En 2025, les budgets marketing sont plus que jamais restreints. Et vous, responsable événementiel, devez justifier de plus en plus vos dépenses. Sans parler du fait que, dans un contexte économique incertain, votre priorité devient de démontrer un ROI tangible.
Pour ce faire, vous avez besoin d’indicateurs clés de performance (KPI) que vous pouvez relier à la mesure du ROI.
C’est pour vous aider à naviguer dans cette question qui semble complexe que nous avons conçu cet article très concret. Découvrez comment mesurer vos KPI événementiels incontournables, et comment défendre votre budget grâce à eux.
L’importance des KPI en événementiel
En tant qu’organisateur d’événements, les KPI événementiels sont des éléments essentiels pour améliorer votre gestion quotidienne, mais aussi prouver la valeur de votre travail.
Pourquoi ces Key Performance Indicators sont-ils donc essentiels ? Car ils permettent de :
- Suivre votre performance, par rapport aux objectifs stratégiques que vous aviez posé pour votre event. Grâce à ces métriques, vous n’utilisez plus de méthode “au doigt mouillé” pour vous assurer que votre event est un succès, mais bien des données concrètes.
- Justifier vos investissements auprès de votre direction. Vos KPI vous permettent de défendre vos budgets de la même manière que les pôles commercial ou financier le font : avec des chiffres concrets.
- Identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré dans votre stratégie événementielle. Par exemple, grâce à vos KPI, vous pouvez comparer deux éditions d’un même event, et optimiser la gestion événementielle nécessaire en conséquence.
Qui plus est, il est important de comprendre l’impact concret des KPI sur la valeur de votre événement. En effet, en ayant la capacité de mesurer les retombées chiffrées de votre event (en termes de notoriété, de fidélisation client ou encore de business), vous positionnez l’événementiel comme un levier stratégique rentable, essentiel pour atteindre les objectifs de votre entreprise.
Reste encore à savoir comment évaluer la réussite ou non de votre event, et savoir quels KPI utiliser.
Les KPI événementiels à suivre absolument
Sélectionnez parmi les indicateurs de performance événementiels suivants ceux qui sont les plus pertinents pour votre prochain event.
Les KPI liés à la participation et à l’audience
Quand on pense “KPI événementiel”, on pense tout d’abord en premier lieu à ces indicateurs-ci : ceux qui signalent à quel point vos invités ont bien participé.
Pour ce faire, suivez :
- Le nombre total d’inscrits
- Le taux de présence (soit le nombre de participants réel par rapport au nombre d’inscrits)
- Le profils des participants, selon les critères socio-démographiques ou selon leur appartenance à l’un de vos persona, par exemple
Les KPI spécifiques à l’engagement des participants
En événementiel, on parle très souvent de “taux d’engagement” - mais ce terme peut encore sembler très nébuleux pour bien des professionnels. L’idée derrière ces KPI : mesurer le degré d’implication et d’interaction avec votre événement des personnes présentes.
Pour mesurer cet engagement participant, vous allez suivre :
- Avant l’événement : le taux d’ouverture et le taux de clic dans vos emails d’invitation et sur vos posts social media.
- Pendant l’événement : le taux de no-show, la participation active de vos participants (via les votes dans vos sondages, et les questions posées via vos outils d’engagement participant), les mentions de votre event le jour J sur les réseaux sociaux, les messages dans votre chat pour des événements en ligne, ou encore la participation à votre networking.
- Après l’événement : le taux de réponse à vos enquêtes, ou encore la rétention utilisateur sur votre plateforme événementielle.
Les KPI liés à la satisfaction des participants
Un événement réussi, c’est avant tout un événement qui a réussi à générer la satisfaction de votre public !
D’où l’intérêt de lancer des enquêtes à chaud (directement à l’issue de votre événement) et à froid (quelques jours après la fin de votre event), puis d’analyser les réponses de vos invités. Vous pourrez alors mesurer le Net Promoter Score (ou NPS) de vos participants : cet indicateur vous montre à quel point ils seraient prêts à recommander votre event à leurs proches.
