Un événement XXL pour une communauté engagée
Chaque année, Domino’s Pizza réunit ses équipes venues de toute la France lors de son événement interne incontournable : le BANQUET. Cet événement d’envergure est une véritable célébration des efforts et des réussites de chaque collaborateur, marquant un moment de partage, de reconnaissance et de motivation pour les années à venir.
Avec un afflux massif de participants et un programme rythmé, l’accueil des invités doit être fluide et efficace. Pour relever ce défi, Domino’s Pizza a choisi Digitevent, solution française dans la gestion événementielle, afin d’optimiser son processus de check-in.
Un accueil digitalisé pour une expérience sans accroc
Pour assurer une gestion rapide et efficace de l’accueil événementiel, l'application d'émargement de Digitevent a été mis en place, permettant un enregistrement instantané des participants grâce à la lecture de QR codes. Fini les longues files d’attente, chaque collaborateur pouvait accéder à l'événement en quelques secondes seulement, garantissant une expérience fluide et positive.
La location de scanners : un atout majeur
Afin de fluidifier encore davantage le flux d’arrivées, des scanners professionnels ont été loués pour permettre aux équipes d’accueil d’enregistrer les participants en toute simplicité. Ce service est essentiel pour une entreprise organisant un événement de grande ampleur, où rapidité et précision sont primordiales. Cette organisation a permis une meilleure gestion du temps et un déroulement optimal.
Les résultats : une gestion d’accueil optimisée
- Zéro file d’attente : grâce à l'émargement digital et aux scanners, chaque invité a pu accéder rapidement à l'événement.
- Une expérience fluide et sans stress pour les organisateurs comme pour les participants.
- Une image professionnelle et moderne de l’accueil événementiel de Domino’s Pizza.
“Grâce à Digitevent, nous avons pu assurer un accueil fluide et efficace pour tous nos collaborateurs. La solution du contrôle d’accès a totalement répondu à nos attentes et nous a permis de gagner un temps précieux lors notre événement “Le BANQUET” - Michaël Villenave, Head of events and internal communication chez Domino’s Pizza France
FAQ : Tout savoir sur l’accueil événementiel
Qu’est-ce que l’accueil événementiel et pourquoi est-il crucial ?
L’accueil événementiel regroupe l’ensemble des dispositifs et actions mis en place pour garantir une arrivée fluide et professionnelle des participants. Il comprend la signalétique, l’enregistrement, la remise de badges, l’orientation des invités et la gestion du vestiaire.
Un bon accueil joue un rôle clé dans la réussite d’un événement. Il conditionne la première impression et influence l’expérience globale des participants. Un accueil fluide réduit le stress, limite les files d’attente et met les invités dans les meilleures conditions pour profiter pleinement de l'événement. Il reflète également les valeurs et l’image de l’entreprise organisatrice.
Comment organiser l’accueil d’un événement ?
L’accueil d’un événement réussi repose sur plusieurs étapes clés :
- Planification anticipée : définir les points d’accueil, la logistique et les outils digitaux.
- Communication en amont : informer les participants sur le processus d’inscription et d’arrivée.
- Formation du personnel d’accueil et des hôtes/hôtesses événementielles : garantir un service chaleureux, rapide et efficace.
- Utilisation des technologies : opter pour des solutions digitales comme le check-in via QR codes et la gestion automatisée des accès.
- Expérience personnalisée : anticiper les besoins spécifiques des participants et organiser un accueil événement adapté.
Quels outils digitaux peuvent améliorer l’accueil événementiel ?
Les solutions digitales transforment l’accueil des événements en apportant rapidité et efficacité. Parmi les outils clés :
- Check-in digital : élimine les temps d’attente et simplifie l’enregistrement des participants.
- Badges imprimés sur place : facilite l’identification des visiteurs et collaborateurs.
- Applications d’orientation et de gestion de salles : aide à naviguer sur le lieu de l'événement et optimise la gestion des espaces.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de l’accueil d’un événement ?
- Manque de signalétique et d’orientation : désoriente les invités et crée des retards.
- Sous-effectif à l’accueil et mauvaise répartition des hôtes et hôtesses : génère de la frustration et une attente prolongée.
- Absence de digitalisation et de solutions automatisées : ralentit les enregistrements et la gestion des flux.
- Manque d’informations claires en amont : peut provoquer des arrivées tardives et un accueil désorganisé.
Quelles sont les tendances actuelles en accueil événementiel ?
- Automatisation des processus : check-in digital, reconnaissance faciale et badges connectés.
- Expérience personnalisée et impact positif : messages de bienvenue, espaces dédiés et prestations adaptées aux besoins des participants.
- Solutions écoresponsables : badges réutilisables, digitalisation des supports et optimisation des ressources.
Conclusion : l’impact durable d’un bon accueil événement
Un accueil événementiel bien organisé transforme l’expérience des participants et renforce l’image de marque des organisateurs. Comme Domino’s Pizza, optimiser son accueil événementiel avec des solutions digitales performantes permet d’assurer un événement fluide et mémorable, que ce soit pour un séminaire, une conférence ou un salon.
Vous souhaitez fluidifier l’accueil de votre prochain événement ? Contactez-nous dès maintenant pour une gestion efficace et professionnelle !
