Augmenter le taux de participation à vos événements virtuels et hybrides

En 2021 et même avec un très bon sujet d’événement, la métrique principale de la réussite ou de l’échec d’un événement en distanciel reste le taux de participation (et dans un second temps, la satisfaction…). 

Quelques techniques existent afin de booster votre taux de participation, et c’est évidemment en amont de l’événement que cela se joue :

• L’adéquation entre les contenus proposés et vos audiences
• Le relai de l'information par toutes les parties prenantes
• Les différentes stratégies de “cadeaux” et de codes promotions, aux stratégies de “FOMO” héritées du marketing digital
• La publicité digitale sur des audiences ciblées
• L’A/B testing, l’emailing et l’optimisation continue
• Le timing des événements virtuels
• Mettez du fun dans vos événements virtuels et phygitaux : SURPRENEZ vos participants
• Le design du site de l’événement
• Le networking : une des meilleures façons de rendre vos participants actifs
• Préparer l’après événement - le feedback et les prochaines étapes

L’adéquation entre les contenus proposés et vos audiences

De la même façon qu’un tout est une somme de ses parties, votre audience potentielle est la somme de différentes audiences plus petites (appelées segments). 

Ces segments s’intéressent naturellement à différents sujets (et même, plus spécifiquement, à différents points à l’intérieur de ces sujets). Lors de vos événements, qu’ils soient phygitaux ou totalement virtuels, n’oubliez jamais la corrélation entre votre contenu et votre audience. 

Pour cette raison, votre événement devrait être la somme de différents plus petits sujets. Plus un événement est défini, avec une structure et un plan, et plus vos participants seront rassurés et confiants à l’idée qu’ils en retireront des informations utiles.

Vous pouvez également (et c’est là tout l’avantage des webinars virtuels) faire participer des experts qui viennent du monde entier, pour organiser des visioconférences d’une qualité exceptionnelle et augmenter votre notoriété. 

D’ailleurs, si vous souhaitez réellement être sûr d’intéresser votre public, concevez un formulaire de sondage pour demander directement à vos participants les sujets et thèmes qu’ils aimeraient vous voir aborder.

Le relai de l’information par toutes les parties prenantes

Vos réseaux sociaux et ceux de vos intervenants et sponsors représentent beaucoup de visibilité potentielle - encore un intérêt à faire du sponsoring ! Si vous disposez d’un blog ou d’un intranet d’entreprise, n’hésitez pas à communiquer toutes les informations pertinentes (quel intérêt pour vos participants d’assister à votre événement virtuel/hybride ? - quand y assister, où s’inscrire, quels thèmes sont abordés, quels intervenants ?...)

Il faudra également profiter de la notoriété des parties prenantes externes à votre entreprise : plus vos sponsors ou vos intervenants sont connus, plus l’exposition potentielle de votre event sera forte et le co-branding sera efficace. 

Commencez par peaufiner la description de votre communication d’annonce d’événement sur les réseaux sociaux : visuel (demandez à votre graphiste ou aidez-vous de logiciels tels qu’Adobe Illustrator ou Canva, Figma…).

Écrivez ensuite une description qui devra être raccord avec le ton de votre entreprise, tout en donnant envie au lecteur d’en savoir plus. Nous vous recommandons d’écrire votre texte avec la structure AIDA, bien connue en marketing : 

• Le A pour Attention - capter l’attention de votre lecteur dans les premières lignes (souvent en parlant d’un problème récurrent qu’il peut souvent rencontrer) 
• Le I d’Intérêt - Montrez en quoi votre événement servira à résoudre son problème, et quel intérêt votre lecteur aurait à s’inscrire
• Le D de Désir - Écrivez avec une touche d’originalité, quelque chose d’émotionnel ou d’inhabituel sur votre sujet, afin de créer une différenciation dans votre communication
• Le A d’Action - Terminez par inciter votre lecteur à passer à l’action : souvent en donnant un lien vers votre site d’événement.

Ce cheminement logique, qui appuie sur les problèmes de vos participants tout en apportant une solution (votre événement) permet de convertir davantage de vos lecteurs en participants. 

Une fois votre post rédigé et publié, n’hésitez pas à solliciter vos sponsors et vos intervenants pour qu’ils relaient votre message. Ils seront généralement heureux de le faire sans aucune contrepartie, car cela leur fait également une bonne publicité à moindre coût.

Les différentes stratégies de “cadeaux” et le “FOMO”

Le marketing et la psychologie comportementale sont utiles dans de nombreux domaines, en particulier lorsqu’il s’agit de convaincre des gens à agir.  

