Seit seiner Gründung entwickelt Nobel Biocare Technologien und Lösungen an der Spitze der Forschung in der dentalen Implantologie. Jede Innovation muss anschließend gegenüber den Fachärzten kommuniziert und erklärt werden. Für das Labor und die Patienten ist das eine zentrale Aufgabe. Für seine verschiedenen Symposien in Europa hat Nobel Biocare Digitevent mit dem digitalen Empfangsmanagement beauftragt.

Die anfänglichen Herausforderungen...

  • Import der Daten aus dem internen CRM,
  • Check-in und Badge-Druck am Empfang für die Ärzte,
  • Zutrittskontrolle zu den Vorträgen und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen,
  • Erfassung und Sammlung der Unterschriften bei den verschiedenen organisierten Mahlzeiten,
  • Datenabgleich mit Salesforce nach der Veranstaltung.

Import der Daten aus dem internen CRM

Nobel Biocare verfügt über ein internes CRM, in dem die Teilnehmer der kommenden Veranstaltung erfasst sind. Die Anwesenheit der verschiedenen Ärzte ist das Ergebnis der Arbeit der Vertreter des Labors, die täglich im Kontakt mit den Fachärzten stehen. Mit einem Klick liefert ein Export aus dem CRM die Excel-Liste der erwarteten Teilnehmer der Veranstaltung. Anschließend konnte das Event-Team von Nobel Biocare die Datei in die Digitevent-Plattform importieren.

Check-in und Badge-Druck am Empfang für die Ärzte

Am Veranstaltungstag wurden 2 Mini-Drucker und 4 Tablets am Empfang des renommierten Brüsseler Hotels installiert, in dem die Veranstaltung stattfindet. Bei der Ankunft jedes Teilnehmers wird sofort ein Badge gedruckt. Dieser enthält Name, Vorname, Fachrichtung und einen personalisierten QR-Code. Die Ärzte werden außerdem gebeten, auf dem Tablet zu unterschreiben, um ihre Unterschrift aus regulatorischen Gründen zu erfassen. In Echtzeit können das Organisationsteam und die Eventagentur von Nobel Biocare über ihre Smartphones die Anzahl der Ankünfte bei der Veranstaltung verfolgen. Ab dem 200. Teilnehmer werden die Türen des ersten Vortrags geöffnet.

Zutrittskontrolle zu den Vorträgen und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen

Die anwesenden Ärzte benötigen für jeden besuchten Vortrag und Fortbildungsworkshop eine Teilnahmebescheinigung. Diese ermöglicht ihnen die Anrechnung von Fortbildungspunkten. Dazu scannen Hosts und Hostessen am Eingang jedes Vortrags die Badges (mit unseren ultraschnellen 2D-Laserscannern). Automatisch wird jedem Arzt ein PDF-Teilnahmezertifikat zugesendet, das Datum, Uhrzeit und Titel der besuchten Fortbildung angibt.

Erfassung und Sammlung der Unterschriften bei den verschiedenen organisierten Mahlzeiten

Aus berufsethischen und regulatorischen Gründen muss Nobel Biocare einen Nachweis der den anwesenden Fachkräften gewährten Vorteile aufbewahren. So wird derselbe Scan-Mechanismus, der am Eingang der Vorträge eingesetzt wird, auch am Eingang der Mittags- und Abendessen genutzt. Durch die gescannten Badges erhält Nobel Biocare eine zusammenfassende PDF-Datei der bei den Mahlzeiten anwesenden Personen. Diese Datei liegt in Form einer Anwesenheitsliste mit den handschriftlichen Unterschriften vor, die über die Tablets am Empfang der Veranstaltung erfasst wurden. Die Scan-Uhrzeit ist ebenfalls auf diesen digitalen Listen vermerkt.

Datenabgleich mit Salesforce nach der Veranstaltung

Die Veranstaltung ist beendet und war ein Erfolg! Die Teams von Nobel Biocare nutzen die Schaltfläche „DIGITEVENT-SYNCHRONISIERUNG“, die in ihrem Salesforce-CRM eingerichtet ist. Mit einem Klick werden alle bei der Veranstaltung anwesenden Teilnehmer in der Pardot-Kampagne von Salesforce als anwesend markiert. Diese Automatisierung wurde zu Beginn der Zusammenarbeit eingerichtet und ermöglicht den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Business-Tools. So behält Nobel Biocare aktuelle Daten in seinem CRM und kann seine nächsten Marketingmaßnahmen optimieren.