Comment Business France gère les Rencontres Internationales de La French Tech.

350
Participants et entreprises innovantes
26
Experts de la tech
220
Rendez-vous organisés
30
Minutes par rdv B2B
Business France est l’acteur de référence pour l’accompagnement des entreprises françaises dans leurs projets d'exportation et d'implantation à l'international. Elle les prépare et les met en relation avec des partenaires commerciaux sur les marchés cibles afin de favoriser la création de courants d’affaires.
Fonctionnalités
  • Campagnes manuelles (email ou sms)
  • Site d'inscription responsive
  • Formulaires et champs conditionnels
  • Match-making et rendez-vous B2B
  • Badge électronique PDF
  • Interface de check-in sur tablette
  • Dashboard & statistiques
  • Scan de QR Code, Code-barres ou NFC
  • Impression de badges sur site
S'il y a bien un domaine sur lequel la notoriété de Business France n’est plus à faire, c’est dans le networking et sa capacité à mettre en relation des entreprises avec des influenceurs, des partenaires et des sociétés de premier plan. Dans le cadre des événements de Rencontres, Digitevent accompagne Business France sur ses problématiques d’inscription, de planification des rendez-vous, de networking et de contrôle d’accès.

Les enjeux initiaux...

Au cœur des préoccupations de Business France pour ses événements se trouve la capacité d’initier et d’organiser des rencontres stratégiques. Il s’agit dans le cas des Rencontres Internationales de la French Tech de faire rencontrer des experts pays et les participants (entreprises en quête d’internationalisation). Pour ce faire, l’organisateur a besoin de mettre en place un processus complet couvrant :

  • La diffusion des informations de l’événement et sa promotion via un site dédié,
  • La gestion des invitations, des relances et l’optimisation du taux de participation,
  • Les demandes de rencontres des participants vers les experts,
  • La modération des demandes dans le but d’optimiser les rendez-vous et le planning,
  • La création automatique d’agendas individuels transmis aux participants,
  • Le contrôle des accès le jour de l’événement, à l’arrivée et aux conférences,
  • L’impression automatique de badges pour chaque participant.

Mise en place du site de l’événement

Que cela soit pour donner une image innovante ou pour communiquer des informations utiles le jour J, un site d'événement beau et efficace est incontournable. Les Rencontres Internationales de la French Tech sont gérées par une équipe de 4 personnes chez Business France, et la fonctionnalité de partage des droits administrateurs permet de travailler à plusieurs sur le projet dans Digitevent. En un temps record et en toute autonomie, le site est créé via l’utilisation de nos templates et la duplication d’un précédent événement.

Gestion des rendez-vous

Une fois les inscriptions terminées, nous entrons dans la phase clé de l’organisation : la gestion des rendez-vous ! Pour se faire, l’équipe organisatrice partage aux futurs participants un lien individuel permettant de consulter les experts présents ainsi que leur domaine de prédilection. Ils ont alors la possibilité de demander des rencontres (en indiquant leurs motivations), directement dans le site de l’événement.

Modération des demandes

Les experts (ou l’organisateur directement) consultent les demandes reçues et peuvent les approuver ou les refuser. En les approuvant, elles viennent automatiquement se positionner dans les créneaux disponibles chez le participant et l’expert. Evidemment, les équipes peuvent à tout moment déplacer une rencontre programmée ou l’annuler (ex : changement d’avis d’un expert, annulation d’une présence etc…).

Génération des agendas

Les inscriptions sont ensuite clôturées. Depuis leur compte Digitevent, les organisateurs peaufinent les agendas en ajoutant les derniers rendez-vous aux experts et participants ayant des créneaux encore disponibles. Les agendas individuels sont ensuite transmis par email (avec leurs badges d’accès PDF) aux experts et aux participants. Ce dernier étant digitalisé, il se met automatiquement à jour si Business France y apporte des modifications.

Jour J : Scan aux points de contrôle et impression de badges

Afin de fluidifier l’accueil et de mesurer la présence en temps réel, un système de scan d’e-invitation est mis en place. A chaque arrivée, une impression de badge nominatif est déclenchée. Ce badge facilite les rencontres et les premiers échanges durant l’événement. Les équipes de Business France ont choisi l’impression de badge live afin de ne pas avoir à pré-imprimer tous les badges, à les trier, et à les rechercher le jour J. De plus, en cas de participant extra (ou de changement de nom), le badge est immédiatement imprimé, au même format que pour les autres participants.

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