L’arrivée des vaccins contre le Covid et leurs résultats positifs ont ressuscité les espoirs des organisateurs d’événements. On s’autorise désormais à être optimistes pour la suite des événements. Malgré toutes les précautions dues au sujet très sensible qu’est la santé, nous devrions être en mesure de reprendre les invitations aux événements physiques dès l’été 2021.

Dans un tel contexte, comment se préparer au retour de ces événements avec responsabilité et dans les meilleures conditions possibles ?

1. Brainstormez avec vos prestataires et vos partenaires

Il est toujours très enrichissant de voir comment les autres se préparent. Tout le monde a le même objectif mais les réflexions ont besoin de se compléter les unes avec les autres.

Mais pourquoi ne pas vous réunir, déjà entre organisateurs d’événements, et dans une plus grande mesure avec vos prestataires habituels pour réfléchir à plusieurs aux bonnes pratiques à mettre en place et aux différents formats d’événements ? 

Chacun aura surement quelque chose à apporter au groupe tandis que tous bénéficieront des échanges créés. Ces expériences simultanées vous serviront à connaître le spectre des problèmes que le retour au physique implique (du respect des distances de sécurité jusqu’à la prévision des tests rapides sur place…). 

Prévoyez des questions précises sur chaque étape de l’événement, pour les poser à vos partenaires et recueillir l’ensemble des bonnes pratiques en amont comme en aval de l’événement.

2. Définissez un protocole sanitaire événementiel

Le protocole sanitaire événementiel vous permet de rassurer vos participants tout en vous assurant une mise aux normes sanitaires imposées. C’est donc une étape obligatoire pour qui veut reprendre l’organisation d’événements physiques !

N'oubliez pas que le pass sanitaire (qui devrait voir le jour en juin en Europe) devrait bientôt devenir un must de l'événementiel. Commencez à vous renseigner sur le sujet et à le garder dans un coin de votre tête, pour être prêt(e) lorsqu'il sera officialisé !

Que cela passe par la distribution de gels, de masques, les indications de distanciations au sol ou le rappel des gestes barrières sur des affiches, toutes ces mesures sont nécessaires (même si évidentes) lorsque vous devez rassurer votre public. 

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à tester vos invités à l’aide d’un thermomètre thermique à l’entrée de l’événement, ou à demander à votre traiteur un service individuel pour éviter des attroupements aux bars et aux comptoirs de restauration.

Privilégiez évidemment des grands espaces de réception et de restauration aérés autant que faire se peut.

Voici un document pour vous aider à y voir plus clair et pour organiser correctement votre protocole.

3. Commencez le plus tôt possible avec des événements essentiels en petit format

Les premiers événements seront sûrement de petite taille. Les gros événements demandent beaucoup de ressources, beaucoup d’organisation et de temps de mise en place. Ils sont également moins flexibles et donc moins propices aux changements.

Dans un contexte qui reste encore incertain le temps de constater l’évolution de la situation, il est d’autant plus important de bien segmenter et personnaliser vos futurs (petits) événements, en attendant que de façon incrémentale les gros événements reviennent. 

Commencez petit, voyez comment la situation évolue, puis incrémentez. 

Lorsque ce virus s’arrêtera, comme toute épidémie, la reprise sera soudaine. Il faut donc anticiper dès aujourd’hui les prestataires dont on aura besoin à l’avenir, avant que tout ne se débloque et qu’ils ne soient inondés de commandes. N’hésitez pas à négocier des tarifs en avance et à bloquer des disponibilités tant que vous êtes en rapport de force.

Ces petits formats vous serviront à réhabituer une audience qui n’a pas fait de déplacement événementiel depuis plus d’un an (!) à refaire confiance à ce format, et à retrouver ses points forts : le contact humain.

4. Considérez tous les aspects de la réassurance...

En premier lieu, il conviendra de communiquer un maximum sur votre protocole sanitaire afin de rassurer sur l’aspect sécuritaire de votre événement.

N’oubliez pas de vous mettre à la place d’un participant : quels arguments, quels formats vous permettraient de participer à un événement ? Pour que vous alliez à un événement en cette période, quelles devraient être les mesures mises en place ? Température à l’entrée d’un événement, jauge d’accueil, désinfection…

Demandez-vous comment apporter un climat agréable sans oublier l’aspect sécuritaire. N’oubliez pas que les participants se déplaceront moins, vous devez donc leur proposer des événements qui répondent à leurs enjeux profonds : des sujets clés tels qui touchent directement à la pérennité de leur business. 

… Et non simplement le respect des normes sanitaires auxquelles on peut s’attendre lors du retour des événements.

Pensez au bénéfice émotionnel que renverra votre événement, quelles émotions voulez-vous que vos participants ressentent ? Quelles mesures et activités allez-vous mettre en place pour atteindre ces ressentis ?

Il est important que vos participants ne ressentent plus la “pression” d’être entourés par d’autres personnes, ou que cette pression soit atténuée au maximum. 

En amont, prévoyez différents scénarios et les leviers d’actions adéquats : si le scénario 2 arrive (par exemple : un des invités avec une température trop élevée), quelles mesures pour y faire face ? Diffusez ensuite ces procédures scénaristiques à vos responsables de sécurité sanitaires. 

Désignez un responsable de la sécurité sanitaire qui sera garant de l’application des obligations et recommandations du gouvernement, et qui prendra les mesures adéquates le jour J. Ces responsables peuvent faire partie de l’équipe organisatrice directement. Cette personne devra notamment s’assurer que les hôtesses et hôtes suivront bien le protocole.

Conclusion

  1. Faites un brainstorming avec vos partenaires et prestataires pour avoir une vision alignée et des idées communes sur les bonnes pratiques à mettre en place.
  2. Définissez un protocole sanitaire et communiquez autour de celui-ci
  3. Commencez petit, pour ne pas prendre trop de risques, apprenez de vos erreurs, et augmentez l’ampleur de vos événements au fur et à mesure que vous aurez suffisamment d’expérience et de recul pour prendre de bonnes décisions.
  4. Créez un parcours le moins anxiogène possible pour vos participants tout au long de l’événement, tout en prévoyant des normes suffisantes. Anticipez différents scénarios, et préparez vos équipes à connaître la procédure pour chacun d’eux.