Les lumières s’éteignent, les participants sont partis, les stands se démontent. Vous soufflez enfin. Mais votre travail d’organisateur est loin d’être terminé ! Car c’est dans les heures et jours post-event que se joue une grande partie du succès de votre projet.
Le post-événement, ce moment souvent relégué en bas de la to-do, est pourtant décisif : c’est là que vous prolongez l’expérience, mesurez vos résultats, et posez les fondations de vos futurs succès
Cette phase d’analyse, de communication et de fidélisation est une mine d’or trop souvent sous-estimée.
Dans cet article, découvrez comment transformer ce “après” en un véritable levier stratégique pour maximiser l’engagement participant, le ROI de vos events, et l’impact de vos prochaines éditions.
Pourquoi est-il important de soigner votre phase post-événement ?
Trop souvent négligée, la phase de post-événement fait pourtant pleinement partie de toute stratégie événementielle. Elle permet de transformer un moment ponctuel en un levier durable au service de vos objectifs.
La phase post-event doit donc faire partie intégrante de votre gestion événementielle, tant elle est cruciale pour :
- Fidéliser et nurturer vos participants. Le parcours de vos participants auprès de votre organisation ne s’arrête pas à la fin de l’événement. C’est notamment le cas pour vos leads, avec qui vous devez renforcer vos relations commerciales potentielles.
- Valoriser l’expérience proposée et le travail accompli. La communication événementielle post-event permet de transformer votre événement en supports et données utiles à votre organisation.
- Mesurer la performance, afin de viser un retour sur investissement maximum.
- Rentrer dans un processus d’amélioration continue de votre stratégie événementielle, pour améliorer vos futurs events.
Autant de bonnes raisons de prévoir la manière dont vous pouvez prolonger les effets positifs de votre event sur vos participants et sur votre entreprise.
“Pour vos participants, les 48 heures qui suivent l’événement sont cruciales : c’est là que leur émotion est encore vive. Une communication rapide, personnalisée et bien ciblée peut transformer un participant satisfait en véritable ambassadeur. Pour vous, un événement réussi n’est pas seulement celui qui se déroule bien, mais celui dont on tire des enseignements pour faire encore mieux la prochaine fois. La phase post-événement est le point de départ de votre prochain succès. C’est là où une plateforme de gestion événementielle fait toute la différence : elle vous permet de garder la main sur l’expérience après l’événement, tout en vous nourrissant d’insights précieux pour vos prochaines éditions.” – Clara Weber, Account Manager chez Digitevent.
Comment gérer efficacement la logistique post-événement ?
Une bonne gestion post-événement demande tout d’abord une attention particulière en termes de logistique. Voici les éléments à ne pas négliger de ce point de vue.
Assurez le démontage et le rangement du lieu
Tout d’abord, vous devez vous assurer de bien anticiper le démontage de votre événement dès sa préparation. Pour ce faire, prévoyez un planning précis, en lien avec les contraintes du lieu.
N’oubliez pas de contrôler le matériel. Faites un inventaire du matériel loué et une vérification visuelle des éléments techniques, et rangez les équipements internes pour une réutilisation ultérieure.
Traitez les livraisons et les déchets
Veillez à collecter les éléments non utilisés (comme les goodies ou les impressions en surplus) pour leur stockage ou leur redistribution.
De plus, un événement à succès ne peut aujourd’hui pas se passer d’une organisation éco-responsable.
Post-événement, pensez notamment à :
- Organiser le tri des déchets (papier, plastique, éléments techniques, alimentation…) selon les normes locales.
- Penser écoconception. Lors de la création de votre brief événementiel, privilégiez les matériaux réutilisables, songez à louer plutôt qu’acheter, et limitez les impressions au maximum.
- Établissez un bilan environnemental simplifié si possible, comprenant notamment la quantité de déchets et les émissions de CO2 estimées, pour capitaliser sur une démarche RSE dans vos communications.
Pour aller plus loin, découvrez nos 12 actions concrètes à mettre en place pour un événement éco-responsable.
Réglez vos prestataires et effectuez votre clôture budgétaire et administrative
La fin d’un événement est également l’occasion de maintenir de bonnes relations avec vos prestataires - surtout vos prestataires locaux ou récurrents. Pour ce faire, veillez à respecter leurs délais de paiement.
Penchez-vous également sur la clôture budgétaire de votre event :
- Finalisez le budget réel de votre événement, en rapprochant les dépenses engagées des prévisions que vous aviez faites.
- Menez une analyse des écarts : avez-vous fait des dépassements ou, a contrario, des économies ? Quels sont les postes qui ont été sous-utilisés ou mal dimensionnés ?
- Mettez à jour vos tableaux de bord pour en tirer des enseignements pour vos futurs projets.
