Comment gérer l’arrivée de milliers de personnes dans un lieu atypique, vaste et soumis à des contraintes strictes ? C’est le défi qu’a dû relever le constructeur naval Chantiers de l’Atlantique pour accueillir sur deux jours un grand nombre de visiteurs à bord d’un navire encore à quai.
Découvrez comment la technologie et l’accompagnement de Digitevent ont permis de transformer ce challenge en réussite.
Un paquebot à visiter, une logistique à orchestrer
Chantiers de l’Atlantique a convié 20 000 salariés et partenaires à Saint-Nazaire pour une expérience hors du commun : visiter le navire MSC World America, un paquebot récemment construit par le constructeur naval.
Les participants étaient attendus pour découvrir, en avant-première, les 333 mètres du navire répartis sur 22 ponts.
Accueillir un flux massif de visiteurs sur deux jours, dans un environnement atypique et soumis à des contraintes de sécurité strictes, a été un véritable défi.
Pour réussir cet accueil, les équipes de Chantiers de l’Atlantique ont fait appel à Digitevent pour mettre en place un système d’inscription clair, un site informatif dédié à l’événement agréable à parcourir et un contrôle d’accès performant.
Une solution fluide de l’inscription jusqu’au contrôle d’accès
Pour épauler les équipes des Chantiers de l’Atlantique, Digitevent a proposé une solution clé en main pour un parcours participant fluide, de l’inscription des participants jusqu’au suivi des présences en temps réel.
Site événementiel dédié : un espace qui a centralisé toutes les informations pratiques, consignes de sécurité et accès au formulaire d’inscription.
Inscriptions adaptées aux groupes : un système personnalisable qui a permis aux invités principaux de déclarer facilement plusieurs accompagnants.
QR code et contrôle d’accès digitalisé : chaque participant a automatiquement reçu un email de confirmation contenant un QR code unique. Le jour de l’événement, cet identifiant numérique a été scanné à l’entrée à l’aide des scanners laser fournis par Digitevent, pour un accès rapide et sécurisé.
Tableau de bord pour le suivi des présences : une visualisation instantanée des entrées et sorties qui a contribué à une gestion précise des flux par les organisateurs.
Accompagnement logistique : Digitevent a assuré la livraison sur site des scanners à QR code, prêts à l’emploi. En amont, les équipes organisatrices ont bénéficié d’une formation rapide aux fonctionnalités clés de la plateforme (site web, gestion du check-in, accès au tableau de bord). Une astreinte technique dédiée était également disponible pour garantir le bon déroulement et intervenir en cas de besoin.
Questionnaire de satisfaction post-événement : un formulaire personnalisé a été envoyé aux participants pour recueillir leurs impressions sur l’accueil et la fluidité du parcours. Ces retours qualitatifs complètent les données chiffrées recueillies.
Résultat : un accueil sans friction le jour J
Le jour de l’événement, les participants ont bénéficié d’une expérience fluide, optimisée sans confusion ni engorgement. Les données recueillies par le tableau de bord et les questionnaires permettent d'optimiser l’organisation des événements similaires à venir.
“Pour accueillir autant de personnes dans les meilleures conditions, nous avions besoin d'une solution fiable et d'un partenaire capable de nous accompagner de bout en bout. Grâce à Digitevent, l'enregistrement et l’accueil de nos participants ont été parfaitement maîtrisés.” - Marion Guillerm, Chargée de communication chez Chantiers de l’Atlantique
Envie de fluidifier l’accueil de vos événements d’entreprise, même les plus ambitieux ?
Pour un événement à forte affluence, la réussite logistique passe par une organisation sans faille et des outils adaptés.
Avec Digitevent, vous centralisez les données, fluidifiez les accès et prenez le contrôle de chaque étape du parcours participant.
Envie de voir comment cela fonctionne concrètement ?
👉 Réservez une démo personnalisée et testez la solution adaptée à vos enjeux terrain.
FAQ – Faciliter l'accueil des participants avec Digitevent
1. Quels sont les avantages du check-in digital avec Digitevent ?
- Accueil fluide : Réduction significative des files d’attente grâce au scan rapide des QR codes.
- Sécurité renforcée : Contrôle d'accès fiable et traçabilité des présences en temps réel.
- Flexibilité : Gestion de différents types de participants (VIP, exposants, visiteurs) avec des accès personnalisés.
- Écologie : Moins de papier et de badges pré-imprimés. Cela contribue à une démarche écoresponsable.
2. Pourquoi choisir Digitevent pour optimiser l’accueil de vos participants ?
- Solution tout-en-un : De l'envoi des invitations à l'émargement sur site, gérez l'ensemble du parcours participant.
- Personnalisation avancée : Adaptez les outils à vos besoins spécifiques, qu'il s'agisse des invitations, des badges ou des communications.
- Accompagnement dédié : Bénéficiez d'un support technique et logistique avant, pendant et après l'événement.
- Conformité RGPD et certification ISO 27001 : Assurez la protection des données de vos participants grâce à une plateforme conforme aux normes européennes.
3. Digitevent propose-t-il un accompagnement lors de l’événement ?
Oui, Digitevent propose un accompagnement complet et personnalisé à chaque étape du projet :
- Conseil en amont : analyse des besoins, recommandations sur le parcours participant, et conseils pour maximiser l’efficacité des outils.
- Formation des équipes : prise en main de la plateforme et préparation des équipes à une utilisation autonome et fluide.
- Assistance sur site : présence possible d’un expert technique le jour J pour garantir un déroulement sans accroc.
