Desde su creación, Nobel Biocare desarrolla tecnologías y soluciones a la vanguardia de la investigación en implantología dental. Cada innovación debe luego comunicarse y explicarse a los profesionales especialistas. El reto es, por tanto, fundamental para el laboratorio y para los pacientes. Para sus distintos simposios en Europa, Nobel Biocare confió a Digitevent la gestión digital de la acreditación.

Los retos iniciales...

  • Importación de datos desde el CRM interno,
  • Check-in e impresión de credenciales en la acreditación de los médicos,
  • Control de acceso a las conferencias y emisión de certificados de presencia,
  • Registro de asistencia y recogida de firmas en las distintas comidas organizadas,
  • Sincronización de datos con Salesforce tras el evento.

Importación de datos desde el CRM interno

Nobel Biocare dispone de un CRM interno en el que están registrados los participantes del futuro evento. La presencia de los distintos médicos es fruto del trabajo de los representantes del laboratorio, que están en contacto diario con los profesionales. Con un clic, una exportación desde el CRM permite obtener la lista Excel de los asistentes esperados al evento. A continuación, el equipo de eventos de Nobel Biocare pudo importar el archivo en la plataforma Digitevent.

Check-in e impresión de credenciales en la acreditación de los médicos

El día del evento, 2 mini-impresoras y 4 tabletas se instalan en la recepción del prestigioso hotel bruselense donde tiene lugar el evento. A la llegada de cada participante, se imprime instantáneamente una credencial. Esta incluye el nombre, los apellidos, la especialidad y un QR Code nominativo. También se pide a los médicos que firmen en la tableta para recoger su firma a efectos normativos. En tiempo real, el equipo organizador y la agencia de eventos de Nobel Biocare comprueban desde sus smartphones el número de llegadas al evento. En cuanto llega el participante número 200, se abren las puertas de la primera conferencia.

Control de acceso a las conferencias y emisión de certificados de presencia

Los médicos presentes necesitan un certificado de participación por cada conferencia y taller de formación al que asisten. Esto les permite validar créditos de formación. Para ello, a la entrada de cada conferencia, los azafatos escanean (mediante nuestros escáneres láser 2D ultrarrápidos) las credenciales. Automáticamente, se envía a cada médico un certificado de presencia en PDF que indica la fecha, el horario y el nombre de la formación cursada.

Registro de asistencia y recogida de firmas en las distintas comidas organizadas

Por razones deontológicas y normativas, Nobel Biocare debe conservar una prueba de los beneficios otorgados a los profesionales presentes en el evento. Por ello, el mismo mecanismo de escaneo utilizado en la entrada de las conferencias se aplica también en la entrada de los almuerzos y la cena. Gracias a las credenciales escaneadas, Nobel Biocare obtiene un archivo PDF con el listado de asistentes a las comidas. Este archivo adopta la forma de un registro de asistencia con las firmas manuscritas recogidas mediante las tabletas en la acreditación del evento. Las horas de escaneo también aparecen en estos listados digitalizados.

Sincronización de datos con Salesforce tras el evento

¡El evento ha concluido y fue todo un éxito! Los equipos de Nobel Biocare usan el botón «SINCRONIZACIÓN DIGITEVENT» instalado en su CRM Salesforce. Con un clic, todos los participantes presentes en el evento quedan marcados como presentes en la campaña Pardot de Salesforce. Esta automatización se puso en marcha al inicio de la colaboración y permite que las distintas herramientas de negocio se comuniquen entre sí. Así, Nobel Biocare mantiene los datos actualizados en su CRM y puede optimizar sus próximas acciones de marketing.