Une de ces stratégies marketing est d’offrir des cadeaux sous la forme de jeux-concours, pour multiplier la diffusion de votre communication. Si vous avez un peu de budget, n’hésitez pas à offrir des cadeaux attrayants voire directement des bons de réductions sur vos produits et services.

Faites un tirage au sort lors de votre événement pour booster la participation et la rétention des participants lors de votre événement. 

Le FOMO, hérité de l’anglais “Fear Of Missing Out” ou “La peur de passer à côté” est le fait de créer une urgence - comme une date limite de validité sur un code promotionnel, une date limite des inscriptions à votre événement, etc. 

Cette technique peut stimuler vos prospects à passer à l’action et à réserver leurs places à votre événement (d’ailleurs, vous n’avez que jusqu’au 28 février pour vous abonner à notre newsletter…)

La publicité digitale sur des audiences ciblées

Si vous  avez un budget de communication autour d’un événement majeur, une façon d’y attirer de nouveaux prospects est tout simplement de sponsoriser des mots clés en rapport avec votre événement au cours d’une campagne publicitaire. 

• Google Ads propose par exemple de mettre en avant des publicités dans les moteurs de recherche, en fonction de votre budget. 

Cette technique vous amènera sans aucun doute de l’audience et va éventuellement générer des leads, mais il est de votre ressort de choisir les bons mots clés pour vous assurer de la qualité de l’audience qui verra vos annonces.

• Vous pouvez également exploiter des réseaux professionnels tels que LinkedIn, qui peuvent être plus pertinents si votre événement traite d’un sujet professionnel. 

Même sur LinkedIn, vous avez des moyens pour créer un post sponsorisé concernant votre événement : vous pouvez paramétrer ce post pour qu’il n’atteigne que certaines personnes à certains postes à responsabilités, dans certains secteurs. 

• Des possibilités existent également sur Facebook et Instagram (qui proposent une finesse dans les choix des audiences assez précise).

N’hésitez pas à explorer la piste sur laquelle votre audience est la plus connectée, mais ne vous dispersez pas pour autant, à vouloir “être partout”.

L’A/B testing, l’emailing et l’optimisation continue

L’A/B testing désigne une façon d’optimiser vos communications pour essayer deux approches (A et B) et ne garder que celle qui est la plus performante. 

Il y a plusieurs moyens de faire de l’A/B testing dans vos actions événementielles : préparer plusieurs groupes d’audiences et envoyer un email différent à chacun (l’objet peut-être différent, l’approche aussi, l’image d’illustration…). Il faudra ensuite observer les résultats, puis envoyer l’email avec les meilleures statistiques à l’ensemble de votre segment. 

Cette technique vous permet de tester vos communications sur des portions plus faibles d’audience, limitant ainsi le risque de “faire un flop”.

Au fil des différents événements que vous ferez, vous développerez naturellement une capacité à être de plus en plus efficace dans vos communications, ce qui aura un impact significatif sur votre taux de participation. 

Votre emailing d’annonce doit suivre un plan d’A/B testing, comme nous l’avons vu. Mais comment bien rédiger un email d’invitation pour maximiser votre taux de participation ?

Imaginez que chaque email que vous envoyez est un petit commercial qui promeut votre événement : quelle serait sa phrase d’accroche ? L’objet de votre email doit correspondre à cette accroche : elle doit donner envie de cliquer sur l’email. 

Testez l’objet de l’email sur vos collègues et sur certains petits segments de votre audience. Faites de même pour l’image d’illustration (si vous n’en avez pas, essayez d’en créer une - avec Canva par exemple, c’est toujours mieux).

Pour le corps de texte, il faut absolument qu’il contienne le but de l’événement, le problème que votre événement virtuel va résoudre pour vos participants, le programme, les intervenants, et un appel à l’action (un bouton d’inscription par exemple). Ajoutez parfois quelques touches de mystère, comme un invité surprise que vous ne révélerez que lors de l’événement, pour éveiller la curiosité chez votre lecteur.

Si vous avez peur de faire des erreurs dans votre email, vérifiez que votre email ne contient pas une de ces 14 erreurs de l’emailing qu’on a listé pour vous.

Rappelez-vous : plus votre email est travaillé, plus vos visiteurs s’inscrivent.

Le timing des événements virtuels

Quel jour et sur quelle plage horaire faire son événement virtuel ? 

Voilà un problème de taille que chaque organisateur d’événement connaît. 

Pour répondre à cette question qui peut totalement changer votre taux de participation, nous avons plusieurs recommandations : 

1. Faites un sondage auprès de vos audiences en leur demandant quelle plage horaire ils préféreraient, et donnez leurs deux ou trois possibilités.
   
2. Vous devriez également réfléchir aux disponibilités des populations à qui vous vous adressez : les entrepreneurs chevronnés n’ont pas les mêmes disponibilités que les jeunes parents par exemple. Réfléchissez donc “comme” votre audience et faites toujours les choses dans son intérêt.
   
