Seit seiner Gründung entwickelt Nobel Biocare Technologien und Lösungen an der Spitze der Forschung in der Dentalimplantologie. Jede Innovation muss anschließend den Fachärzten kommuniziert und erklärt werden. Für das Unternehmen und die Patienten ist das daher von grundlegender Bedeutung. Für seine verschiedenen Symposien in Europa hat Nobel Biocare Digitevent mit dem digitalen Empfangsmanagement betraut.

Die anfänglichen Herausforderungen...

  • Import der Daten aus dem internen CRM,
  • Check-in und Badge-Druck am Empfang der Ärzte,
  • Zutrittskontrolle zu den Vorträgen und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen,
  • Erfassung und Sammlung von Unterschriften bei den verschiedenen organisierten Mahlzeiten,
  • Synchronisation der Daten mit Salesforce nach der Veranstaltung.

Import der Daten aus dem internen CRM

Nobel Biocare verfügt über ein internes CRM, in dem die Teilnehmer der kommenden Veranstaltung erfasst werden. Die Anwesenheit der einzelnen Ärzte ergibt sich nämlich aus der Arbeit der Außendienstmitarbeiter des Unternehmens, die täglich in Kontakt mit den Praktikern stehen. Mit einem Klick lässt sich über einen Export aus dem CRM die Excel-Liste der erwarteten Teilnehmer erstellen. Anschließend konnte das Event-Team von Nobel Biocare die Datei in die Digitevent-Plattform importieren.

Check-in und Badge-Druck am Empfang der Ärzte

Am Tag der Veranstaltung werden am Empfang des renommierten Brüsseler Hotels, in dem das Event stattfindet, 2 Mini-Drucker und 4 Tablets aufgebaut. Bei der Ankunft jedes Teilnehmers wird sofort ein Badge gedruckt. Dieser enthält Name, Vorname, Fachrichtung und einen personalisierten QR-Code. Die Ärzte werden außerdem gebeten, auf dem Tablet zu unterschreiben, um ihre Unterschrift aus regulatorischen Gründen zu erfassen. Das Organisationsteam und die Eventagentur von Nobel Biocare verfolgen in Echtzeit über ihre Smartphones die Anzahl der Ankünfte bei der Veranstaltung. Sobald der 200. Teilnehmer eingetroffen ist, öffnen sich die Türen zum ersten Vortrag.

Zutrittskontrolle zu den Vorträgen und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen

Die anwesenden Ärzte benötigen für jeden besuchten Vortrag und jeden Fortbildungsworkshop eine Teilnahmebescheinigung. Damit können sie Fortbildungspunkte nachweisen. Dazu scannen Hostessen und Hosts am Eingang jedes Vortrags die Badges (mit unseren ultraschnellen 2D-Laserscannern). Automatisch wird jedem Arzt ein Teilnahmezertifikat als PDF zugesendet, das Datum, Uhrzeit und Titel der besuchten Fortbildung enthält.

Erfassung und Sammlung von Unterschriften bei den verschiedenen organisierten Mahlzeiten

Aus deontologischen und regulatorischen Gründen muss Nobel Biocare einen Nachweis über die den anwesenden Fachkräften gewährten Vorteile aufbewahren. Deshalb wird derselbe Scan-Mechanismus, der am Eingang der Vorträge eingerichtet wurde, auch am Eingang der Mittag- und Abendessen verwendet. Dank der gescannten Badges erhält Nobel Biocare eine zusammenfassende PDF-Datei der bei den Mahlzeiten anwesenden Personen. Diese Datei liegt in Form einer Anwesenheitsliste mit den handschriftlichen Unterschriften vor, die über die Tablets am Empfang der Veranstaltung erfasst wurden. Auch die Uhrzeit des Scans ist auf diesen digitalen Listen vermerkt.

Synchronisation der Daten mit Salesforce nach der Veranstaltung

Die Veranstaltung ist beendet und war ein Erfolg. Die Teams von Nobel Biocare nutzen die Schaltfläche „SYNCHRONISATION DIGITEVENT", die in ihrem Salesforce-CRM eingerichtet ist. Mit einem Klick werden alle bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer in der Pardot-Kampagne von Salesforce als anwesend markiert. Diese Automatisierung wurde zu Beginn der Zusammenarbeit eingerichtet und ermöglicht den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Fachtools. So verfügt Nobel Biocare stets über aktuelle Daten in seinem CRM und kann seine nächsten Marketingmaßnahmen optimieren.