Tradicionalmente (¡en los tiempos antiguos!?), el personal de recepción entrega las credenciales preimpresas a los asistentes justo después de la fase de registro de asistencia. En este artículo te cuento mi experiencia y te explico por qué este método me parece poco eficaz. Es importante aclarar que Digitevent te permite imprimir las credenciales tanto de antemano como in situ; aquí simplemente intentamos promover las buenas prácticas y compartir con nuestros lectores consejos que beneficiarán a sus eventos :).
Aquí tienes algunos efectos indeseables de imprimir las credenciales antes del evento que queremos denunciar. Repite conmigo:
“Mantendré intacta la sensibilidad de mis invitados”
Es habitual que un participante sea invitado o se inscriba después de que la lista de nombres se haya enviado a la imprenta. También puede ocurrir que se cuelen erratas en esa lista. En ambos casos, tendrás que entregar el día del evento una credencial de emergencia, probablemente escrita a mano. El participante lamentará este trato diferente, que lo distingue y que otros asistentes podrían percibir como “amateurismo”.
“No haré esperar a mis participantes en la puerta del evento”
Después del registro de asistencia, buscar y entregar la credencial retrasa mecánicamente la entrada del participante. La búsqueda alfabética suele ser tediosa, sobre todo cuando hay que recorrer bandejas de credenciales y los participantes son numerosos. Estas bandejas de credenciales, además de ocupar visualmente los mostradores de recepción, necesitan ordenarse antes del evento. Todos los que lo han hecho alguna vez saben lo mucho que lleva, ¡incluso con un becario! Cuando la espera aumenta, no es raro ver a algunos participantes impacientes criticar veladamente la organización, o incluso buscar ellos mismos sus credenciales en las bandejas. Por último, la búsqueda de credenciales obliga a separar alfabéticamente los distintos puntos de recepción: si se presentan los señores Bonnet y Bonnard, ocuparán a la misma azafata; la azafata responsable de los nombres de la C a la F se quedará sin trabajo. Sin quererlo, acabas de ralentizar la recepción.
“No malgastaré mi presupuesto”
Imprimir las credenciales de antemano suele ser más caro, porque normalmente implica imprimir justo antes de la fecha del evento, ya que la lista de participantes cambia hasta el último momento. Al imprimir credenciales personalizadas y genéricas con bastante antelación, evitarás imprevistos y aprovecharás precios mucho más competitivos (las imprentas producen entonces en el extranjero, aunque los plazos se alargan ligeramente). Además, cabe señalar que la mayoría de las imprentas aplica un coste adicional por la personalización nominativa de las tarjetas impresas.
Si tu evento lo permite, ¿has pensado en reutilizar las credenciales para tus distintos eventos del año? La solución de Digitevent consiste en colocar etiquetas nominativas, impresas en tiempo real, sobre credenciales genéricas. Así, la etiqueta se puede retirar, lo que permite reutilizar la credencial y el dispositivo de sujeción. Los cientos de euros ahorrados en credenciales podrán entonces compensar la personalización algo menor del evento. Además, la impresión in situ evita preimprimir las credenciales de los futuros ausentes. Estos seguirán teniendo la culpa, ¡pero ya no desperdiciarán más credenciales!
Espero sinceramente que esta defensa de la impresión in situ te haya convencido de que las credenciales deben producirse a medida que llegan los asistentes. En Digitevent te permitimos combinar el registro de asistencia con la impresión de credenciales gracias a miniimpresoras conectadas de forma inalámbrica a las tabletas. No dudes en contactarnos si quieres saber más sobre nuestra solución o planificar una demo.
Próximamente publicaremos un artículo con los diseños de credenciales más bonitos para inspirar tus próximos eventos. Por supuesto, no dudes en compartir con nosotros tus opiniones y experiencias personales.
