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07 févr. 2016 - 3 MIN

Pourquoi éviter d’imprimer vos badges avant l’événement?

Traditionnellement (dans l’ancien temps!?), le personnel d’accueil distribue les badges pré-imprimés aux participants, juste après la phase d’émargement. Dans cet article, je vous ferai part de mon expérience et vous détaillerai pourquoi cette méthode me semble peu efficace. Il est important de préciser que Digitevent vous permet d’imprimer les badges à la fois en amont et sur site; nous essayons simplement ici de promouvoir les bonnes pratiques et de faire profiter nos lecteurs de conseils qui profiteront à leurs événements :).

Voici quelques effets indésirables de l’impression de badges avant l’événement que nous souhaitons dénoncer. Répétez après moi :

“Je garderai intacte la susceptibilité de mes invités”

Il est fréquent qu’un participant soit invité ou s’inscrive après que la liste des noms ait été envoyée à l’imprimeur. Il peut également arriver que des coquilles d’orthographe se glissent dans cette liste. Dans les deux cas, vous serez contraint de distribuer le jour J un badge de secours, probablement écrit à la main.. Le participant regrettera ce traitement alternatif qui le différencie et qui pourrait être perçu comme de “l’amateurisme” par d’autres convives…

 

“Je ne ferai pas attendre mes participants à la porte de l’événement”

Après l’émargement, la recherche et la distribution du badge retarde mécaniquement l’entrée du participant. La recherche alphabétique est souvent fastidieuse surtout quand il s’agit de parcourir des plateaux de badges et que les participants sont nombreux. Ces raques de badges, en plus d’encombrer visuellement les comptoirs d’accueil, nécessitent d’être triés en amont de l’événement… tout ceux qui l’ont déjà fait savent à quel point c’est chronophage, même quand on a un stagiaire! Quand l’attente augmente, il n’est pas rare de voir certains participants impatients critiquer à demi mot l’organisation, voire chercher eux même leurs badges dans les plateaux! Enfin, la recherche des badges nécessite de séparer alphabétiquement les différents points d’accueil : Messieurs Bonnet et Bonnard se présentent, ils occuperont donc la même hôtesse; l’hôtesse responsable des noms de C à F restera donc inoccupée! Vous venez, malgré vous, de ralentir l’accueil….

 

“Je ne gaspillerai pas mon budget”

L’impression des badges en amont est souvent plus onéreuse car elle implique généralement d’imprimer juste avant la date de l’événement du fait que la liste des participants évolue jusqu’au dernier moment. En imprimant des badges personnalisés et génériques bien en amont, vous éviterez les imprévus et profiterez de prix bien plus compétitifs (les imprimeurs produisent alors à l’étranger mais les délais sont légèrement rallongés). De plus, il est à noter que la majorité des imprimeurs applique un coût supplémentaire pour la personnalisation nominative des cartes imprimées.

 

Si votre événement le permet, avez-vous pensé à réutiliser les badges pour vos différents événements de l’année? La solution Digitevent consiste à apposer des étiquettes nominatives, imprimées en temps réel, sur les badges génériques. Ainsi, l’étiquette peut être retirée, permettant au badge et au dispositif d’accroche d’être réutilisés. Les centaines d’euros économisés en badge pourront alors compenser la relative moindre personnalisation de l’événement! Par ailleurs, l’impression sur site vous évite de pré-imprimer les badges des futurs absents… ces derniers auront toujours torts, mais ils ne gâcheront plus de badges!

 

J’espère sincèrement que cette apologie de l’impression sur site vous aura convaincu que les badges doivent être produits au fil des arrivées. Chez Digitevent, nous vous permettons de coupler l’émargement à l’impression de badges grâce à de mini imprimantes connectées sans fil aux tablettes. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ou planifier une démo.

Nous prévoyons prochainement un article avec les plus jolis design de badges pour inspirer vos prochains événements. Évidemment, n’hésitez pas à partager avec nous vos avis et retours d’expériences personnelles!

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