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Écrit par Syrian FIS - 01 nov. 2020 - 4 MIN

Comment organiser une assemblée générale au format virtuel ou hybride ?

Les Assemblées Générales (AG) doivent se tenir au moins une fois par an. Cette obligation légale peut parfois poser problème, surtout en période de pandémie où les rassemblements sont interdits.

Ces événements sont difficiles à décaler et nécessitent parfois d’atteindre un quorum (nombres minimum de voix représentées pour que l'assemblée se tienne).

Obligées de passer par une réunion virtuelle ou hybride, certaines entreprises sont perdues lorsqu’il s’agit d’organiser leur AG.

Définir l’objectif de l’AG 

Avant de vous lancer dans le format de votre événement et les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser, pensez à votre objectif ! Votre AG nécessite-t-elle un quorum ? Allez-vous profiter de cette occasion pour en faire une opportunité de communication auprès de vos adhérents, sociétaires ou délégués ? 

  • Si votre quorum est déjà atteint grâce au pré-vote ou aux procurations au président, l’enjeu est alors davantage porté sur la communication. Votre AG vous permettra de renouer le contact avec vos membres et de communiquer sur vos perspectives.

Il vous faudra alors créer un site d’événement et différentes campagnes d’emails d’invitation ou de convocation à destination de vos contacts pour communiquer efficacement. Pour ce type d’événement, rien de mieux qu’une retransmission vidéo via un studio de tournage. Pour les plus petits budgets, vous pourrez opter pour votre webcam ou votre salle de visio-conférence. En complément, privilégiez des outils de partage de contenu pour diffuser les résolutions adoptées et refusées.

  • Si votre AG nécessite l’obtention d’un quorum, il est alors impératif de penser à un dispositif qui permettra de l’atteindre !
    Cela passe par une bonne stratégie de communication digitale :

1 - La gestion du timing

Afin de maximiser la participation, et donc de vous assurer d'atteindre le quorum, il vous faudra envoyer des emails impactants au bon moment.

Voici un exemple de séquence d’emails efficaces :

- Une convocation à J-10, indiquant la date, l'horaire, le déroulement et la durée de l'AG, ainsi que la possibilité de faire du pré-vote (si votre règlement le permet)

- Un rappel à J-1 avec les horaires, le lien de connexion, et le protocole d'émargement et de vote.

- Un dernier rappel 15 minutes avant le début de l'émargement digital, afin que les invités puissent se connecter au "live".

Il est très important de vérifier les taux de clics et d'ouvertures de vos emails, au fur et à mesure de l'envoi des campagnes. 

Cela vous permettra de pouvoir anticiper le nombre de connexions le jour J et donc vos chances d'atteindre le quorum sans risque. Vous pouvez également prévoir un bouton "Je participe à l'AG" via un formulaire embarqué dans votre email de convocation à J-10 afin de faciliter ce suivi.


2 - Le parcours utilisateur

Qui doit assister à votre Assemblée Générale ? Avez-vous des auditeurs, des personnes de votre équipe ou d'autres invités n'ayant pas de droits de vote ? Si la réponse est oui, il est impératif de prévoir des parcours utilisateurs différents pour ces catégories d'invités. 

En effet, ces dernières n'ont probablement pas besoin de procéder à un émargement avec signature et ne doivent pas avoir accès à l'outil de vote sur résolution.

N'oubliez pas de communiquer votre règlement au prestataire sélectionné afin qu'il puisse s'assurer que la solution de vote réponde bien à vos spécificités (notions de collèges ou GAEC, procurations, pré-votes, élections, etc.).

3 - La structure du site "live"

Un événement virtuel est par définition suivi par une multitude d'invités ayant tous des opérateurs internet, smartphones et ordinateurs différents.

Votre solution se doit d'être responsive et compatible avec la majorité des appareils. De plus, favorisez une interface simple et épurée afin de ne pas perdre les utilisateurs moins tech-friendly. 

L'idéal est d'avoir une image d’arrière-plan, un bandeau rappelant le nom et la date de l'AG, une vidéo de retransmission et un outil de vote sur résolution, le tout sur une même page.

Conseil de pro : Si vous souhaitez diffuser du contenu à vos membres, favoriser les envois après l'AG afin qu'ils restent focalisés sur le vote et la vidéo pendant le live.

4 - L'accompagnement de vos invités

La participation à une AG à distance n'est pas évidente pour tous vos membres. Il convient de les accompagner en amont avec une communication efficace et pédagogue. 

Prévoyez aussi une assistance technique le jour J, afin de ne pas les laisser sur le carreau en cas de questions pour se connecter. 

Enfin, un chat privé avec les participants sur votre site d'Assemblée Générale est idéal pour gérer les demandes et faire rappeler les invités ayant un problème, surtout lorsque vous attendez plus de 100 personnes le jour J !

Conclusion

Définissez bien l’objectif de l’AG : est-il simplement de communiquer autour du vote et de ses résultats ou de constituer un quorum de votants ? Adaptez votre stratégie en fonction. 

N’oubliez pas que vous aurez besoin d’un prestataire technique et d’un accompagnement tout au long du procédé

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