Tradizionalmente (nei vecchi tempi!?), il personale di accoglienza distribuisce i badge prestampati ai partecipanti, subito dopo la fase di accredito. In questo articolo condivido la mia esperienza e ti spiego perché questo metodo mi sembra poco efficace. È importante precisare che Digitevent ti permette di stampare i badge sia in anticipo che sul posto: qui cerchiamo semplicemente di promuovere le buone pratiche e di offrire ai nostri lettori consigli utili per i loro eventi :).
Ecco alcuni effetti indesiderati della stampa dei badge prima dell'evento che vogliamo denunciare. Ripeti dopo di me:
“Manterrò intatta la suscettibilità dei miei ospiti”
È frequente che un partecipante venga invitato o si iscriva dopo che l'elenco dei nomi è già stato inviato alla tipografia. Può anche capitare che si insinuino errori di battitura in questo elenco. In entrambi i casi, sarai costretto a distribuire il giorno stesso un badge di emergenza, probabilmente scritto a mano. Il partecipante non gradirà questo trattamento alternativo che lo distingue e che potrebbe essere percepito come “dilettantismo” dagli altri ospiti.
“Non farò aspettare i miei partecipanti alla porta dell'evento”
Dopo l'accredito, la ricerca e la distribuzione del badge rallentano meccanicamente l'ingresso del partecipante. La ricerca alfabetica è spesso faticosa, soprattutto quando bisogna scorrere vassoi di badge con molti partecipanti. Questi vassoi di badge, oltre a ingombrare visivamente i banchi di accoglienza, devono essere ordinati prima dell'evento. Chiunque l'abbia già fatto sa quanto sia lungo, anche con l'aiuto di uno stagista! Quando l'attesa aumenta, capita spesso che i partecipanti più impazienti critichino a mezza bocca l'organizzazione, o addirittura cerchino da soli il proprio badge tra i vassoi! Infine, la ricerca dei badge richiede di separare alfabeticamente i vari punti di accoglienza: i signori Bonnet e Bonnard si presentano, quindi occuperanno la stessa hostess, mentre l'hostess responsabile dei nomi dalla C alla F resterà inoccupata! Hai appena, senza volerlo, rallentato l'accoglienza.
“Non sprecherò il mio budget”
La stampa dei badge in anticipo è spesso più costosa, perché in genere implica stampare poco prima della data dell'evento, dato che l'elenco dei partecipanti cambia fino all'ultimo momento. Stampando badge personalizzati e generici con largo anticipo, eviterai gli imprevisti e otterrai prezzi molto più competitivi (le tipografie in questo caso producono all'estero, ma i tempi si allungano leggermente). Inoltre, va notato che la maggior parte delle tipografie applica un costo aggiuntivo per la personalizzazione nominativa delle card stampate.
Se il tuo evento lo consente, hai mai pensato di riutilizzare i badge per i diversi eventi dell'anno? La soluzione Digitevent consiste nell'applicare etichette nominative, stampate in tempo reale, sui badge generici. In questo modo, l'etichetta può essere rimossa, permettendo di riutilizzare sia il badge che il sistema di aggancio. Le centinaia di euro risparmiate sui badge potranno così compensare la personalizzazione leggermente inferiore dell'evento! Inoltre, la stampa sul posto ti evita di pre-stampare i badge dei futuri assenti. Questi ultimi avranno comunque torto, ma non sprecheranno più badge!
Spero sinceramente che questa difesa della stampa sul posto ti abbia convinto che i badge devono essere prodotti man mano che i partecipanti arrivano. Da Digitevent, ti permettiamo di abbinare l'accredito alla stampa dei badge grazie a mini stampanti collegate senza fili ai tablet. Non esitare a contattarci se vuoi saperne di più sulla nostra soluzione o pianificare una demo.
Stiamo preparando prossimamente un articolo con i design di badge più belli per ispirare i tuoi prossimi eventi. Ovviamente, non esitare a condividere con noi le tue opinioni e i tuoi feedback personali!