3. Pensez au décalage horaire, et priorisez l’horaire de fin de journée de l’audience que vous voulez adresser en priorité.
   
4. Si possible, organisez vos événements en début ou en fin de semaine, pour éviter d’être dans une journée ou les dossiers s’accumulent pour vos clients, et où votre événement sera secondaire par rapport aux urgences à traiter.

Mettez du fun dans votre événement virtuel ou phygital : SURPRENEZ.

Nous ne le répéterons jamais assez : mettre du fun dans un événement virtuel ou hybride, c’est s’assurer que les participants seront plus attentifs et investis.

Voici quelques astuces, mais vous pouvez retrouver notre liste complète pour garder vos participants engagés dans vos événements :

1. Attirez des speakers qui sont hors du prisme habituel : N’hésitez jamais à inviter un intervenant qui n’a rien à voir avec le domaine de votre entreprise. Ils peuvent apporter leur propre vision du thème abordé dans votre événement virtuel. 
2. Organiser des jeux de rôle, même en virtuel : n’hésitez pas à utiliser des solutions d’interaction, des jeux et des quizz sur le contenu de votre événement. L’avantage est double : vos participants se sentent investis et ne veulent pas “être laissés sur la touche” pendant que tout le monde participe. Personne n’aime finir dernier !
   De votre côté, vous pourrez vérifier en direct l’attention de vos participants et leur compréhension de votre contenu, en plus de vous forger une meilleure réputation pour la qualité de vos évènements.
3. Invitez un comédien pour un sketch rapide (même en visio, les bons humoristes restent drôles et savent rire de tous les sujets) autour de votre thématique. Il y a même des humoristes anglo-saxons spécialistes de la dynamisation d’événements corporate.

Le design du site de l’événement

Votre site d’événement est la dernière étape du processus. Il vous servira à héberger votre événement, mais aussi à en parler. Le site est la véritable vitrine virtuelle de votre événement, le catalyseur d’informations. 

Il faut donc veiller particulièrement à lui appliquer un design bien pensé (souvent par une direction artistique, des graphistes…). Il faut aussi veiller à ce qu’il soit totalement compatible avec les différentes tailles d’écran : du smartphone aux grands écrans 15 pouces. 

Utilisez Digitevent vous permettra de vous assurer de tous ces aspects, mais dans tous les cas, faites tester votre site par des collègues pour vérifier que l’expérience est agréable et que les informations de fond sont utiles.

Votre site doit également contenir un menu avec des rubriques claires et utiles, tel que le programme, les speakers, le lien vers le formulaire d’inscription ou les infos pratiques. 

Si vous n’êtes pas très à l’aise techniquement, nous avons développé un outil de création de site intuitif pour vous permettre de créer facilement le site d’événement de vos rêves.

Le networking : une des meilleures façons de rendre vos participants actifs

Vos visiteurs s’inscrivent à votre événement pour l’une des deux raisons suivantes : 

1. Ils pensent qu’ils vont y gagner quelque chose, du contenu pertinent, une nouvelle approche, des outils qui vont leur permettre de résoudre leurs problèmes
   
2. Ils peuvent agrandir leur réseau et se faire de nouvelles relations professionnelles, qui peuvent leur apporter des opportunités d'affaires.

Ce deuxième point est tout à fait crucial pour votre événement. Si votre événement a pour vocation de répondre à ce deuxième enjeu, vous devriez prévoir une solution de matchmaking entre vos participants. 

Grâce à cela, vous leur permettez de ne plus être simples spectateurs de votre événement - mais d’y prendre un rôle actif à part entière ! 

Utile dans des dizaines de typologies d’événements différentes, ce module de prise de rendez-vous rend votre participant autonome et multiplie la valeur ajoutée de votre événement digital.

Préparer l’après-événement : le feedback et les prochaines dates

Avant même votre événement virtuel ou hybride/phygital, vous pouvez déjà songer à la façon dont vous allez récupérer du feedback et de la donnée. 

Vous pouvez prévoir un email quelques heures après l’événement, pour vous permettre de savoir ce que vos invités en ont pensé, ce qu’ils aimeraient voir lors des prochains événements… 

Il est également d’usage (si vous avez suffisamment de visibilité) de communiquer vos prochaines dates d’événements ou les prochaines actualités de votre entreprise. 

Nous espérons que ce guide vous permettra d’y voir plus clair dans les bonnes pratiques à appliquer dans vos prochains événements. 

Nous souhaitons sincèrement qu’il vous aidera à transformer davantage de visiteurs en participants lors de vos événements virtuels et hybrides.