Le CINDEX est un club inter-entreprises dédié à la mobilité internationale, qui réunit des grandes sociétés autour de l’échange de bonnes pratiques et d’innovations pour les accompagner dans la gestion de leurs collaborateurs à l’étranger. Il agit comme un véritable think tank, en abordant des dimensions clés telles que la sûreté, la santé et les stratégies de mobilité globale.
Chaque année, le club organise les Rencontres du CINDEX, un rendez-vous professionnel majeur à destination de sa communauté. L’édition 2025 s’est tenue le 1ᵉʳ juillet au Musée national de la Marine sur le thème « Mobilité internationale et humanisme : naviguer ensemble vers un avenir plus solidaire », réunissant conférences inspirantes, échanges interactifs et opportunités de networking.
Avec plus de 200 participants issus de grandes entreprises internationales, cet événement a été l’occasion de renforcer les liens entre décideurs, experts et praticiens de la mobilité internationale, tout en partageant des retours d’expérience concrets.
Mais derrière cette ambition de rencontrer, débattre et co-construire se cachent des défis organisationnels importants…
Structurer simplement un événement avec de multiples profils
Les Rencontres du CINDEX réunissent une grande diversité de participants : membres, partenaires, orateurs, invités…
Chaque profil implique des droits d’accès spécifiques, des communications différentes et un parcours participant à adapter.
À cela s'ajoute une contrainte structurante : limiter le nombre d’inscriptions par entreprise, tout en conservant une expérience d’inscription fluide pour les participants et maîtrisée pour les équipes.
L’enjeu pour le CINDEX était donc clair :
- structurer un événement aux multiples profils, sans alourdir le parcours des participants et l’organisation interne.
Piloter sur une plateforme unique la gestion des participants
Pour répondre à ces enjeux, le CINDEX a choisi Digitevent comme plateforme centrale pour organiser ses rencontres annuelles.
L’objectif : centraliser l’ensemble du parcours participant dans un seul outil, de l’inscription à l’accueil, en passant par la communication.
Des inscriptions adaptatives pour gérer des droits différents par typologie d'invités
Afin de répondre à la diversité des profils, des billets distincts ont été créés par typologie de participants.
Chaque billet est automatiquement associé à des droits d’accès spécifiques, garantissant un parcours clair et cohérent dès l’inscription.
Résultat : une inscription fluide côté participant, sans gestion manuelle ni risque d’erreur côté organisation.
Une communication ciblée, au bon moment
Avant, pendant et après l’événement, la communication joue un rôle clé dans l’expérience globale.
Grâce à la segmentation des participants, le CINDEX a pu déployer une stratégie de communication adaptée à chaque profil : des campagnes email ciblées, complétées par l’envoi de SMS (près de 800 messages envoyés), avec des messages personnalisés selon le statut et le parcours du participant.
Toutes les communications sont centralisées dans un seul outil, garantissant cohérence, pertinence et gain de temps pour les équipes.
Un accompagnement progressif vers plus d’autonomie
Tout au long du projet, les équipes du CINDEX ont bénéficié d’un accompagnement dédié, avec un chef de projet événementiel pour structurer l’événement et répondre aux questions clés.
Le support client et le système de tickets ont permis : une prise en main progressive de la plateforme, une montée en compétences des équipes, et une autonomie renforcée pour les éditions suivantes.
« Le fait d’avoir une plateforme unique nous a permis de mieux structurer l’organisation de l’événement. Nous avons pu gérer la diversité des profils, les inscriptions et la communication de manière simple et cohérente, tout en gagnant en autonomie. » — Delphine Douroux, Directrice du CINDEX
Un rendez-vous maîtrisé… et déjà reconduit
À l’issue de l’édition 2025, le bilan est sans appel :
- près de 200 participants accueillis dans de très bonnes conditions,
- une organisation maîtrisée de l’inscription à l’accueil,
- une communication plus ciblée et plus efficace,
- et une équipe organisatrice plus sereine et autonome.
Fort de cette expérience, le CINDEX s’appuie désormais sur Digitevent comme outil central pour l’organisation de ses prochaines éditions, dont celle de 2026.
