Organiser un événement professionnel, c’est un vrai jeu d’équilibriste, même pour les plus aguerris ! Entre la gestion des invités, les supports de communication et la coordination des équipes, chaque étape demande méthode, rigueur… et souvent beaucoup d’énergie.
Pour garder le cap dans chacune de vos tâches, mieux vaut s’appuyer sur des bons outils d’organisation d’événement. Certains peuvent réellement vous faire gagner en efficacité et alléger la préparation de vos événements.
Pour y voir plus clair, nous vous proposons une liste de 5 outils qui vous aideront à piloter vos events de façon plus efficace, structurée…et sereine.
Notion : Pour gérer les plannings et vos tâches d’équipe
Encore une to-do sur un post-it et un fichier Excel en PJ ?
Organiser un événement, c’est souvent jongler entre plannings, briefs, listes de tâches… et une montagne de documents partagés.
Pas de panique : avec Notion, vous centralisez tout dans un seul espace de travail collaboratif. Grâce à des templates personnalisables, vous pouvez facilement créer un rétroplanning, suivre les deadlines des prestataires ou documenter chaque étape de votre projet.
Chaque membre de l’équipe a accès aux informations à jour, peut commenter, modifier ou cocher une tâche en temps réel. Plus de version 27_final_bis.pdf à gérer !
En bref, Notion est un allié précieux pour garder le cap, même quand les projets s’enchaînent.
💡 Astuce pratique : Utilisez la vue calendrier ou tableau pour visualiser rapidement votre avancement. Pensez aussi à créer un modèle que vous pouvez dupliquer pour vos prochains événements.
Figma : Pour créer des visuels pro et collaboratifs
Une modif de dernière minute sur le badge ? Le graphiste est offline…
Badges, signalétique, visuels pour les réseaux sociaux… en événementiel, les contenus graphiques sont nombreux et les délais souvent très serrés.
Figma est un outil de design collaboratif qui vous permet de concevoir, ajuster et décliner tous ces supports en ligne, sans passer par des allers-retours interminables.
Son interface intuitive facilite la création de maquettes alignées avec votre charte graphique. Et comme tout se passe en ligne, vous pouvez collaborer en temps réel avec un graphiste, un chef de projet ou même un client, directement sur le même fichier.
Cet outil est idéal pour adapter rapidement vos supports print et digitaux sans repartir de zéro à chaque déclinaison.
💡 Astuce pratique : Regroupez vos logos, couleurs et typographies dans une bibliothèque partagée sur Figma. Cela vous permet de conserver une charte graphique cohérente sur tous vos supports, même si plusieurs personnes collaborent sur le projet.
ChatGPT : Pour gagner du temps sur la rédaction de vos contenus événementiels
Pas d’inspi pour rédiger l’email de relance ou remplir une FAQ ?
Organiser un événement implique de rédiger de nombreux contenus : mails d’invitation, pages web, publications sur les réseaux sociaux, infos pratiques… Quand l’inspiration manque ou que les délais sont serrés, mieux vaut avoir un coup de pouce sous la main.
Gardez en tête que ChatGPT ne fait pas le travail à votre place, mais il peut vous aider à structurer vos idées, reformuler un message ou gagner du temps sur un premier jet.
Polyvalent et réactif, c’est un excellent allié pour générer plusieurs variantes d’un texte, clarifier un contenu trop technique ou simplement relancer la machine à idées.
C’est une alternative pratique si vous n’avez pas de rédacteur attitré ou que vous cherchez un appui ponctuel.
Par exemple, vous pouvez lui demander plusieurs idées d’objet d’email pour une invitation ou de résumer un programme dense en quelques phrases claires, avant de finaliser vous-même le message.
💡 Astuce pratique : Pour de meilleurs résultats, donnez-lui du contexte ! Précisez votre public cible, le ton souhaité, le format attendu… Vous gagnerez en pertinence et en efficacité.
NotebookLM : Pour structurer et retrouver facilement toutes vos infos événementielles
Pas le temps de fouiller dans 10 fichiers pour retrouver un brief ou une info client ?
Avec les projets qui s’enchaînent, il devient vite difficile de garder une vue d’ensemble sur tous les documents, échanges et contenus liés à un événement.
Pour y remédier, NotebookLM, l’assistant IA développé par Google, vous aide à regrouper, synthétiser et analyser facilement toutes vos informations clés : briefs, documents techniques, comptes rendus, e-mails, etc. Résultat : vous gagnez un temps précieux… et évitez les oublis critiques.
À titre d’exemple, l’outil peut vous aider à retrouver les besoins techniques d’un appel d’offres, à synthétiser un rétroplanning pour une réunion, à repérer les points de vigilance logistique dans un compte rendu ou encore à résumer les retours clients pour nourrir votre bilan post-événement.
Et bonne nouvelle : NotebookLM fait partie de la suite Google. Il est donc gratuit et accessible à tous les utilisateurs d’un compte Gmail.
💡 Astuce pratique : Importez vos documents (PDF, Docs, Slides…) dans un projet NotebookLM et posez vos questions comme à un collègue. Par exemple : "Quels sont les besoins logistiques évoqués dans le dernier brief client ?".
Digitevent : pour centraliser toute l’organisation de votre événement
Trop d’outils, pas assez de temps ?
Quand les fichiers Excel circulent entre plusieurs personnes et que les outils se multiplient, organiser un événement peut vite devenir un casse-tête.
Digitevent vous permet de gérer tous les aspects de votre organisation depuis une seule plateforme intuitive, pensée spécialement pour les événements professionnels.
Du site dédié au questionnaire de satisfaction, en passant par les invitations, les formulaires, les relances et le check-in par QR code : tout est réuni au même endroit. Cette centralisation permet de réduire les erreurs, de fluidifier la logistique et de faire gagner un temps précieux à vos équipes.
Digitevent s’adapte aussi bien aux besoins des entreprises, des agences événementielles que des organisateurs de salons ou congrès.
Et pour les projets plus complexes, pas de panique, un accompagnement dédié est prévu à toutes les étapes de votre événement.
💡 Astuce pratique : Utilisez les rapports en temps réel pour suivre les inscriptions, les taux de réponses ou les entrées sur site. Parfait pour ajuster vos actions à la volée… et prouver le ROI de vos événements.
En tant que chef de projet événementiel, vous le savez, bien s’équiper, c’est déjà mieux s’organiser. C’est pourquoi nous avons sélectionné 5 outils complémentaires pour vous aider à gérer chaque étape de la planification de vos events.
Vous avez d’autres outils indispensables en tête ? N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter ! joy.grand@digitevent.com