Abbiamo preparato per te una lista di 10 aspetti cruciali da considerare per massimizzare l'utilizzo della tua prossima piattaforma di iscrizione.

1. Individua le tue esigenze

La scelta della tua piattaforma di iscrizione deve essere guidata da una perfetta comprensione e anticipazione delle tue esigenze.

Questo ti permetterà di confrontare in modo oggettivo funzionalità e tariffe.

Ecco alcuni aspetti che possono influenzare notevolmente la tua scelta:

  • L'iscrizione al tuo evento è gratuita o a pagamento (biglietteria)?
  • La piattaforma deve essere in grado di gestire le iscrizioni di gruppo?
  • Avrò bisogno di funzionalità aggiuntive rispetto all'iscrizione: check-in, networking, appuntamenti tra i partecipanti, ecc.

2. Non sottovalutare la privacy e la sicurezza!

Un vantaggio nell'utilizzare una piattaforma è non dover più condividere i tuoi elenchi via email e limitare le persone che vi hanno accesso. Occorre però che la piattaforma scelta sia sicura. Per assicurartene:

  • Leggi le linee generali della loro informativa sulla privacy
  • Assicurati che la piattaforma abbia una dimensione e un'anzianità credibili
  • Chiedi se sono stati effettuati audit di sicurezza
  • Chiedi dettagli sulla conformità al GDPR
  • Verifica che i dati siano conservati nell'UE. Un'azienda francese (ad es. Digitevent, Weezevent) avrà più probabilità di operare in un quadro normativo simile al tuo.

3. Confronta!

Una promessa e una presentazione di un commerciale non bastano. Richiedi una dimostrazione del prodotto e/o un account di prova. Questo test ti permetterà di farti un'idea dell'esperienza utente, sia per i tuoi futuri partecipanti sia per il team organizzativo. Confronta anche le recensioni su Google. "La piattaforma scelta deve essere intuitiva, veloce e rassicurante" spiega Lucien Derhy, cofondatore di Digitevent. "Devi apprezzare il lavorarci insieme!" Dietro la parola "piattaforma di iscrizione" possono infatti nascondersi realtà molto diverse tra loro.

4. Non affrettarti nella configurazione della piattaforma

La piattaforma è uno strumento per rendere concreto, dal punto di vista tecnico, il tuo piano evento. Ma per farlo, la tua strategia deve essere chiaramente definita a monte. Devi sapere, prima di iniziare la configurazione, chi saranno i tuoi interlocutori chiave e quali sono le loro motivazioni per partecipare all'evento. Chiediti sempre perché e cosa farà venire i tuoi partecipanti. In base a questo, sarai in grado di stabilire un piano di comunicazione ottimale e di indirizzare il messaggio giusto, sia nelle campagne sia sul sito di iscrizione.

Definisci obiettivi chiari, in particolare riguardo all'andamento delle iscrizioni. Definendo un obiettivo sul numero di presenti e ipotizzando un tasso di conversione, saprai quanti contatti invitare e, se necessario, se occorre intensificare lo sforzo di marketing.

5. Importa le tue linee guida di brand e applicale scrupolosamente!

Resta fedele alla tua immagine di marca, sia nel sito sia nelle tue campagne di marketing.

  • Importa un logo in png, aggiornato e ben ritagliato
  • Individua i 4-5 colori ufficiali della palette del brand. Usa solo quelli e non improvvisare varianti.
  • Individua il font utilizzato dal brand (a volte diverso per i testi e per i titoli)
  • individua il livello di arrotondamento, in particolare per i pulsanti. Ad esempio, il brand Orange è "squadrato" mentre Natixis è molto più "arrotondato".
  • Usa solo immagini del brand!

Una buona piattaforma deve permetterti di creare siti belli, coerenti con l'immagine del brand, senza richiedere sforzi di progettazione da parte tua. Ad esempio, su una piattaforma come Digitevent, le tue linee guida sono centralizzate per garantire coerenza negli stili.

6. Assicurati che il tuo sito evento sia coinvolgente e completo

Gli organizzatori possono avere la tendenza a non mettersi nei panni dell'invitato quando progettano il sito dell'evento. Per loro, che conoscono tutti i retroscena dell'organizzazione, alcuni dettagli sono diventati ovvi. Prima di iniziare, prenditi il tempo di interpellare diverse persone e poni loro domande come:

  • “Quali argomenti ti spingerebbero a iscriverti all'evento?
  • “Se dovessi iscriverti, di quali informazioni avresti bisogno”?

Ecco alcuni esempi di elementi a cui il tuo sito deve rispondere:

  • Interesse a partecipare all'evento
  • Indirizzo e indicazioni per raggiungere il luogo (parcheggio, car pooling, navette, ecc.)
  • Prezzo e condizioni di cancellazione
  • Possibilità di venire accompagnato o di trasferire l'invito a un collega
  • Come modificare la propria iscrizione?

Prevedi una FAQ e un modo per i partecipanti di contattarti dal sito di iscrizione.

7. Crea un modulo di iscrizione conciso e chiaro

Il modulo di iscrizione deve essere semplice e chiaro. Meno domande poni, più alto sarà il tasso di conversione. Puoi prendere in considerazione due accorgimenti:

  • Segmenta i tuoi moduli in modo che ogni invitato veda solo le domande pertinenti per lui (ad esempio, chiedi le restrizioni alimentari solo a chi ha indicato di partecipare al "pranzo dell'evento")
  • Invia un questionario supplementare dopo l'iscrizione per richiedere altre informazioni meno essenziali.

8. Definisci la strategia di invito e di sollecito

Progetta con cura i tuoi messaggi di invito. Scegli una piattaforma che ti permetta di segmentare le tue campagne per inviare sequenze di invito diverse a seconda delle tipologie di invitati. Devi essere in grado di sollecitare solo chi non si è ancora iscritto. Pianifica con precisione il numero di solleciti e le relative date. Invia ogni sollecito in orari e giorni diversi per massimizzare le probabilità di raggiungere il tuo target, e usa argomentazioni variate per essere sicuro di colpire nel segno!

9. Testa, testa ed esegui!

Sii perfezionista e prendi le distanze. Testa il percorso di iscrizione nella sua interezza. Un buon modo per trovare refusi è fare una dimostrazione completa del processo ad alcuni colleghi. Ogni volta, copri un caso diverso (ad es. percorso su mobile, percorso di un partecipante VIP, ecc.).

10. Realizza un report delle performance e itera!

Durante e dopo l'evento, sforzati di redigere un report scritto della tua esperienza con la piattaforma. Individua cosa ha funzionato bene e cosa ti è mancato (o cosa ti ha fatto perdere tempo). Condividi questo report con il tuo team e con il tuo referente della piattaforma per trarne insegnamenti e migliorare la gestione dei prossimi eventi.