El Barómetro de Clientes sobre los retos 2023 de la comunicación de eventos * realizado en enero de 2023 indica que el 52 % de los profesionales encuestados planea llevar a cabo su producción de eventos en modo híbrido. Sin embargo, muchos eventos híbridos celebrados en 2021 y 2022 estuvieron lejos de cumplir las expectativas.
El evento híbrido suele considerarse un compromiso en el que los participantes online quedan relegados a un segundo plano, en lugar de ofrecerles una experiencia propia y completa. Esta práctica suele generar decepción entre los participantes online, que no viven la misma experiencia que quienes asisten físicamente al evento. La experiencia híbrida resulta a menudo tediosa, porque no tiene en cuenta el "tiempo digital", más rápido que el "tiempo físico", y también puede resultar frustrante, ya que suele ser unidireccional.
Lo digital permite en realidad obtener un feedback de la audiencia mucho más rico, preciso y detallado que el presencial. Sin embargo, para aprovechar este feedback cualificado y valioso, es fundamental poner en marcha propuestas digitales adaptadas. Esto requiere diseñar formatos de evento específicos para aprovechar esta riqueza y poner en valor a los participantes online.
El formato híbrido diferido
El reto
La preparación de un evento presencial importante puede implicar demasiado contenido (ponentes, mensajes, debates) para el tiempo disponible, y no es posible añadir un día más al programa. Los organizadores deben encontrar soluciones creativas para gestionar la cantidad de contenido sin renunciar a la calidad del evento.
LA SOLUCIÓN
Proponer un prólogo y/o un epílogo digital antes y/o después del evento para conocer las expectativas de los participantes, preparar el terreno aportando contenido de reflexión relevante, recoger feedback y compartir los resultados. Este planteamiento permite aprovechar mejor el tiempo limitado del evento presencial y, a la vez, ofrecer una experiencia más rica e interactiva para los participantes.
La puesta en marcha
Presentar sesiones online una semana o un mes antes/después del día D, integradas en el programa global. Para garantizar la participación de la audiencia, las invitaciones deben ofrecer ventajas exclusivas, como la posibilidad de influir en el contenido del evento presencial durante el prólogo y un acceso privilegiado a las novedades del evento durante el epílogo. Este teasing generará expectación positiva y fomentará la participación activa de los invitados.
Las claves del éxito
Prever tiempo suficiente para preparar las sesiones previas y posteriores, así como para incorporar el feedback de los participantes. Esto permitirá ser aún más relevante en el evento presencial o en el siguiente. La anticipación es, por tanto, una clave importante para el éxito de este formato híbrido.
La inspiración
El partido de fútbol del domingo por la noche, con un prólogo y un epílogo para enriquecer la experiencia de los espectadores. ANTES: un análisis previo da a los espectadores las claves para entender el partido. DURANTE: los espectadores siguen el partido en directo. DESPUÉS: una sesión de análisis posterior permite repasar los momentos clave del partido y profundizar en el análisis.
El formato híbrido multiaudiencia
El reto
Poder llegar a distintos tipos de audiencia en un mismo evento, sabiendo que algunos no pueden o no quieren estar presentes en el lugar.
LA SOLUCIÓN
Proponer un único evento presencial, acompañado de sesiones digitales que aprovechan la presencia in situ de ponentes clave, para llegar a una audiencia específica sobre un tema concreto (por ejemplo, el lanzamiento de un producto en una feria, una oferta exclusiva o una conferencia impartida por un ponente reconocido)...
La puesta en marcha
Crear un sitio web del evento que destaque las sesiones digitales ofrecidas además del evento presencial. El sitio web del evento debe explicar las ventajas para los participantes, aunque no puedan asistir en persona, y facilitar la inscripción a las sesiones digitales que resulten más interesantes.
Las claves del éxito
Producir in situ sesiones dedicadas a los participantes remotos, en lugar de limitarse a grabar el evento presencial. Esto garantizará una dinamización, un ritmo y una interactividad adaptados a estas sesiones (encuestas, sondeos, nubes de palabras, etc.). La producción puede ser ligera y económica gracias a la corta duración de las sesiones (de 30 a 45 minutos).
La inspiración
La feria aeronáutica de Le Bourget ilustra cómo es posible ser a la vez un evento de público general y una cita profesional B2B con expectativas totalmente opuestas, incluso dentro de un mismo sector. Por un lado, está la importancia de la confidencialidad y de las negociaciones comerciales, y por otro, el aspecto espectacular y el descubrimiento.
