Comment savoir en tant qu’organisateur si son événement a rempli ses objectifs ? Comment obtenir des statistiques sur ces événements ? Comment obtenir un dashboard (dans l’idéal en temps réel), sur la qualité des intervenants, du traiteur, de l’ambiance de la soirée ? Enfin, comme être sûr(e) qu'on atteint ses objectifs marketing ?
Il est essentiel, pour se poser ces questions, d’anticiper les objectifs de l’événement (car il faut en amont avoir prévu les outils pour mesurer efficacement ces données) :
Déterminer des KPI opérationnels selon les objectifs stratégiques et/ou marketing de votre événement :
Vos objectifs définissent votre typologie d’événements :
Vous voulez créer une ambiance chaleureuse pour remercier vos collaborateurs d’une année avec des bons résultats (objectif stratégique) ? Vous pouvez créer un Gala de remerciement (typologie), ce qui induit d’avoir un très bon traiteur (KPI opérationnel) !
Si vous souhaitez impressionner vos prospects (objectif stratégique) et les rassurer sur qui vous êtes, une soirée de présentation produit (typologie) sera plus appropriée, et vous insisterez donc sur le fait de créer un véritable show (KPI opérationnel).
Imaginons maintenant que vous soyez dirigeant d’entreprise et que votre objectif soit de mesurer l’adhésion à la vision ainsi que l’enthousiasme des managers. Faites une réunion de roadmap du Top Management et mesurez l’enthousiasme de vos managers grâce aux questionnaires des hôtesses au sortir de la salle ou via des sondages en live lors d’événements virtuels.
Certains KPI sont explicites : si lors de votre Gala les assiettes reviennent vide et les petits fours ont disparu après 1 heure, c’est un franc succès côté traiteur.
De la même manière si lors de votre présentation produit vos commerciaux épuisent toutes leurs cartes de visites, votre événement est plutôt réussi !
Ok, mais qu’en est-il des retours sur investissements ?
Comme dans toute pratique du marketing ou de la communication, il faudra montrer que vous apportez plus de chiffre d'affaires (ou de leads qualifiés) que ce que vous coutez à votre entreprise. Les indicateurs de l'événement vous permettent de mesurer avec précision certains résultats. Les résultats que vous obtiendrez de ces diverses enquêtes seront eux-aussi à relativiser par rapport au coût de votre événement et à son nombre de participants.
Il faudra bien sûr considérer dans ce calcul les coûts d’opportunité (le fait qu’un employé utilise son temps en formation plutôt que de réaliser ses tâches habituelles) ainsi que les coûts indirects (les salaires de l’équipe qui a organisé l’événement par exemple).
Si vous êtes une agence événementielle, il faudra que votre entreprise cliente puisse bénéficier d'un maximum de visibilité sur son retour sur investissement, pour continuer à faire des events à vos côtés.
- En résumé, on arrive à la formule de ROI suivante qui contient deux éléments importants :
La note : C’est évidemment la note moyenne de l’ensemble des objectifs que vous venez de définir.
Le coût : (Coût direct + coût indirect + coût d’opportunité de l’événement) / (Nombre de participants à l’événement)).
Plus votre variable de note moyenne est élevée et plus votre Coût/Participant est bas, plus votre événement a rempli ses objectifs (et inversement).
Toutes ces données sont collectées avant, pendant ainsi qu'après l'événement. On vous laisse le soin d’adapter à votre événement notre formule, mais il est très important d’adopter une méthodologie de calcul une fois pour toute et de la garder au fil du temps. Cela permet de pouvoir comparer et ainsi savoir ce qui plaît et ce qui ne plaît pas (pour avoir conscience de ses erreurs et ne pas les refaire).
Comment mesurer des critères qualitatifs ?
Sans devenir un fou des KPI, vous devriez être capable de mesurer quantitativement la performance d'un événement (pourtant qualitatif, ça paraît paradoxal) en posant des questions pertinentes :
- Globalement êtes-vous satisfait de l’événement ? (Avec une échelle de Likert par exemple, en ayant pas de case “ne se prononce pas” afin de pousser le répondant à faire un choix)
- Cet événement vous a-t-il permis de rencontrer des personnes avec qui vous n’aviez pas discuté dans les locaux ?
