check-in e accredito scansiona i QR code, funziona in modalità offline quando la connessione vacilla e mostra a colpo d'occhio una dashboard live con le statistiche di presenza.
La stampa dei badge in loco completa il dispositivo: ogni partecipante viene identificato, contato, tracciato. La gestione dei flussi smette di essere una stima e diventa una misura.
C'è anche un beneficio meno visibile: il coordinamento delle squadre. Il giorno stesso, il responsabile safety, il capo stewarding e l'organizzatore non guardano sempre lo stesso numero. Una dashboard condivisa che mostra i presenti mette tutti d'accordo, in un secondo, senza radio né conteggi manuali approssimativi.
I risultati variano, naturalmente, a seconda della configurazione della sede e della disciplina delle squadre all'ingresso. Un punto di accesso gestito male falsa il conteggio, qualunque sia la tecnologia. Ma con un flusso di ingresso ordinato, il dato diventa un alleato affidabile per tenere la capienza e documentare ogni decisione.
Questo esime da un piano safety solido? No, ovviamente. La tecnologia non sostituisce né il tecnico abilitato, né le vie di fuga, né lo stewarding. Ma porta il tassello che mancava: il dato affidabile, in tempo reale, su cui ogni decisione sull'affluenza dovrebbe basarsi.
Cosa ricordare prima del Suo prossimo evento
La sicurezza degli eventi in Italia forma una catena, e questa catena vale solo quanto il suo anello più debole.
Primo anello: classificare. La Circolare Gabrielli e le sue tre variabili (tipologia, luogo, affluenza) determinano il livello di esigenza della Sua manifestazione.
Secondo anello: pianificare. Il piano safety e il piano security traducono questa classificazione in misure concrete, appoggiate sulle procedure SCIA, licenza TULPS e validazione CCVLPS.
Terzo anello: controllare l'affluenza. La circolare 674 del 2026 lo ha ricordato con la sua soglia di 50 persone: l'affollamento non è una variabile secondaria, è un innesco normativo.
Digitalizzare il check-in non spunta soltanto una casella di comfort operativo. Le mette in mano uno strumento di conformità e di prova, capace di dimostrare, numeri alla mano, che la Sua capienza è stata rispettata.
Sta preparando un evento professionale in Italia e vuole rendere affidabile il controllo di accessi e affluenza? Richieda una demo di Digitevent e veda come il conteggio presenze in tempo reale si integra nel Suo dispositivo di sicurezza.
Per approfondire l'accoglienza e l'identificazione dei partecipanti, consulti anche il nostro articolo sulla firma delle presenze al congresso medico e la conformità.
