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Écrit par Raphaël - 03 févr. 2016 - 3 MIN

Wifi sur votre événement : 7 conseils pour rester branché !

Internet devenant indispensable aux nouveaux usages des événements professionnels, il est de votre responsabilité d’organisateur de vous assurer que la connexion utilisée est appropriée! Que ce soit pour la gestion des participants ou pour offrir plus d’interactivité à vos invités, le succès de votre événement dépendra en grande partie de la qualité de votre connexion. Pour éviter la catastrophe, voici 7 conseils pratiques à suivre :

Évaluez le débit nécessaire à votre événement

Avant même de choisir un lieu pour votre événement, il est important d’avoir une approximation de vos besoins. Le nombre de personnes attendues ainsi que le type d’interaction prévu lors de l’événement permettront d’estimer le nombre d’appareils connectés et votre besoin en Mégabites par seconde (Mbps). Référez-vous au tableau indicatif en fin d’article pour estimer vos besoins.

Testez la connexion sur place

Une fois votre consommation estimée, rendez-vous sur place pour tester le débit effectif du réseau Internet. Il suffit pour cela de vous connecter, et d’utiliser une des nombreux services existants (tels que le site speedtest.net). Cet outil vous permettra d’évaluer rapidement le débit disponible sur site.

Posez les bonnes questions au technicien

Profitez d’être sur place pour poser quelques questions au responsable de l’installation Internet. Il pourra vous indiquer la répartition des points d’accès (bornes Wifi) dans la salle ainsi que le nombre de connexions simultanées supportées par ces derniers. Pour éviter toute saturation, nous recommandons de ne pas dépasser 75% des capacités indiquées (n’oubliez pas que le technicien travaille souvent pour le lieu!). Il est aussi important de s’assurer que quelqu’un de la technique soit sur place et disponible le jour J. Faites-vous ami avec le technicien… en cas de pépin, il sera votre meilleur allié, alors pensez à le chouchouter.

Prévoyez une connexion dédiée pour votre staff et vos appareils importants

Par sécurité, demandez un réseau distinct pour votre équipe et vos dispositifs clés. Dans la même logique, ne diffusez pas les identifiants de votre réseau wifi si ce n’est pas utile à l’événement. Vous aurez ainsi moins de participants distraits et surtout vous optimiserez la stabilité du réseau dédié au staff et au pilotage de votre événement.

Évitez les portails internet

De nombreux hôtels et lieux proposent une connexion soumise à inscription. Si elle suffit généralement pour qu’une dizaine de personnes puissent consulter leurs emails dans le lobby, ces systèmes sont rarement stables pour assurer une bonne connexion à des centaines de personnes travaillant dans une salle. De plus, le portail est souvent programmé pour couper la connexion après un temps donné (1 heure, à minuit…). C’est donc un facteur de risque à éviter si possible!

Prévoyez une solution de repli en 3G/4G

Un routeur (domino) sans fil 3G/4G peut vous sauver la mise. Allumé et connecté en un instant, il pourra émettre un réseau Wi-Fi un petit nombre d’appareils à proximité (notamment pour l’émargement, qui peut avoir lieu dans un zone éloignée des bornes wifi). De cette manière, si le lieu ne dispose pas d’installation Internet, il sera toujours possible de réserver un accueil de qualité à vos invités. Pensez toutefois à vérifier que l’opérateur choisi capte sur le lieu en question.

  La méthode musclée : déployer un réseau satellite

Si votre événement se tient en pleine campagne ou si vous avez besoin d’une connexion à très haut débit, pourquoi ne pas déployer un réseau par satellite? Il existe plusieurs prestataire très efficaces qui pourront vous aider (comme notre partenaire Eric de chez ParisWebCube).

L’enjeu de la connexion Wi-Fi est à anticiper et ne peut être laissé pour la dernière minute. Avec un bon réseau, vos invités auront naturellement tendance à twitter ou partager des photos en live depuis votre événement… Votre image de marque est en jeu et vos participants n’hésiteront pas à vous faire la remarque si leurs conditions de travail sont altérées!