59% des marketeurs pensent que l’hybride sera un format décisif dans leur stratégie marketing de 2021 selon un sondage Sleek. L’événementiel hybride est un défi majeur des prochaines années pour tous les organisateurs d’événements. Annoncé comme permettant de garder le lien avec les participants en présentiel tout en augmentant la capacité de diffusion en ligne, ce serait donc le format parfait.

Néanmoins, les événements hybrides sont complexes et nécessitent donc une planification plus poussée que des physiques ou virtuels.

👌 Proposer une expérience réussie pour toutes les parties prenantes

L’événement hybride amène des degrés de complexité supérieurs, qui se ressentent à chaque niveau : pour les organisateurs (comment créer une expérience unifiée et synchronisée), les participants (comment interagir avec les intervenants ou les autres participants à distance, ou en présentiel) et le reste (comment mettre en avant les speakers, la captation vidéo, ou encore comment gérer le traiteur…).

Le challenge est donc réel : comment créer cet événement idéal qui saura unifier toutes ces variables en une seule synergie ?

🎯 Trouver la bonne plateforme pour vos besoins

Afin d’être le plus efficace possible, vous devez établir une liste d’objectifs événementiels : obtenir des leads qualifiés, accroître votre notoriété, créer des partenariats… 

Avec ces objectifs en tête, définissez les fonctionnalités indispensables (les must-have) et celles qui sont agréables à avoir, mais pas indispensables (les nice-to-have). Par exemple, si votre objectif est de faire se rencontrer vos invités, vous aurez davantage besoin d’une fonction de matchmaking pour votre audience en distanciel (must have) et de génération de salles de rendez-vous (must-have) que d’un tchat intégré à l’événement (nice-to-have).

À partir de cet ensemble défini de possibilités, définissez un cahier des charges fonctionnel que vous pourrez communiquer à vos prestataires et qui clarifiera votre besoin. Utilisez ce cahier des charges pour trouver la solution technologique la plus adaptée à vos besoins.

📐 Peaufiner les détails importants

Certains détails méritent d’être plus travaillés que d’autres, notamment ceux qui concernent l’expérience utilisateur. Utilisez un agenda interactif en ligne pour que vos participants puissent avoir davantage de visibilité et d’engagement sur l’événement et les diverses conférences. 

N’oubliez pas que le timing est différent pour les deux audiences, une conférence d’une heure en présentiel est bien plus captivante qu’une heure devant son écran ! Il faudra donc jongler entre ces différents timings pour proposer une expérience agréable au public virtuel.

Il convient donc de ne pas laisser de “dead air time”, du temps d’antenne inutilisé. Par exemple, lors d’une pause café de votre public en présentiel, prévoyez une activité ou une session de questions/réponses privilégiée pour le public en distanciel. Prévoyez des activités privilégiées pour chaque public, pour qu’aucun ne se sente lésé par rapport à l’autre dans l’attention qu’il reçoit.

Côté sponsoring, comment garantir à ses sponsors une couverture multiple, à la fois en virtuel, mais également sur place ? Votre plateforme d’événement en ligne doit être en mesure de proposer une exposition avant, pendant et après l’événement.

Portez une attention toute particulière à vos intervenants : ils  doivent être à l’aise devant un public en présentiel, mais évidemment aussi devant la caméra, et partager équitablement leur temps de parole aux différentes audiences auxquelles ils s’adressent. 

Enfin, allez plus loin qu’un simple événement présentiel retransmis en ligne, évitez la “zoom fatigue” grâce à des modules de tchat intégrés, des quizz et sondages en direct, et d’autres outils d’interaction pour que vos participants en distanciel ne se sentent pas exclus.

🖇️ Gérer les deux audiences simultanément

Il est crucial de ne pas focaliser votre événement autour d’une seule audience, sous peine de discriminer l’autre et de perdre tout l’intérêt de l’hybride. 

Après l’événement, organisez un lieu de rencontre informel pour les participants en présentiel, et une session de networking pour les participants en distanciel. Il est très (trop) difficile de faire communiquer vos audiences entre-elles et cela créerait des frustrations. Préférez partager un trombinoscope en ligne de tous les participants, afin que tout le monde puisse se retrouver ultérieurement si besoin.

🧐 Ne pas laisser de place aux imprévus

Dans un événement hybride, la composante la plus importante est l’organisation et la fluidité de l’événement global.

Ainsi, vous devez vous demander en amont qui est responsable de quoi, combien de temps sera nécessaire pour mener à bien votre projet ? Combien de chefs de projets devront y contribuer ? 

La question de la délégation est aussi à se poser : préférez-vous tout devoir gérer en interne (il faut en avoir les ressources !) ou passer par une agence événementielle habituée à ces processus ? 

Il faudra également créer un Fil Conducteur global de votre événement, qui prévoit le déroulé du planning minute par minute, le plus précis possible. Idéalement, on créera un fil conducteur qui retrace l’expérience sur place (en prenant en compte les temps de pauses, les repas…) et un fil conducteur pour les participants en distanciel. Cela vous obligera à proposer un contenu sans laisser de “dead air time”.

Enfin, assurez-vous d’avoir tout prévu et d’avoir des processus d’urgence en cas de problèmes. Il est évident qu’il faut tout tester en amont (plusieurs fois), mais au-delà de ça, il convient de prévoir des mesures additionnelles, par exemple : quelle est la procédure si les micros ne fonctionnent pas ? Si la captation vidéo a du retard par rapport au live ?...

Conclusion :

Pour réussir à planifier correctement votre événement hybride, il vous faudra créer un parcours qui engage vos deux audiences sans discrimination de qualité ou de quantité de contenu, tout en vous assurant d’avoir couvert toutes les éventualités techniques et tous les imprévus possibles.

Commencez par définir vos objectifs pour chacune de vos audiences, puis pour l’événement dans sa globalité. Tirez-en des fonctionnalités essentielles, et finissez par choisir les plateformes de gestion événementielles qui vous correspondent le plus et qui disposent de ces fonctionnalités.

Nous espérons que cet article vous aura permis de mieux appréhender la planification d’un événement hybride. N’hésitez pas à faire appel à nos équipes pour connaître les fonctionnalités proposées par Digitevent sur de l’événementiel hybride :)