Faites un débrief avec vos équipes
Un événement réussi, c’est aussi un événement où vos collaborateurs et prestataires externes se sont bien coordonnés, sans friction. D’où l’intérêt d’organiser une réunion de clôture logistique avec les équipes, pour faire le point à chaud et recenser leurs retours d’expérience dans un compte-rendu.
Quelles bonnes pratiques pour votre communication post-événement ?
Maximisez le retour sur investissement de votre événement en créant du contenu à forte valeur ajoutée. Pour cela, segmentez votre plan de communication post-événement en plusieurs phases : à chaud, puis à froid.
Partagez des contenus à chaud
Pour décupler l’impact de votre événement, il est essentiel de rapidement communiquer post-event.
Pour ce faire, pensez à utiliser :
- Des emails de remerciement personnalisés. Ceux-ci peuvent contenir un résumé de l’événement, un lien vers des replays ou vers vos supports de présentation. Cet email permet de remercier et d'entretenir le lien avec votre audience rapidement après la fin de l’event.
- Un best-of vidéo, diffusé sur les réseaux sociaux et par mail.
- Des vidéos micro-trottoir, filmées pendant votre événement, qui mettent en avant les retours d’expérience de vos invités.
- Des posts sociaux reprenant les temps forts, les citations marquantes, ou des photos des coulisses du jour J.
- Une annonce des résultats d’un concours mené pendant votre événement, pour continuer à créer l’émulation.
Pensez également à mettre à jour votre site Internet, avec une page post-événement qui présente votre vidéo récap, des photos de l’événement, ou encore les temps forts vécus le jour J.
Créez des contenus à froid
Après un événement récent, ne laissez pas votre public l’oublier : à vous de partager du contenu à froid qui étend l’expérience vécue plus loin encore.
Pour ce faire, vous pouvez créer :
- Des articles de blog, présentant par exemple les enseignements clés de votre événement, ou faisant le bilan d’une keynote particulièrement intéressante.
- Des interviews post-événement de vos intervenants ou de vos participants.
- Un podcast où vous interviewez vos intervenants ou certains de vos invités.
- Des infographies ou data visualisations des chiffres clés de votre événement.
- Un livre blanc contenant tous les apprentissages révélés le jour J par vos intervenants.
- Un communiqué de presse bilan de l’événement, qui présente des chiffres, les grandes annonces, quelques témoignages, et la date du prochain temps fort lié à votre événement.
Attention à adapter les formats de vos contenus selon les canaux utilisés (email, médias sociaux, site web, presse…). Votre objectif : optimiser leur visibilité auprès de votre audience, et générer de l’engagement post-événement.
Quelles stratégies pour maintenir l’engagement après un événement ?
L’idée ici est de renforcer les relations tissées au cours de votre event avec vos participants, en poursuivant leur expérience vis-à-vis de votre organisation. Voici quelques clés pour booster leur engagement et leur fidélisation.
Lancez une stratégie de contenu généré par les utilisateurs (UGC)
Avant et pendant votre événement, suscitez l’envie de vos participants de partager des photos et des vidéos sur les réseaux sociaux, en tagguant votre organisation, le compte de votre événement, ou encore le hashtag de votre event.
Et pourquoi pas également lancer un concours de feedback ou de storytelling ? Par exemple, encouragez les participants à partager leur moment préféré de l’événement sur les réseaux.
Vous pourrez ensuite leur demander leur accord pour réutiliser leurs posts dans votre plan de communication.
Mettez en place un parcours de nurturing personnalisé
Si votre événement vous a permis de générer des leads, vous devez désormais assurer leur suivi.
Pour cela, commencez par segmenter vos participants, selon qu’ils sont vos clients, des prospects chauds ou froids, ou encore vos partenaires. Puis envoyez-leur par email des contenus qui vont susciter leur envie de poursuivre leur parcours auprès de votre marque.
Vous pouvez préparer en amont une série d’emails automatisés post-événement - par exemple :
- À J+1 : envoyez vos remerciements, et partagez éventuellement des replays
- À J+5 : faites un focus sur un contenu ou une citation inspirante
- À J+10 : proposez-leur un rendez-vous ou une offre promotionnelle sur vos produits ou services
Bonne nouvelle : sur notre plateforme de gestion d’événements Digitevent, rien de plus simple à faire ! Notre outil d’emailing intégré vous permet d’envoyer des emails post-événement personnalisés, et de suivre vos campagnes de nurturing de manière aisée.
Encouragez l’engagement communautaire
Si vos participants se rendent dans des événements, c’est souvent pour se sentir appartenir à une véritable communauté. Votre rôle, en tant qu’organisateur, est de créer cette émulation communautaire.
Plusieurs options s’offrent à vous pour ce faire :
- Créez ou animez un groupe dédié. Il peut s’agir d’un groupe LinkedIn, d’un Discord, ou bien d’un canal Slack, qui tourne autour de la thématique de votre événement.
- Encouragez les participants à partager leurs contenus avec un hashtag dédié sur les réseaux sociaux - c’est le principe de l’UGC, que vous avez vu auparavant, et qui stimule leur engagement.