- Devrions-nous changer de traiteur pour notre prochain événement ?
- Désirez-vous un menu végan pour le prochain Gala ?
Il ne faut pas trop mesurer de KPI afin de garder les choses simples, mais vous avez certainement compris l’idée. Si votre stratégie de communication repose sur des emails envoyés à votre base, n'hésitez pas à créer un sondage de feedback post-event et à poser toutes ces questions. L'impact de votre entreprise sur vos contacts n'en sera que plus fort !
D’autres outils et metrics existent : Aussi bien les blogs spécialisés que les réseaux sociaux, qui peuvent relayer votre événement pour accroitre votre audience. En termes de metrics, vous pouvez insérer un Net Promoter Score (NPS) comme celui qu’on propose souvent à la fin d’un parcours d’achat. Ce mode de sondage peut s’avérer pertinent ou non selon le nombre de participants. Il est d’autant plus pertinent s’il s’agit d’un événement de grande taille. Vous pouvez également faire en sorte que les hôtes et hôtesses se chargent de recueillir les réponses de vos participants et serez ainsi en mesure d’évaluer avec efficacité la performance de votre événement.
Vous pouvez aussi mesurer les réactions et réponses à l’email de remerciement de participation, ou sur des messageries internes (telles que Slack, WhatsApp...), les réactions du groupe peuvent s’interpréter comme un applaudimètre digital. L’analyse des sentiments comme le NPS ou les applaudimètres digitaux permettent d’avoir des éléments objectifs pour suivre les performances d’un événement au cours du temps.
3 Petites astuces pour booster vos événements :
62% des organisateurs recherchent de nouvelles idées d’après une enquête Eventmanager, alors on s’est dit qu’on allait vous donner des astuces :
- N’hésitez pas à sonder vos collaborateurs en amont pour organiser une enquête : Proposez leur plusieurs thèmes pour l’événement et laissez-les choisir celui qui leur plaît le plus, les animations qu’ils aimeraient voir, quels ateliers organiser... Voire à leur faire une petite session de formation sur les outils digitaux que vous allez utiliser lors de votre événement. Tout cet investissement aura pour effet d'améliorer votre brand image et d'augmenter la satisfaction et l'expérience des invités.
- Si vous organisez un événement interne, pourquoi ne pas prendre à contrepied la tendance et impliquer vos salariés dans l’organisation de l’évènement ? On apprécie toujours plus un bon plat lorsqu’on le cuisine nous même… Cet aspect vient donc enrichir l’expérience globale que vous construisez pour vos collaborateurs autour de cet événement.
Cependant, l’implication peut être à double tranchant. Une équipe peut être chargée d’organiser certains éléments de l’événement, mais n'essayez pas de tout déléguer sous peine de passer pour un faux organisateur !
- Et pourquoi ne pas inviter un intervenant qui n’a rien à voir avec votre business ? Une conférence inspirante sur une thématique différente permet d’inspirer les collaborateurs et éventuellement de leur offrir un nouveau prisme pour proposer des idées.
Invitez un champion de karaté pour les commerciaux, un médecin chercheur pour votre équipe de développeurs ou un professeur d’université pour votre équipe produit par exemple !
Et Digitevent ?
Digitevent vous permet de générer un maximum de participation via l’envoi d’emails de relance (en amont de l’événement), la création de segments et les variables personnalisées. Vous pouvez intégrer votre contenu (ou celui de vos clients) directement dans votre site web d'événement.
Avec notre outil, vous pouvez aussi créez une enquête de satisfaction post-event avec des données sur chaque partie clé de l’événement : lieu, traiteur, thème abordé, pertinence des intervenants, note générale...
N’oubliez pas de continuer à communiquer autour de l’événement après la fin de celui-ci et de recueillir le feedback de vos invités !
