Tradicionalmente (¡en los viejos tiempos!?), el personal de recepción entrega las credenciales preimpresas a los participantes, justo después de la fase de registro de asistencia. En este artículo, te contaré mi experiencia y te explicaré por qué este método me parece poco eficaz. Es importante aclarar que Digitevent te permite imprimir las credenciales tanto antes como durante el evento; aquí simplemente intentamos promover las buenas prácticas y compartir con nuestros lectores consejos que beneficiarán a sus eventos :).
Estos son algunos efectos indeseados de imprimir las credenciales antes del evento que queremos denunciar. Repite después de mí:
“Mantendré intacta la sensibilidad de mis invitados”
Es frecuente que un participante sea invitado o se inscriba después de que la lista de nombres se haya enviado a la imprenta. También puede ocurrir que se cuelen erratas en esa lista. En ambos casos, tendrás que entregar el día del evento una credencial de emergencia, probablemente escrita a mano. El participante lamentará este trato diferenciado, que podría percibirse como "amateurismo" por parte de otros invitados.
“No haré esperar a mis participantes en la puerta del evento”
Después del registro de asistencia, buscar y entregar la credencial retrasa inevitablemente la entrada del participante. La búsqueda alfabética suele ser tediosa, sobre todo cuando hay que recorrer bandejas de credenciales y los participantes son numerosos. Estas bandejas de credenciales, además de saturar visualmente los mostradores de recepción, necesitan ordenarse antes del evento. Todos los que ya lo han hecho saben lo tedioso que resulta esto, ¡incluso con un becario! Cuando la espera aumenta, no es raro ver a algunos participantes impacientes criticar veladamente la organización, o incluso buscar ellos mismos sus credenciales en las bandejas. Por último, la búsqueda de credenciales obliga a separar alfabéticamente los distintos puntos de recepción: se presentan los señores Bonnet y Bonnard, así que serán atendidos por la misma anfitriona; la anfitriona encargada de los nombres de C a F se quedará sin trabajo. Sin quererlo, acabas de ralentizar la recepción.
“No malgastaré mi presupuesto”
Imprimir las credenciales por adelantado suele ser más costoso, porque generalmente obliga a imprimir justo antes de la fecha del evento, ya que la lista de participantes cambia hasta el último momento. Al imprimir credenciales personalizadas y genéricas con mucha antelación, evitarás imprevistos y aprovecharás precios mucho más competitivos (las imprentas producen entonces en el extranjero, aunque los plazos se alargan un poco). Además, cabe señalar que la mayoría de las imprentas aplica un coste adicional por la personalización nominativa de las tarjetas impresas.
Si tu evento lo permite, ¿has pensado en reutilizar las credenciales para tus distintos eventos del año? La solución de Digitevent consiste en colocar etiquetas nominativas, impresas en tiempo real, sobre credenciales genéricas. Así, la etiqueta se puede retirar, lo que permite reutilizar la credencial y el sistema de sujeción. Los cientos de euros ahorrados en credenciales podrán entonces compensar la personalización algo menor del evento. Además, la impresión in situ evita tener que preimprimir las credenciales de los futuros ausentes. Estos seguirán teniendo la culpa, pero ya no desperdiciarán más credenciales.
Espero sinceramente que esta defensa de la impresión in situ te haya convencido de que las credenciales deben producirse a medida que llegan los participantes. En Digitevent, te permitimos combinar el registro de asistencia con la impresión de credenciales gracias a miniimpresoras conectadas de forma inalámbrica a las tablets. No dudes en contactarnos si quieres saber más sobre nuestra solución o programar una demo.
Próximamente publicaremos un artículo con los diseños de credenciales más bonitos para inspirar tus próximos eventos. Por supuesto, no dudes en compartir con nosotros tus opiniones y experiencias personales.
