Internet se ha vuelto indispensable para los nuevos usos de los eventos profesionales, así que es tu responsabilidad como organizador asegurarte de que la conexión utilizada sea la adecuada. Ya sea para la gestión de los asistentes o para ofrecer más interactividad a tus invitados, el éxito de tu evento dependerá en gran parte de la calidad de tu conexión. Para evitar la catástrofe, aquí tienes 7 consejos prácticos a seguir:

Evalúa el ancho de banda necesario para tu evento

Antes incluso de elegir un lugar para tu evento, es importante tener una aproximación de tus necesidades. El número de personas esperadas, así como el tipo de interacción prevista durante el evento, permitirán estimar el número de dispositivos conectados y tu necesidad en megabits por segundo (Mbps). Consulta la tabla orientativa al final del artículo para estimar tus necesidades.

Prueba la conexión in situ

Una vez estimado tu consumo, acude al lugar para probar la velocidad real de la red de internet. Para ello, basta con conectarte y utilizar uno de los numerosos servicios existentes (como el sitio speedtest.net). Esta herramienta te permitirá evaluar rápidamente la velocidad disponible in situ.

Haz las preguntas adecuadas al técnico

Aprovecha estar in situ para hacer algunas preguntas al responsable de la instalación de internet. Podrá indicarte la distribución de los puntos de acceso (puntos wifi) en la sala, así como el número de conexiones simultáneas que soportan. Para evitar cualquier saturación, recomendamos no superar el 75 % de la capacidad indicada (no olvides que el técnico suele trabajar para el propio lugar). También es importante asegurarse de que haya alguien del equipo técnico disponible in situ el día del evento. Hazte amigo del técnico: en caso de imprevisto, será tu mejor aliado, así que no dudes en cuidarlo.

Prevé una conexión dedicada para tu equipo y tus dispositivos importantes

Por seguridad, solicita una red independiente para tu equipo y tus dispositivos clave. En la misma línea, no compartas las credenciales de tu red wifi si no es necesario para el evento. Así tendrás menos asistentes distraídos y, sobre todo, optimizarás la estabilidad de la red dedicada al staff y a la gestión de tu evento.

Evita los portales de acceso a internet

Muchos hoteles y lugares ofrecen una conexión sujeta a registro. Aunque suele bastar para que una decena de personas consulten su correo en el vestíbulo, estos sistemas raramente son lo bastante estables para garantizar una buena conexión a cientos de personas trabajando en una sala. Además, el portal suele estar programado para cortar la conexión pasado un tiempo determinado (una hora, a medianoche, etc.). Por eso es un factor de riesgo que conviene evitar si es posible.

Prevé una solución de respaldo en 3G/4G

Un router (mini router) inalámbrico 3G/4G puede salvarte la situación. Encendido y conectado en un instante, podrá emitir una red wifi para un pequeño número de dispositivos cercanos (especialmente para el registro de asistencia, que puede tener lugar en una zona alejada de los puntos wifi). De esta manera, si el lugar no dispone de instalación de internet, siempre será posible ofrecer una buena acogida a tus invitados. Eso sí, comprueba antes que el operador elegido tenga cobertura en ese lugar en concreto.

El método contundente: desplegar una red satelital

Si tu evento se celebra en pleno campo o si necesitas una conexión de muy alta velocidad, ¿por qué no desplegar una red por satélite? Existen varios proveedores muy eficaces que pueden ayudarte (como nuestro partner Eric, de ParisWebCube).

El reto de la conexión wifi hay que anticiparlo, no se puede dejar para el último momento. Con una buena red, tus invitados tenderán de forma natural a twittear o compartir fotos en directo desde tu evento. Tu imagen de marca está en juego y tus asistentes no dudarán en decírtelo si sus condiciones de trabajo se ven afectadas.