El formato híbrido multisede
El reto
El objetivo del evento es reunir a una audiencia dispersa en una amplia zona geográfica, pero por razones medioambientales y económicas, no es posible ni deseable reunir a todos los participantes en un único lugar. Aun así, es fundamental preservar el ambiente festivo y cercano del evento.
LA SOLUCIÓN
Organizar eventos presenciales simultáneos en distintas sedes físicas. Así, los participantes se reúnen en la sede más cercana. Lo digital garantiza la coherencia del conjunto gracias a la retransmisión multisede de la sesión plenaria (por ejemplo) y permite compartir las interacciones.
La puesta en marcha
La organización requiere una logística de gestión centralizada y el uso de una herramienta digital que permita a los participantes interactuar a través de su móvil, mientras que el contenido en directo se puede proyectar en pantallas gigantes en las distintas sedes físicas del evento.
Las claves del éxito
Para tener éxito, es importante contar con un organizador dedicado en cada sede, capaz de dinamizar sesiones locales, además de una sólida gestión de proyecto. A cambio, el evento se vivirá como un momento festivo, compartido e intenso, sin el impacto económico y medioambiental de reunir a todos los participantes en un único lugar.
La inspiración
El multiplex de la noche electoral. Este formato consiste en organizar retransmisiones en directo desde las distintas sedes de los partidos políticos, en lugar de reunirlos en un mismo lugar físico.
El formato híbrido intercalado
El reto
Organizar un evento presencial y hacerlo accesible a una audiencia más amplia, pero sin poder movilizar a esa audiencia durante mucho tiempo ni hacer que se desplace hasta el lugar.
LA SOLUCIÓN
Ofrecer una experiencia digital en forma de una sesión corta integrada en un evento presencial más largo. Esta cápsula, de una duración de 30 minutos por ejemplo, está totalmente dedicada a los participantes en remoto. La audiencia presencial también puede ser grabada, lo que contribuye al carácter especial de esta secuencia digital. LA PUESTA EN MARCHA La parte digital debe ser corta pero cuidadosamente preparada, con un moderador experimentado que involucre a los participantes remotos. Estos deben sentir que la sesión está pensada especialmente para ellos y que su opinión se tiene en cuenta, quizá mediante encuestas cuyos resultados se utilizan para el resto del evento.
Las claves del éxito
Los participantes deben sentirse incluidos a pesar de su ausencia física. Dedicarles un tiempo breve pero valioso, con contenido personalizado e interactivo, les permitirá sentirse implicados y comprender que sus reacciones tendrán impacto en el evento.
La inspiración
El espectáculo del humorista Verino, que creó un concepto innovador en YouTube llamado "Dis donc internet". Cada semana, durante su espectáculo, aborda con humor la actualidad reciente en una serie de vídeos dirigida únicamente a su público online. Durante 4 a 8 minutos, da la espalda al público para dirigirse a la cámara.
El formato híbrido en ALTERNANCIA
El reto
Organizar eventos recurrentes como "Town Hall Meetings", "Product Increment", seminarios de ventas, etc. cuyos costes aumentan más rápido que el presupuesto disponible.
LA SOLUCIÓN
Realizar algunas ediciones de los eventos recurrentes en formato 100 % digital para limitar los costes, manteniendo la calidad percibida de cada evento presencial que se conserva.
La puesta en marcha
Poner en marcha un mini sitio web que centralice todos los eventos presenciales y digitales previstos, para construir un programa híbrido coherente durante todo el año. Para ello, se utilizarán los mismos moderadores y contenidos en ambos formatos, ofreciendo además actividades exclusivas para cada uno. Por ejemplo, más interactividad en los eventos digitales y más networking en los eventos presenciales.
Las claves del éxito
Es importante que los participantes no se queden con dudas sobre la razón económica que justifica este funcionamiento alternativo. Si perciben que los eventos digitales están cuidadosamente preparados, les permiten gestionar mejor su tiempo, y que los eventos presenciales siguen siendo ricos en contenido, sentirán que salen ganando en ambos formatos.
La inspiración
El teletrabajo es un ejemplo de hibridación en la organización del trabajo, donde los empleados pueden disfrutar de las ventajas de ambos modelos. La flexibilidad y la libertad de elegir entre los dos son elementos clave.