- Mentionnez ou repartagez les publications social media des participants pour les valoriser.
- Proposer pendant l’événement une app de networking à vos participants, pour qu’ils puissent créer des relations interpersonnelles. Ainsi, vous créez une émulation post-événement pérenne.
Sur ce dernier point, Digitevent vous accompagne, grâce à sa fonctionnalité Networking. Le principe ? Vous concevez une app de networking avec laquelle vos participants peuvent consulter un trombinoscope interactif, ou bien scanner leurs QR Codes, pour récupérer leurs coordonnées respectives.
Comment évaluer le succès de votre événement ?
La phase post-événement est également la période pour mesurer la réussite de votre event, et identifier les problèmes que vous pourriez résoudre sur vos prochaines éditions.
Sélectionnez les indicateurs à suivre
Qui dit mesure de la performance, dit nécessairement KPI.
Pour savoir si vous avez organisé un événement efficace, suivez notamment :
- Vos données de participation : taux de présence, no-show, durée moyenne de connexion (si votre event était digital).
- Les KPI liés à l’engagement des participants : interactions, partages (notamment partages avec votre hashtag d’événement), réactions, visites de votre site web ou de votre application événementielle…
- La performance de vos contenus post-event : vues, téléchargements, clics…
- Les retombées presse ou médiatiques de l’événement.
- La mesure du ROI : coût par participant, taux de conversion des leads générés, chiffre d’affaires généré lors de l’événement ou post-événement via la signature de nouvelles affaires…
Si ce n’est déjà fait, décryptez également les feedbacks qualitatifs que vos invités vous ont transmis. Surveillez la satisfaction de vos participants, et analysez les verbatims issus de leurs questionnaires.
Collectez et exploitez les feedbacks participants
La collecte de feedback est l’un des piliers de la phase post-événement. Elle vous permet non seulement de mesurer la réussite de votre event, mais aussi de continuer à impliquer vos participants dans leur expérience.
Tout d’abord, respectez le timing idéal pour envoyer votre questionnaire de satisfaction post-événement. Il est conseillé de l’envoyer entre 12h et 72h après l’événement, lorsque l’expérience est encore fraîche dans l’esprit des participants. Pensez à l’envoyer dans un email personnalisé, et à relancer les non-répondants quelques jours plus tard.
N’oubliez pas que le temps de vos invités est précieux. Un bon formulaire post-événement doit donc être court (cinq à dix questions maximum), structuré et facile à remplir sur mobile.
Vous pouvez notamment y inclure des questions sur :
- La qualité de l’expérience globale vécue
- La pertinence du contenu et des interventions proposés
- L’organisation et la logistique
- Les suggestions des participants pour la prochaine édition
Proposez une récompense symbolique (comme un tirage au sort, une réduction, ou du contenu exclusif) pour inciter à répondre à votre enquête de satisfaction.
Et bien sûr, par la suite, exploitez les retours de votre sondage. Transformez ces feedbacks en actions concrètes en notant des améliorations à porter à votre prochain événement. Par exemple, si une thématique a plus attiré l’attention que les autres, vous pourrez l’utiliser dans un futur événement ou un contenu.
Valorisez les témoignages de vos participants, en transformant les retours positifs en des citations à intégrer dans votre stratégie marketing - toujours en veillant à demander l’accord pour publier sans anonymiser.
Enfin, n’hésitez pas à segmenter vos réponses, pour les analyser selon les typologies de participants. Cela peut orienter votre stratégie de contenu ou de ciblage pour vos prochaines éditions.
Besoin d’un logiciel pour récolter le feedback de vos participants ? Digitevent met à disposition un outil de questionnaires de satisfaction simple et efficace pour tous vos events !
Créez un reporting clair et actionnable
Grâce aux données que vous avez récoltées, une analyse précise, et structurez un rapport synthétique à partager avec toutes vos parties prenantes. Dedans, incluez des chiffres clés, des retours participants, des points d’amélioration, et les opportunités identifiées pour les éditions à venir.
N’hésitez pas non plus à utiliser ces données pour justifier vos budgets prévisionnels et vos axes stratégiques événementiels futurs.
Pour vous aider, Digitevent met à votre disposition des fonctionnalités analytiques poussées, qui vous permettent de mesurer les retombées de votre événement. Taux de participation et de no-show, engagement sur vos applications et votre site web, suivi des leads générés… Plus rien de nous échappe sur la plateforme !
Prêt à clôturer votre phase post-événement ? Reste désormais à capitaliser sur les points forts et travailler sur les points à améliorer pour vos prochains événements. Mettez à jour vos checklists organisationnelles, et réutilisez éventuellement vos contenus dans une stratégie de communication à moyen terme - par exemple dans vos newsletters ou vos articles.
Bravo : vous avez prolongé votre expérience participant, et maximisé le ROI de votre event !