Rencontrer les bonnes personnes, au bon moment est devenu une attente forte, voire incontournable, sur les événements B2B.
En effet, selon une étude réalisée en 2024 par la plateforme Goodfirms, 91 % des professionnels considèrent le réseautage comme la première motivation de participation à un événement B2B.
Dans ce contexte, le matchmaking événementiel change la donne : il structure les rencontres, connecte les bons profils et maximise la valeur des échanges pour tous les visiteurs, exposants et organisateurs.
Dans cet article, découvrez comment fonctionne le matchmaking, pourquoi il devient un levier incontournable et comment l’intégrer efficacement à votre dispositif événementiel.
Qu’est-ce que le matchmaking événementiel ?
Définition et principe
Le matchmaking événementiel est un processus de mise en relation ciblée entre participants. Contrairement au networking spontané ou informel, il repose sur une analyse préalable des profils, besoins et objectifs des participants.
Son but ? Permettre des rencontres utiles, planifiées, et alignées avec les attentes de chacun.
Le matchmaking peut être automatisé via une plateforme digitale ou assisté par des algorithmes et une équipe de coordination humaine.
Networking vs. Matchmaking
Le networking classique repose sur des rencontres informelles et laisse une grande place au hasard.
Le matchmaking événementiel, quant à lui, structure les échanges en connectant les participants selon des critères précis et des objectifs communs. Il prévient les échanges non ciblés et les démarchages hasardeux. Le résultat ? Des interactions plus efficaces, et une meilleure expérience pour tous.
Un concept enrichi par la data et la technologie
L’essor des plateformes événementielles a rendu le matchmaking plus accessible, fluide et automatisé. Des algorithmes intelligents peuvent même anticiper les connexions utiles, sans action de l’utilisateur. Ces outils offrent aussi des dashboards pour suivre le nombre de demandes de rendez-vous, les taux d’acceptation et de no-show.
Pour quels types d’événements ?
Le matchmaking s’adapte à divers formats professionnels :
- Salons B2B
- Congrès et forums d’affaires
- Événements corporate internes
Pourquoi intégrer du matchmaking dans vos événements ?
Pour les participants
Le matchmaking répond à un besoin croissant d’efficacité du temps passé sur un événement. Vos visiteurs ou congressistes ne souhaitent plus simplement “assister”, mais vivre une expérience personnalisée et utile. Le matchmaking offre plusieurs avantages à vos participants :
- Des rencontres ciblées : les rendez-vous sont alignés avec leurs objectifs professionnels (prospection, recrutement, collaboration…).
- Un gain de temps : vos participants n’ont plus à “chasser” les bons contacts sur place.
- Une valorisation du parcours : chacun des utilisateurs bénéficie d’une expérience construite sur ses besoins.
- Un sentiment d’efficacité : les résultats concrets (contacts utiles, partenariats initiés…) renforcent la satisfaction globale ressentie sur l’événement.
Le matchmaking contribue également à diminuer drastiquement le taux de no-show à un événement : un rendez-vous planifié incite à la présence. Idéal pour les participants à distance ou internationaux, il facilite la prise de contact en amont et l’optimisation du déplacement ou de la connexion.
Pour les exposants
Dans vos salons B2B, les exposants investissent pour rencontrer des prospects qualifiés, pas pour distribuer des plaquettes. Intégrer un système de matchmaking leur permet :
- De cibler les bons visiteurs et obtenir des rendez-vous planifiés en amont.
- D’améliorer le taux de conversion : cela représente moins de visiteurs, mais des leads de meilleure qualité.
- D’augmenter leur ROI et, ainsi, justifier l’investissement dans un stand ou un partenariat grâce à des KPIs tangibles.
- De renforcer l’engagement des sponsors.
Certains dispositifs permettent aussi d’associer les marques partenaires aux outils de matchmaking (branding, filtres sponsorisés, mise en avant dans les recommandations…).
Pour les organisateurs
En tant que levier stratégique pour la réussite d’un événement, le matchmaking événementiel est synonyme de bénéfices concrets pour vous :
- Une démarcation concurrentielle : proposer un service de rencontres qualifiées positionne votre événement comme haut de gamme ou innovant.
- Une meilleure satisfaction et de l'engagement participant : les visiteurs comme les exposants ressentent une meilleure valeur perçue.
- Un business model optimisé : vos salons sont encore plus rentables grâce à l’ajout d’une offre permettant aux exposants de disposer d’un agenda dédié à la prise de rendez-vous.
- Des données collectées précieuses : vous disposez d’une visibilité sur le nombre de rencontres proposées, acceptées ou le taux de présence aux rendez-vous.
Une montée en gamme et de la fidélisation : un matchmaking efficace encourage vos participants à revenir et à recommander l’événement.
Comment ça fonctionne concrètement ?
En amont :
Les participants remplissent un formulaire d’inscription enrichi, où ils précisent leur fonction, leur secteur d’activité, leurs attentes et les profils qu’ils souhaitent rencontrer.
Ces informations alimentent un moteur de recherche ou un algorithme de matchmaking, permettant de créer des profils filtrables et exploitables dans une interface sous forme de trombinoscope.
