Desde su creación, Nobel Biocare desarrolla tecnologías y soluciones a la vanguardia de la investigación en implantología dental. Cada una de las innovaciones debe comunicarse y explicarse después a los profesionales especialistas. El reto es, por tanto, fundamental para el laboratorio y para los pacientes. Para sus distintos simposios en Europa, Nobel Biocare ha confiado a Digitevent la gestión digital de la acreditación.

Los retos iniciales...

  • Importación de los datos desde el CRM interno,
  • Check-in e impresión de credenciales en la recepción de los médicos,
  • Control de acceso a las conferencias y emisión de certificados de asistencia,
  • Trazabilidad y recogida de firmas en las distintas comidas organizadas,
  • Sincronización de los datos con Salesforce después del evento.

Importación de los datos desde el CRM interno

Nobel Biocare cuenta con un CRM interno en el que se registran los participantes del futuro evento. De hecho, la asistencia de los distintos médicos es el resultado del trabajo de los representantes del laboratorio, que están en contacto diario con los profesionales. Con un clic, una exportación desde el CRM permite obtener la lista en Excel de los asistentes previstos al evento. A continuación, el equipo de eventos de Nobel Biocare pudo importar el archivo a la plataforma Digitevent.

Check-in e impresión de credenciales en la recepción de los médicos

El día del evento, se instalan 2 miniimpresoras y 4 tablets en la recepción del prestigioso hotel de Bruselas donde tiene lugar el evento. A la llegada de cada participante, se imprime al instante una credencial. Esta incluye el apellido, el nombre, la especialidad y un código QR personalizado. También se pide a los médicos que firmen en la tablet para recoger su firma con fines reglamentarios. En tiempo real, el equipo organizador y la agencia de eventos de Nobel Biocare pueden ver desde sus smartphones el número de llegadas al evento. En cuanto llega el asistente número 200, se abren las puertas de la primera conferencia.

Control de acceso a las conferencias y emisión de certificados de asistencia

Los médicos presentes necesitan un certificado de participación por cada conferencia y taller de formación al que asisten. Esto les permite validar créditos de formación. Para ello, a la entrada de cada conferencia, el personal de acreditación escanea las credenciales (con nuestros escáneres láser 2D ultrarrápidos). Automáticamente, se envía a cada médico un certificado de asistencia en PDF con la fecha, el horario y el nombre de la formación seguida.

Trazabilidad y recogida de firmas en las distintas comidas organizadas

Por razones deontológicas y reglamentarias, Nobel Biocare debe conservar una prueba de las ventajas concedidas a los profesionales presentes en el evento. Por eso, el mismo mecanismo de escaneo utilizado a la entrada de las conferencias se emplea también a la entrada de los almuerzos y la cena. Gracias a las credenciales escaneadas, Nobel Biocare obtiene un archivo PDF con el resumen de los asistentes a las comidas. Este archivo se presenta en forma de lista de registro de asistencia, con las firmas manuscritas recogidas mediante las tablets en la recepción del evento. La hora de escaneo también figura en estas listas digitalizadas.

Sincronización de los datos con Salesforce después del evento

El evento ha terminado y ha sido un éxito. Los equipos de Nobel Biocare utilizan el botón "SYNCHRONISATION DIGITEVENT" incorporado en su CRM Salesforce. Con un clic, todos los participantes presentes en el evento quedan marcados como asistentes en la campaña Pardot de Salesforce. Esta automatización se implementó al inicio de la colaboración y permite que las distintas herramientas de trabajo se comuniquen entre sí. Así, Nobel Biocare mantiene los datos actualizados en su CRM y puede optimizar sus próximas acciones de marketing.