Fin dalla sua fondazione, Nobel Biocare sviluppa tecnologie e soluzioni all'avanguardia nella ricerca in implantologia dentale. Ogni innovazione deve poi essere comunicata e spiegata ai professionisti specialisti. La posta in gioco è quindi fondamentale per il laboratorio e per i pazienti. Per i suoi diversi simposi in Europa, Nobel Biocare ha affidato a Digitevent la gestione digitale dell'accoglienza.

Le sfide iniziali...

  • Importazione dei dati dal CRM interno,
  • Check-in e stampa dei badge all'accoglienza dei medici,
  • Controllo accessi alle conferenze ed emissione di certificati di partecipazione,
  • Tracciamento e raccolta delle firme durante i vari pasti organizzati,
  • Sincronizzazione dei dati con Salesforce dopo l'evento.

Importazione dei dati dal CRM interno

Nobel Biocare dispone di un CRM interno in cui vengono registrati i partecipanti al futuro evento. Infatti, la presenza dei diversi medici è il risultato del lavoro dei rappresentanti del laboratorio, che sono quotidianamente a contatto con i professionisti. Con un clic, un'esportazione dal CRM permette di ottenere l'elenco Excel degli attesi all'evento. In seguito, il team eventi di Nobel Biocare ha potuto importare il file nella piattaforma Digitevent.

Check-in e stampa dei badge all'accoglienza dei medici

Il giorno dell'evento, 2 mini-stampanti e 4 tablet sono installati all'accoglienza del prestigioso hotel di Bruxelles in cui si svolge l'evento. All'arrivo di ogni partecipante, un badge viene stampato istantaneamente. Questo riporta il nome, il cognome, la specialità e un QR code nominativo. Ai medici viene inoltre chiesto di firmare sul tablet per raccogliere la loro firma a fini normativi. In tempo reale, il team organizzatore e l'agenzia eventi di Nobel Biocare verificano dai loro smartphone il numero di arrivi all'evento. A partire dal 200° presente, le porte della prima conferenza vengono aperte.

Controllo accessi alle conferenze ed emissione di certificati di partecipazione

I medici presenti hanno bisogno di un attestato di partecipazione per ciascuna delle conferenze e dei workshop di formazione seguiti. Questo permette loro di convalidare i crediti formativi. Per farlo, all'ingresso di ogni conferenza, hostess e steward scansionano (tramite i nostri scanner 2D laser ultrarapidi) i badge. Automaticamente, un certificato di partecipazione in PDF viene inviato a ogni medico con l'indicazione della data, dell'orario e del nome della formazione seguita.

Tracciamento e raccolta delle firme durante i vari pasti organizzati

Per motivi deontologici e normativi, Nobel Biocare deve conservare una prova dei vantaggi concessi ai professionisti presenti all'evento. Per questo, lo stesso meccanismo di scansione utilizzato all'ingresso delle conferenze viene impiegato anche all'ingresso dei pranzi e della cena. Grazie ai badge scansionati, Nobel Biocare ottiene un file PDF di sintesi dei presenti ai pasti. Questo file si presenta sotto forma di un elenco delle firme di presenza, con le firme manoscritte raccolte tramite i tablet all'accoglienza dell'evento. Anche l'orario di scansione è indicato su questi elenchi digitalizzati.

Sincronizzazione dei dati con Salesforce dopo l'evento

L'evento è terminato ed è stato un successo! I team di Nobel Biocare utilizzano il pulsante "SINCRONIZZAZIONE DIGITEVENT" integrato nel loro CRM Salesforce. Con un clic, tutti i partecipanti presenti all'evento vengono contrassegnati come presenti nella campagna Pardot di Salesforce. Questa automazione è stata implementata all'inizio della collaborazione e permette di far comunicare i diversi strumenti aziendali. In questo modo, Nobel Biocare mantiene dati aggiornati nel proprio CRM ed è in grado di ottimizzare le proprie prossime azioni di marketing.