Analysez également les retours qualitatifs issus de ces questionnaires : les verbatims clients sont toujours des mines d’or pour optimiser votre gestion événementielle.
Les KPI liés au business et au ROI
Pour montrer à votre hiérarchie que vos efforts payent, rien de tel que de mesurer les KPI événementiels qui sont directement liés à la génération de business pour votre entreprise.
Mesurez notamment, si vous avez accès à ces données :
- Le nombre de leads générés grâce à votre événement
- Le taux de conversion post-événement des participants
- Les opportunités commerciales créées via l’event
- Le nombre de ventes générées suite à l’event, et le revenu qui y est associé
- Le coût par participant ou par lead qualifié
Il s’agit là des principaux indicateurs à suivre pour mesurer les sources de revenu à prendre en compte dans votre ROI - un KPI crucial dont nous reparlerons plus bas dans cet article.
Les métriques liées à votre impact environnemental
En 2025, impossible de ne pas parler d’éco-responsabilité en événementiel. Et vos tableaux de bord doivent suivre la tendance, en incluant des KPI qui mesurent cette durabilité.
Pensez notamment à suivre :
- Le taux de participants venus en transports en commun ou en covoiturage, ou a contrario, en avion
- Les émissions de CO₂ par participant
- Les kWh d’énergie consommés sur site
- Le taux de recyclage de vos déchets
- La quantité de déchets générés par participant…
Il peut sembler difficile de mesurer l’aspect environnemental de vos événements. Alors pour aller plus loin et organiser des events aussi durables qu’engageants, rendez-vous sur notre article de blog sur l’organisation d’événements éco-responsables.
Envie de creuser le sujet des KPI ? Découvrez :
- Quels KPI mesurer pour vos événements de communication et notoriété
- Quels KPI pour mesurer l’efficacité des salons B2B et conférences
Comment mesurer le succès de votre événement ?
Place au concret : découvrez les outils et bonnes pratiques pour mesurer le succès de votre prochain event.
Les outils et tableaux de bord pour suivre vos KPI événementiels
Suivre vos KPI événementiels ne s’improvise pas. Certains organisateurs commencent avec des fichiers Excel ou des tableaux manuels pour compiler leurs données. Mais, si cette méthode fonctionne pour des événements ponctuels et de petite taille, elle devient vite chronophage et source d’erreurs dès que le volume augmente.
Pour gagner en efficacité, l’idéal est de digitaliser et automatiser vos process de reporting. Utilisez des outils de mesure spécialisés : ils vous permettent de simplifier la collecte de vos données, de les centraliser, et de les transformer en indicateurs exploitables.
Avec une solution événementielle intégrée comme Digitevent, vous accédez en temps réel à des tableaux de bord regroupant :
- Le nombre d’inscrits et de participants
- Les taux de présence et de no-show
- L’engagement participant (interactions, networking, sondages)
- La satisfaction des invités
- Les retombées business (leads générés, opportunités créées)
Vous pouvez ensuite exporter vos rapports en quelques clics et présenter des résultats clairs et chiffrés à votre direction. Un excellent moyen de démontrer la valeur ajoutée de vos actions et de défendre vos budgets pour les prochaines éditions !
3 conseils pour bien mesurer vos métriques-clés de performance
N’oubliez pas d’appliquer les trois conseils suivants, pour que vos efforts de récolte de données tangibles puissent être transformés en insights exploitables.
- Définissez des objectifs clairs avant votre événement. Pour ce faire, vous pouvez suivre la méthode SMART : chacun de vos objectifs doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable et Temporellement défini - faute de quoi, vous vous retrouvez avec des tableaux de bord vides.
- Liez chaque KPI à un objectif. Par exemple, à l’objectif “augmenter la satisfaction client”, liez la mesure du NPS. Autre exemple : à l’objectif “nourrir le pipeline commercial”, liez le nombre de leads généré.
