La solution d’accueil des participants proposée par Digitevent transforme notre gestion de l’événement. Les visiteurs entrent rapidement, chacun bénéficie d’un accueil personnalisé, ce qui contribue largement au succès de notre forum.
Enedis : Forum régional
Le défi
Le Forum régional d'Enedis Nord-Pas-de-Calais réunit 1 300 participants en une journée, autour de la prévention et de la sécurité. Tous les métiers du distributeur d'électricité sont concernés. Avec autant de monde, l'accueil des participants conditionne toute la suite de la journée. Une file à l'entrée suffit à mettre la matinée en retard. L'équipe veut faire entrer chacun sans attente, remettre un badge nominatif à l'arrivée et savoir à tout moment combien de personnes sont présentes.
Solutions mises en place
Digitevent gère l'accueil du forum, de l'envoi des accès au comptage des présents. En amont, chaque participant reçoit par email un QR code unique. À l'entrée, l'équipe d'accueil scanne ce code avec l'application de check-in. Pas de liste papier, pas de nom à chercher ni à saisir. Le participant est enregistré dès le scan. Le badge nominatif sort juste après, imprimé sur place avec le nom de la personne et les informations du forum. Ce badge aide chacun à engager la conversation. Côté organisation, le tableau de bord affiche en temps réel le nombre de personnes présentes. Les organisateurs voient l'affluence monter et renforcent l'accueil quand les arrivées se concentrent.
Résultats obtenus
Les 1 300 participants passent l'accueil sans saisie manuelle. Le scan du QR code et l'impression du badge s'enchaînent au même poste, et l'entrée se fait sans file d'attente. Chaque personne reçoit un badge à son nom dès l'arrivée. Pour l'équipe Enedis, c'est un accueil personnalisé et un repère pratique pour lancer les échanges. Le suivi en direct change la gestion de la journée. L'équipe sait combien de personnes sont là et répartit ses équipes en fonction de l'affluence réelle plutôt qu'au jugé. Chez Enedis, le retour tient en une phrase : les visiteurs « entrent rapidement », et l'accueil contribue « largement au succès » du forum.
Organiser l'accueil des participants d'un forum
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