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Écrit par Syrian Fis - 05 oct. 2020 - 2 MIN

Comment optimiser les missions de vos hôtes et hôtesses pour de meilleurs événements en 2020 ?

Le contact humain (physique ou virtuel) est une composante fondamentale d'un événement réussi. Les représentants de votre événement sont entre autres vos hôtes d’accueil, et sont le point de contact de votre public. Il est donc crucial de soigner au maximum cet aspect, tout en diversifiant les missions confiées aux hôtes.

Donnez de la valeur à l'humain

L'hôte(sse) d'aujourd'hui n'est pas un pot de fleur, ni un(e) figurant(e). Ces pratiques de “faire joli” sont d’ailleurs de plus en plus décriées

Vos hôtes représentent une vraie valeur sur chaque prestation pour rendre l’ensemble de la prod événementielle agréable, fluide et humaine ⇒ Vos hôtes(ses) prennent soin de vos invités, prenez soin d'eux : 

  • Assurez une diversité des profils dans votre recrutement, aussi bien qu’une parité homme/femme : faites passer des messages conformes à votre marque.
  • Utilisez des prestataires de services qualifiés plutôt que des freelances en passant par une agence d’hôte et d’hôtesses bienveillante. Pour Nelson Moncorgé, de l’agence La Belle Equipe : l’agence est garante du bonheur au travail de ses salariés, et c’est également dans son intérêt afin d’optimiser la fidélité de personnel expérimenté qui sont de vrais ambassadeurs !
  • N’oubliez pas les pauses : vos hôtes(ses) ne peuvent pas être 100% opérationnels durant toute la durée de l’événement s’ils ne prennent pas le temps de se reposer une seconde (sans parler du fait que c’est légalement obligatoire !). Prévoyez également des repas et des collations, et des horaires acceptables.

  • Ne bridez pas les personnalités et faites confiance à vos hôtes(ses) pour être eux-mêmes tout en étant professionnels. Innovez dans les costumes et tenues pour mettre en avant votre marque.

Ainsi, en 2020, proactivité, anticipation et force de proposition sont autant de mots clés qui définissent le job d'un(e) hôte(sse).

Les missions propres au contexte sanitaire de 2020

Le Covid a bouleversé le monde de l’événementiel et particulièrement celui de l’accueil et des missions d’hôtes (par la transition vers les événements virtuels et hybrides notamment).

Néanmoins avec la bonne méthodologie, l’accueil événementiel a su réagir. Voici l’enjeu et les  nouvelles missions de vos hôtes(ses) : 

  • Création d’un accueil avec plexiglas,  files d’attentes organisées, des distances de sécurité respectées et une signalétique claire. 
  • Distribution de masques aux couleurs de la marque ou de l’organisateur de l’événement.
  • Distribution de gel hydroalcoolique à l’enregistrement des invités.
  • Prise de température au pointage
  • Gestion des vestiaires avec housses de protection pour chaque vêtement
  • Vérification constante des consignes sanitaires à travers l’événement, port du masque et distance de sécurité. 
  • Check-in par scan et enregistrement des arrivées, afin de pouvoir remonter d’éventuels cas contacts ou cluster, par heure d’arrivée. 
  • Compteur de jauges selon les capacités de présence pour un passage au compte-goutte en assurant le respect des normes sanitaires.

Les autres missions durant l'événement

Il existe une multitude d’autres tâches à confier à vos hôtes(ses) durant l’événement :

  • Distribution et impression de badges

  • La gestion du vestiaire, déterminante : si un invité n’arrive pas à récupérer son manteau ou que la file d’attente est trop longue, il ressortira mécontent. Votre événement aura beau être pertinent, votre public en ressortira avec une mauvaise expérience et l’associera avec l’entièreté de votre événement. Demandez à votre agence préférée, elle peut probablement vous proposer une offre clé en main, avec gestion des tickets, de la caisse et des portants. 

  • L’orientation des invités : parce que se sentir perdu dans un événement est une sensation désagréable, vos hôtes(ses) doivent être les anges-gardiens de votre public et proposer leurs aide de façon proactive. Ce n’est pas de la conciergerie, mais si on s’en approche c’est aussi bien :). Si vous avez un auditorium ou que vous organisez un événement placé, confiez le placement au personnel d’accueil.

  • La distribution de goodies et ressources utiles : Ce nouveau point de contact “plus humain” permet d’apporter une expérience personnalisée supplémentaire à vos convives. Profitez-en pour exiger des hôtes et hôtesses un petit mot chaleureux à chacun de vos convives.

  • La préparation des petites tâches opérationnelles pour faciliter la prod événementielle : plier les serviettes pour un gala, arranger la disposition du buffet ou des chaises dans la salle, aider à disposer et débarrasser durant le montage et le démontage de l’événement… Autant de petits détails dont peuvent se charger les hôtes(ses) et qui vous faciliteront le travail de production.

  • Le passage du micro : il n’est pas rare de voir des invités qui veulent prendre la parole d’un bout à l’autre de la salle, avec un seul micro, et un temps fou entre chaque question. Le rôle de vos hôtes et hôtesses étant de fluidifier l’expérience de votre événement, il leur incombe de penser à préparer plusieurs micros à différents endroits de la salle. De cette manière, votre événement est enrichi car mieux organisé. On vous invite également pour libérer la parole de proposer une solution d'interaction live pour vos participants.

microphones

  • Les sondages de satisfaction post événement : grâce aux tablettes digitales, l’avis de vos convives sur l’événement peut être recueilli en quelques secondes avec des sondages efficaces. Andres Arbelaez, directeur commercial d’Handyamo, nous en parle : "Nous proposons des kits prêts à l'emploi, utilisables par les hôtes et hôtesses d'accueil afin de recueillir la satisfaction des participants en un éclair après les différentes sessions. Aujourd'hui, les organisateurs d'événements mesurent à raison la performance des événements dans une logique d'amélioration continue. Nos solutions servent cette cause et nous sommes fiers d'aider à l'organisation de meilleurs événements".

Conclusion

L'hôte(sse) n'est ni un pion d’accueil ni là “pour faire de la figuration”. Il est important de placer l'hôte(sse) dans les meilleures dispositions pour qu'il/elle puisse travailler convenablement.

Comme le dit Nelson Moncorgé, fondateur de La Belle Equipe : "L'hôte(sse) doit évoluer dans un cadre de travail sain et agréable pour délivrer une prestation de qualité, c'est pourquoi nous mettons toute notre énergie à créer une relation de proximité et de confiance avec chaque hôte(sse).

Et vous, qu’attendez-vous comme soft-skills de la part d’un(e) hôte(sse) ?

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