- Menez un benchmark pour bien interpréter vos résultats. Un KPI seul n’est pas très parlant : vous devez le lier au contexte spécifique de votre event. Par exemple, interprétez vos résultats par rapport à une édition précédente de votre événement, ou bien à des événements concurrents.
Calculer le ROI événementiel : passer des KPI aux chiffres
Mesurer vos KPI événementiels est une première étape. Mais pour convaincre vos décideurs, il faut aller plus loin : il s’agit de traduire ces indicateurs en retour sur investissement (ROI).
La formule de base du ROI est simple : ROI = (Bénéfices générés – Coûts de l’événement) / Coût global de l’événement.
Reste à déterminer ce que vous incluez dans les “bénéfices”. Selon vos objectifs, cela peut être :
- Des leads qualifiés récoltés pendant l’événement
- Des ventes ou opportunités commerciales générées
- La visibilité et la notoriété gagnées
- La fidélisation de vos clients et partenaires…
Chacun de vos KPI doit donc être rattaché à un impact business concret. Par exemple, si votre événement a permis de générer X leads, vous pouvez estimer la valeur moyenne d’un lead et calculer le chiffre d’affaires potentiel que vos équipes commerciales pourraient en tirer.
Attention cependant : tous les bénéfices d’un événement ne se traduisent pas uniquement en euros. L’amélioration de votre image de marque, la qualité des relations nouées avec de nouveaux partenaires, ou encore l’expérience client, sont des retombées difficiles à chiffrer, mais tout aussi essentielles.
C’est pourquoi le calcul de votre ROI financier doit toujours être complété par des indicateurs qualitatifs tels que la satisfaction, l’engagement ou la notoriété. Ce reporting mixte donnera une vision complète de la valeur de votre événement, et renforcera vos arguments pour justifier vos investissements.
💬 "Mesurer le ROI d’un événement ne se limite pas aux ventes générées. C’est aussi l’engagement, la satisfaction et la fidélisation. Vos KPI événementiels doivent raconter l’histoire de vos events, ainsi que leurs retombées concrètes. C’est là que passer de tableaux Excel complexes à un tableau de bord automatisé change la donne. Grâce à Digitevent, vous ne perdez plus de temps dans la collecte manuelle : vos données sont consolidées, analysées et prêtes à être présentées à votre direction sous forme claire et actionnable. Vous pouvez ainsi vous focaliser sur l’analyse de ces KPI, la défense de votre budget, et l’optimisation de vos événements futurs." — Adele Arvis, Account Manager
Comment optimiser votre stratégie événementielle grâce aux KPI
L’un des grands bénéfices des KPI événementiels, c’est de vous permettre de prendre des décisions éclairées plutôt que de fonctionner à l’instinct.
Chaque catégorie de KPI oriente différents types de décisions et d’optimisations.
Par exemple :
- Les KPI liés à la participation démontrent l’efficacité de votre communication et de votre ciblage
- Les KPI d’engagement prouvent la pertinence du contenu de l'event et des animations
- Les KPI business mesurent la performance commerciale et l’alignement avec vos objectifs d’entreprise
Utilisez donc vos métriques pour détecter les points faibles potentiels de votre event, et pour améliorer l'événement la prochaine fois. Par exemple, un fort taux d’inscrits mais un faible taux de présence peut signaler un problème lié à vos relances par emailing, ou bien un choix malencontreux en termes de lieu ou de date.
En somme, retenez ceci : vos métriques vous permettent de rentrer dans une logique d’amélioration continue pour améliorer vos éditions suivantes.
Et comme vous l’aurez compris, mesurer tous ces KPI à la main peut être très chronophage ! C’est pour vous aider à piloter vos KPI et à prouver le ROI de vos événements que Digitevent met à votre disposition une plateforme événementielle qui vous dévoile toutes les métriques dont vous avez besoin.
Intéressé par le sujet ? Demandez votre démo dès maintenant, et commencez votre chemin vers des events vraiment mesurés et optimisés.