Internet se ha vuelto indispensable para los nuevos usos de los eventos profesionales, y es tu responsabilidad como organizador asegurarte de que la conexión utilizada sea la adecuada. Ya sea para la gestión de los asistentes o para ofrecer más interactividad a tus invitados, el éxito de tu evento dependerá en gran parte de la calidad de tu conexión. Para evitar la catástrofe, aquí tienes 7 consejos prácticos que seguir:
Evalúa el ancho de banda necesario para tu evento
Antes incluso de elegir un lugar para tu evento, es importante tener una idea aproximada de tus necesidades. El número de personas esperadas, así como el tipo de interacción prevista durante el evento, te permitirán estimar el número de dispositivos conectados y tu necesidad en megabits por segundo (Mbps). Consulta la tabla orientativa al final del artículo para calcular tus necesidades.
Prueba la conexión in situ
Una vez calculado tu consumo, acude al lugar para probar la velocidad real de la red de Internet. Basta con conectarte y usar uno de los muchos servicios disponibles (como el sitio speedtest.net). Esta herramienta te permitirá evaluar rápidamente el ancho de banda disponible en el lugar.
Haz las preguntas correctas al técnico
Aprovecha estar en el lugar para hacer algunas preguntas al responsable de la instalación de Internet. Podrá indicarte la distribución de los puntos de acceso (routers wifi) en la sala, así como el número de conexiones simultáneas que soportan. Para evitar cualquier saturación, recomendamos no superar el 75% de la capacidad indicada (no olvides que el técnico suele trabajar para el propio lugar). También es importante asegurarte de que haya alguien del equipo técnico presente y disponible el día del evento. Hazte amigo del técnico: en caso de imprevisto, será tu mejor aliado, así que trátalo bien.
Prevé una conexión dedicada para tu equipo y tus dispositivos importantes
Por seguridad, pide una red independiente para tu equipo y tus dispositivos clave. En la misma línea, no compartas los datos de acceso a tu red wifi si no es necesario para el evento. Así tendrás menos asistentes distraídos y, sobre todo, optimizarás la estabilidad de la red dedicada al equipo y a la gestión de tu evento.
Evita los portales cautivos
Muchos hoteles y lugares ofrecen una conexión sujeta a registro previo. Aunque suele ser suficiente para que una decena de personas consulten su correo en el vestíbulo, estos sistemas rara vez son estables para garantizar una buena conexión a cientos de personas trabajando en una sala. Además, el portal suele estar programado para cortar la conexión pasado un tiempo determinado (1 hora, a medianoche, etc.). Por eso es un factor de riesgo que conviene evitar si es posible.
Prevé una solución de respaldo en 3G/4G
Un router wifi 3G/4G puede salvarte la situación. Encendido y conectado en un instante, podrá emitir una red wifi para un pequeño número de dispositivos cercanos (especialmente para el registro de asistencia, que puede tener lugar en una zona alejada de los puntos de acceso wifi). De esta manera, si el lugar no dispone de instalación de Internet, siempre será posible ofrecer una buena acogida a tus invitados. No obstante, recuerda comprobar que el operador elegido tenga cobertura en el lugar en cuestión.
El método contundente: desplegar una red satélite
Si tu evento se celebra en pleno campo o necesitas una conexión de muy alta velocidad, ¿por qué no desplegar una red por satélite? Existen varios proveedores muy eficaces que pueden ayudarte (como nuestro socio Eric, de ParisWebCube).
La cuestión de la conexión wifi hay que anticiparla, no se puede dejar para el último momento. Con una buena red, tus invitados tenderán de forma natural a tuitear o compartir fotos en directo desde tu evento. Tu imagen de marca está en juego, y tus asistentes no dudarán en decírtelo si sus condiciones de trabajo se ven afectadas.