Mais ce n’est pas tout : chaque participant reçoit des propositions de rendez-vous ciblés selon les données renseignées et les règles de matchmaking définies par l’organisateur.
Il peut gérer son planning de rendez-vous directement depuis l'application ou la plateforme web, avec des créneaux visibles et modifiables en fonction de ses disponibilités.
Pendant l’événement :
Les participants suivent directement leurs agendas personnels de rendez-vous depuis l’application de l’événement. Ils peuvent directement indiquer à l’organisateur les no-show.
Les rencontres ont lieu dans des espaces dédiés, identifiés sur le lieu de l’événement ou via des liens de visio si l’événement est en ligne ou hybride.
Après l’événement :
Les contacts établis peuvent être récupérés par les participants via un export de fichier Excel. L’organisateur peut exploiter les données de performance comme le nombre de rendez-vous réalisés, le taux de participation ou les retours de satisfaction pour mesurer l’efficacité du dispositif et améliorer les éditions suivantes.
Comment pouvez-vous mettre en place un système de rencontres efficace ?
Identifiez votre audience
Commencez par segmenter vos participants : exposants, acheteurs, partenaires, candidats… Collectez ensuite des informations clés à l’inscription : objectifs, centres d’intérêt, disponibilités. Ces données vous permettront de proposer des rendez-vous pertinents et personnalisés.
Appuyez-vous sur une plateforme adaptée
Utilisez un outil événementiel comme Digitevent pour piloter tout le processus intégrant ces fonctions clés :
- Demandes de rendez-vous (soumises à l'acceptation du receveur ou acceptées automatiquement).
- Quotas de rendez-vous confirmés et demandes en attente
- Gestion des indisponibilités et des “no-show”
- Synchronisation des agendas
- Attribution automatique à des tables, espaces de rendez-vous ou bien des salles de visioconférences
- Intégration d’agendas, de visios ou de points de rencontre physiques
Créez des sessions distinctes selon les publics ou les formats qu’ils soient présentiel ou bien à distance.
Définissez des règles claires
Établissez qui peut rencontrer qui ( par exemple : les étudiants peuvent rencontrer des recruteurs et les fournisseurs peuvent rencontrer des acheteurs).
Ces règles vous permettront d’éviter les mauvaises connexions et de fluidifier les échanges.
Encouragez la participation
En amont, informez bien les participants des modalités de rencontre à l’aide d’emails, tutoriels et vidéos. N’oubliez pas de mettre en valeur le trombinoscope avec des filtres utiles (société, secteur…) et prévoyez des espaces ou des créneaux dédiés aux rendez-vous.
Suivez et optimisez
Analysez les résultats en vous intéressant au nombre de rendez-vous pris, au taux de participation ainsi qu’aux absences constatées. Vous pouvez utiliser les exports et les tableaux de bord pour affiner votre dispositif et identifier les points d'amélioration. Enfin, appuyez-vous sur ces données pour valoriser l’événement auprès de vos partenaires et optimiser l’organisation des prochaines éditions.
5 bonnes pratiques pour optimiser le matchmaking
1. Soignez la qualité des profils participants
Encouragez les participants à compléter leur profil avec des infos précises : fonction, objectifs, secteurs d’activité, etc. Plus un profil est riche, plus le matchmaking sera pertinent.
N’hésitez donc pas à rendre certains champs obligatoires à l’inscription.
2. Définissez des règles de mise en relation pertinentes
Cadrez les possibilités de rencontres selon les segments (par exemple : acheteurs ↔ fournisseurs) et évitez les demandes non pertinentes en limitant les croisements inutiles. Cette structuration améliore la fluidité et la qualité des échanges.
3. Intégrez le matchmaking dans l’expérience globale
Prévoyez des créneaux dédiés dans l’agenda de l’événement et pensez à aménager des espaces calmes et identifiables pour les rendez-vous. N’oubliez pas que le matchmaking doit être visible et facilement accessible dans l’app ou le site de l’événement.
4. Prévoyez des rappels et relances automatisées
Programmez des notifications intelligentes comme des confirmations de rendez-vous, des rappels et des relances si un créneau est vide. Les mails ou les SMS vous aident à maintenir un bon taux de participation et éviter les no-shows.
5. Mesurez les résultats pour vous améliorer
Suivez les KPI clés : nombre de demandes envoyées, taux de confirmations, taux de no-show, satisfaction. Pensez ensuite à utiliser les exports et rapports de la plateforme pour ajuster les paramètres lors des prochaines éditions. Terminez par intégrer les retours des participants pour enrichir l’expérience à chaque itération.
💬 Le conseil de l’expert Digitevent :
« Le secret pour créer un matchmaking qui a du sens, c'est de prendre le temps de comprendre vraiment vos participants dès l'inscription. En misant sur l'écoute, l'agilité et une vraie personnalisation, vous faites grandir la valeur de chaque rencontre et l'impact de votre événement. »
— Rémi Fontaine, Head of Customer Success chez Digitevent
Le matchmaking événementiel n’est plus un gadget, il donne du sens à chaque rencontre, structure les agendas et maximise la valeur perçue de vos événements.
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